Fluxul de aprobare a facturilor

Flowtly îți permite să trimiți facturile primite de la furnizori printr-un pas de aprobare înainte de plată. Când aprobarea este activată, facturile așteaptă într-o listă de aprobări în curs până când o persoană autorizată le aprobă sau le respinge. Poți și să sari peste aprobare și să mergi direct la fila Neplătite, ca să selectezi facturi și să exporți un fișier de transfer bancar SEPA pentru banca ta.

Activarea fluxului de aprobare

Mergi la Setări → Finanțe și afaceri → Aprobatori de facturi.
Activează Flux de aprobare a facturilor.
Configurează cine poate aproba facturi. Dacă nu a fost configurat încă niciun aprobator, pagina de aprobări în curs te va invita să adaugi unul. Aprobatorii se atribuie direct pe acea pagină, printr-o fereastră de dialog; ei primesc rolul de administrator de facturi.

Notă: Fila Neplătite este întotdeauna vizibilă, indiferent dacă fluxul de aprobare este activat sau nu.

Cine poate aproba

Pentru a aproba sau a respinge o factură este nevoie de o permisiune pentru facturi - Vizualizator facturi sau Administrator facturi. Contează dacă permisiunea a fost acordată persoanei direct sau printr-un grup de permisiuni din care face parte.

Flowtly alege aprobatorii unei facturi în această ordine și se oprește la primul pas care duce la cineva:

Responsabilul unei etichete de pe factură. Dacă factura are etichete - de exemplu o categorie de cost - și oricare dintre ele are un responsabil, factura merge la acel responsabil. Vezi Rutare după categoria de cost mai jos.
Responsabilul costului asociat. Dacă factura este atașată unui cost care are un responsabil, iar acea persoană deține o permisiune pentru facturi, factura merge la ea.
Toți cei care dețin o permisiune pentru facturi. Se folosește când niciunul dintre pașii de mai sus nu a produs pe nimeni.

Așadar, un responsabil de cost fără permisiune pentru facturi nu este rugat să aprobe și nu este notificat. Factura nu rămâne blocată: merge în schimb la persoanele care dețin o permisiune pentru facturi. Același lucru este valabil pentru responsabilul unei etichete - un responsabil fără permisiune pentru facturi este omis și se aplică pasul următor.

Notă: O permisiune pentru facturi este tot ce are nevoie un aprobator. Persoana de la care așteaptă o factură poate deschide factura din lista de aprobări, poate vedea fișierul și documentele atașate, o poate aproba sau respinge, o poate atribui unui proiect și poate alege contractul acesteia, fără o permisiune pentru contracte, documente sau altă permisiune financiară. În selectorul de contracte vede doar numele fiecărui contract, nu și sumele sau condițiile. O persoană fără permisiune pentru facturi nu este niciodată rugată să aprobe și nu poate decide asupra unei facturi, chiar dacă este numită aprobator.

Rutare după categoria de cost

Echipele care încadrează fiecare factură de furnizor într-o categorie - construcții, design, juridic - vor de obicei ca prima aprobare să meargă la cel care răspunde de acea categorie, nu la cel care răspunde de furnizor.

Pentru a configura acest lucru, dă fiecărei etichete un responsabil:

Creează un grup de etichete pentru categoriile tale, cu o etichetă pentru fiecare categorie.
Dă fiecărei etichete un responsabil - persoana care ar trebui să aprobe facturile din acea categorie.
Etichetează fiecare factură primită cu categoria ei, ca parte a încadrării ei.

De acum încolo, o factură etichetată Juridic merge la responsabilul etichetei Juridic, iar una etichetată Construcții merge la responsabilul etichetei Construcții.

Trei detalii bune de știut:

O etichetă fără responsabil nu schimbă nimic. Aprobarea trece la responsabilul costului și apoi la toți cei care dețin o permisiune pentru facturi, exact ca înainte. Rutarea pe categorii se aplică doar etichetelor cărora le dai intenționat un responsabil, deci configurările existente nu sunt afectate.
O factură cu două etichete având responsabili merge la ambii responsabili. Oricare dintre ei o poate aproba. Flowtly nu alege unul în locul tău, pentru că ambii au fost aleși deliberat.
O etichetă al cărei responsabil nu poate aproba îți spune acest lucru. Dacă responsabilul nu are o permisiune pentru facturi sau nu și-a acceptat încă invitația, setările etichetei arată un avertisment care îl numește. Facturile lui merg la toți cei care dețin o permisiune pentru facturi până când situația este rezolvată.

