Șabloane de poziții de factură

Unele contraparte se așteaptă ca pozițiile facturilor lor să fie formulate într-un anumit fel — o propoziție din contract, o adresă de infrastructură, un număr de referință specificat în contract. O contraparte poate păstra o bibliotecă cu aceste formulări, astfel încât scrii propoziția o singură dată și o alegi când scrii o poziție de factură, în loc să o retastezi în fiecare perioadă de facturare.

Un șablon furnizează doar formularea. Nu atinge niciodată o sumă și nu creează niciodată o poziție.

Salvarea formulărilor la o contraparte

Deschide contrapartea și mergi la Șabloane de linii de factură. Fiecare șablon are două câmpuri:

Nume — numele după care îl alegi în editorul de facturi. Nu este tipărit pe factură, așa că denumește-l pentru cel care trebuie să aleagă între ele: Acces la sit — lunar, Contract-cadru — primul chiriaș.
Text — propoziția care ajunge pe poziția de factură.

Dă fiecărui șablon un nume distinct. Numele este singurul lucru pe care îl vezi la alegere, deci două șabloane cu aceeași etichetă te lasă cu o alegere pe care nu o poți face.

O contraparte nu poate avea două șabloane cu același nume, iar numele sunt comparate aproximativ, nu caracter cu caracter: majusculele sunt ignorate, iar majoritatea literelor cu diacritice contează ca aceeași literă ca forma lor simplă — deci Site access și Sité Access sunt aici același nume. Câteva litere care arată ca forme cu diacritice sunt tratate ca litere de sine stătătoare, ł lângă l printre ele, deci acestea pot coexista. Dacă numele este deja folosit, câmpul Nume o spune, iar șablonul nu este salvat; schimbă numele și salvează din nou.

Oricine poate edita contrapartea își poate întreține șabloanele. Acestea se află lângă celelalte valori implicite ale contrapărții, cum ar fi proiectul implicit și etichetele.

Completarea perioadei de facturare

Formulările care se repetă în fiecare perioadă trebuie de obicei să numească perioada pe care o acoperă. Doi substituenți sunt completați pentru tine când șablonul este aplicat:

Substituent	Devine
`{period}`	Luna de facturare — de exemplu `07/2026`.
`{quarter}`	Trimestrul — de exemplu `Q3 2026`.

Deci un șablon scris ca Infrastructure access fee, 18 Mill Street, for period {period} ajunge pe poziția de factură ca Infrastructure access fee, 18 Mill Street, for period 07/2026.

Folosește {quarter} pentru contrapărțile facturate trimestrial și {period} pentru restul. Nimic nu este dedus din contraparte — șablonul pe care îl alegi este cel care spune ce vrei să spui.

Orice altceva între acolade nu este un substituent și este tipărit exact așa cum l-ai tastat. Editorul semnalează acest lucru când vede unul, în caz că a fost o greșeală de tastare, dar te lasă totuși să salvezi: textul care se tipărește vizibil este mai ușor de observat și de corectat decât un gol în poziție.

Formatul lunii — 07/2026, 07.2026 sau 2026-07 — se setează o singură dată pentru întreaga organizație în Setările organizației. Este separat în mod deliberat de formatul datei, deoarece o perioadă de facturare acoperă o lună și nu are zi. Trimestrele apar ca Q3 2026 indiferent de această alegere.

Aplicarea unui șablon pe o poziție de factură

În timp ce editezi o poziție de factură, alege Folosește un șablon. Lista arată fiecare șablon al contrapărții redat pentru perioada de facturare a facturii, deci citești propoziția așa cum se va tipări — inclusiv luna — și nu textul brut cu un substituent în el.

Alegerea unuia scrie textul lui în descrierea poziției. Acesta este întregul efect:

Nicio sumă nu se schimbă. Cantitatea, prețul net, TVA-ul, reducerea și totalul facturii sunt exact așa cum le-ai lăsat.
Nu se creează nicio poziție. Dacă o contraparte este facturată pe trei poziții, adaugi trei poziții și alegi un șablon pentru fiecare. Nimic nu le generează în locul tău.
Textul devine al poziției. Este copiat, nu legat, deci îl poți edita ulterior ca orice altă descriere.

Folosește un șablon apare doar când clientul facturii este asociat unei contraparte care are șabloane salvate. Dacă opțiunea lipsește, fie clientul nu are o înregistrare de contraparte, fie biblioteca acelei contraparte este goală.

Alegerea unui șablon înlocuiește ce spunea deja descrierea poziției, așa că alege mai întâi și ajustează apoi, nu invers.

Editarea ulterioară a unui șablon

Deoarece formularea este copiată pe poziție când o alegi, modificarea ulterioară a unui șablon afectează doar pozițiile scrise de atunci înainte. Facturile deja redactate, aprobate sau trimise păstrează textul cu care au fost emise, iar nimic nu le rescrie.

Dacă o poziție este greșită, corectează acea poziție — fie alegând un alt șablon, fie editându-i direct descrierea.

Exemple de utilizare

Salvează propoziția exactă din contract pe care un proprietar o cere pe fiecare factură lunară de infrastructură și aplic-o dintr-un singur clic în fiecare lună.
Păstrează un șablon per client final în cadrul unui singur contract-cadru și alege unul diferit pentru fiecare poziție a aceleiași facturi.
Formulează pozițiile unei contraparte trimestriale cu {quarter}, astfel încât perioada să apară ca Q3 2026 fără ca cineva să o tasteze.
Schimbă formatul perioadei organizației în 2026-07, astfel încât fiecare poziție construită dintr-un șablon să corespundă notației așteptate de un sistem de contabilitate.
Corectează o referință de contract pe șablonul unei contraparte, știind că facturile deja trimise acelei contraparte rămân neatinse.