Trimiterea facturilor

Există 2 posibilități de a declanșa generarea e-mailului pentru o factură:

1. După salvarea unei facturi noi:
   • Fă clic pe „Generează PDF și trimite clientului”.
2. În lista de facturi:
   • Fă clic pe butonul „Mai multe opțiuni” și selectează „Trimite prin e-mail”.

După una dintre aceste acțiuni, ești redirecționat la pagina de setări e-mail.

Pagina Setări e-mail

Această pagină are trei secțiuni:

• Date client: include e-mailul și numele clientului. Aceste câmpuri vor fi completate în prealabil dacă există un contact de facturare pentru clientul selectat la crearea facturii. Sunt personalizabile, deci le poți ajusta în cazul în care contactul de facturare al clientului s-a schimbat.
• Setări CC: include e-mailul și numele destinatarului. Pentru ca aceste câmpuri să fie completate în prealabil, trebuie să le gestionezi la nivelul întregii organizații prin tile-ul Setările organizației din meniul contextual al utilizatorului. Dacă nu sunt configurate la nivelul întregii organizații, pot fi introduse manual sau chiar șterse făcând clic pe butonul „Coș”. Poți adăuga câți destinatari ai nevoie făcând clic pe butonul „Adaugă destinatar” aflat în colțul din dreapta sus al secțiunii Setări CC.
• Mesaj: un mesaj va fi generat folosind informațiile furnizate anterior. Acest mesaj este generat automat și include detalii esențiale, cum ar fi numărul facturii, informațiile de plată și suma de plată. Factura va fi atașată e-mailului.

Notă: În mesajul generat al facturii, poți observa că între secțiunile de text există întreruperi de rând: „br”. Întreruperile de rând ajută la organizarea conținutului, astfel încât fiecare informație, cum ar fi detaliile de plată și informațiile despre factură, apare pe propriul rând, pentru mai multă claritate.

Poți reveni și edita factura făcând clic pe butonul „Ediție factură” aflat în colțul din dreapta sus al paginii. După ce toate detaliile sunt completate, fă clic pe butonul „Trimite factura” pentru a finaliza și a expedia factura clientului. După trimitere, starea facturii se actualizează la „Trimisă”. Clientul va primi un e-mail cu factura atașată.

Înregistrarea unei livrări făcute în afara Flowtly

Dacă ai livrat o factură în alt mod, de exemplu din propria cutie poștală, prin poștă sau în persoană, poți înregistra că a fost trimisă. Flowtly nu trimite nimic clientului. Înregistrează doar o livrare care a avut deja loc, astfel încât factura este urmărită pentru plată ca orice altă factură trimisă.

1. Deschide Mai multe opțiuni pe factura din listă sau meniul ⋮ din previzualizarea facturii.
2. Selectează Marchează ca trimisă.
3. Introdu data livrării. Implicit este astăzi și nu poate fi în viitor. Adaugă o notă dacă vrei, de exemplu „trimisă prin e-mail din cutia poștală a biroului”.
4. Fă clic pe Înregistrează livrarea. Starea facturii se schimbă în „Trimisă”.

Marchează ca trimisă este oferită doar pentru o factură emisă care nu a fost încă trimisă. Nu este oferită pentru o ciornă sau pentru o factură deja trimisă. Ai nevoie de rolul de manager de facturi pentru a o folosi.

Notă: O factură poate fi înregistrată ca trimisă o singură dată, așa că verifică data înainte de a confirma.

Anularea unei livrări înregistrate

Dacă ai înregistrat o livrare din greșeală, deschide previzualizarea facturii, deschide meniul ⋮ și selectează Anulează marcarea ca trimisă. Poți adăuga un motiv, apoi fă clic pe Retrage înregistrarea.

• Factura revine la așteptarea livrării, deci memento-urile de plată se opresc.
• Înregistrarea marcării rămâne în istoricul facturii, iar factura rămâne în exporturile contabile.
• Anulează marcarea ca trimisă este oferită doar în previzualizarea facturii, nu în listă. Este oferită doar cât timp factura este trimisă din cauza marcării tale. Dacă factura a fost editată sau chiar trimisă din Flowtly după aceea, anularea nu mai este disponibilă.
• După o anulare, factura nu mai poate fi înregistrată manual ca trimisă.

Exemple de utilizare

• Trimiterea unei facturi nou create: Expediază imediat o factură unui client după ce ai terminat crearea ei.
• Retrimiterea unei facturi existente: Trimite un memento sau o factură actualizată unui client din lista de facturi.
• Trimiterea către mai mulți destinatari: Include părți interesate suplimentare, cum ar fi manageri de proiect sau departamente financiare, folosind setările CC.
• Personalizarea conținutului e-mailului: Ajustează mesajul implicit înainte de trimitere pentru a adăuga note personalizate pentru client.
• Înregistrarea unei facturi predate în persoană: Marcheaz-o ca trimisă, astfel încât să fie urmărită pentru plată, fără a-i trimite clientului o a doua copie prin e-mail.