Filele de aprobare

După ce fluxul este activat, ecranul facturilor de la furnizori afișează cinci file:

Filă	Ce conține
În așteptare	Toate facturile care așteaptă o decizie, indiferent de la cine o așteaptă. De aici, aprobatorii pot aproba sau respinge.
Așteaptă acțiunea mea	Partea din În așteptare care așteaptă decizia ta personală.
Aprobate	Facturile care au fost aprobate și sunt gata de plată.
Respinse	Facturile care au fost respinse. Poți consulta motivul și le poți retrimite dacă este nevoie.
Neplătite	Toate facturile care nu au fost încă plătite, indiferent de starea aprobării. Vizibilă chiar și când aprobarea este dezactivată.

Așteaptă acțiunea mea

În așteptare arată tot ce are organizația în curs de verificare, ceea ce, pentru oricine nu face parte dintr-o echipă foarte mică, înseamnă în mare parte munca altora. Așteaptă acțiunea mea restrânge lista la facturile în care tu ești persoana care trebuie să decidă. Este aceeași listă, cu aceleași acțiuni, filtrată pentru tine - nimic nu este aprobat sau respins diferit acolo.

O factură apare în această filă doar cât timp așteaptă încă o decizie. După ce o aprobi sau o respingi, dispare de aici și trece la Aprobate sau Respinse, ca orice altă factură.

Când nu ai nimic de decis, fila spune acest lucru - Momentan nu așteaptă nimic acțiunea ta. Este o afirmație mai restrânsă decât cea pe care o face În așteptare când este goală: organizația poate avea o coadă plină, fără ca ceva din ea să fie al tău.

La cine se află o factură

Înainte de a trimite o factură care are o etichetă cu responsabil, secțiunea ei de aprobare spune cui va ajunge, deasupra Trimite spre aprobare:

Va fi trimisă către: enumeră responsabilii etichetelor de pe factură care o pot aproba.
Un avertisment numește fiecare responsabil care nu o poate aproba: unul care nu și-a acceptat încă invitația sau unul fără rolul de aprobator de facturi.
Când niciunul dintre responsabili nu poate aproba, o propoziție spune că factura va merge la responsabilul de cost al furnizorului, dacă acesta poate aproba, iar în caz contrar la toți cei cu rolul de aprobator de facturi.
Dacă rolul tău nu îți permite să vezi persoane, secțiunea spune că destinatarii nu pot fi afișați, în loc să nu arate nimic.

Când trimiți o factură spre aprobare, confirmarea numește persoanele la care a ajuns. Dacă a ajuns la toți cei care dețin o permisiune pentru facturi, și nu la un responsabil de etichetă sau de cost, vezi acest lucru imediat.

Cât timp factura este în verificare, secțiunea ei de aprobare arată Așteaptă: și persoanele care mai trebuie să decidă. Când este suficientă o singură semnătură și cineva semnează, ceilalți nu mai sunt rugați: dispar din coloana Aprobatori, iar factura apare doar ca aprobată, niciodată ca aprobată și încă în așteptarea cuiva.

Aprobarea sau respingerea unei facturi

Mergi la Facturi în meniul principal și deschide fila Așteaptă acțiunea mea - sau În așteptare, dacă vrei coada întregii organizații.
Fă clic pe o factură pentru a deschide vizualizarea ei detaliată sau folosește direct butoanele de acțiune din listă.
- Numele facturii din vizualizarea detaliată - și de pe fiecare card, pe telefon - trimite la factura din pagina Facturi primite, filtrată pe acel furnizor, ca să poți verifica pozițiile și încadrarea înainte de a decide. Linkul apare doar dacă poți deschide acea pagină; altfel numele este afișat ca text simplu.
Alege Aprobă sau Respinge.
- Dacă respingi o factură, poți adăuga o notă care explică motivul.
Factura trece imediat în fila Aprobate sau Respinse.

Notă: O decizie are nevoie de ambele condiții: persoana trebuie să fie atribuită ca aprobator pe pagina de aprobări în curs și trebuie să dețină o permisiune pentru facturi.

Fila Neplătite

Fila Neplătite adună fiecare factură care mai trebuie plătită - cele aprobate, precum și cele care au ocolit fluxul. Folosește-o drept coadă de plată.

Funcții principale:

Selecție multiplă - bifează casetele de lângă facturile pe care vrei să le plătești.
Export în masă - după ce ai selectat una sau mai multe facturi, butonul Exportă fișier SEPA devine activ.

Exportul unui fișier de transfer bancar SEPA

În loc să introduci manual fiecare transfer în portalul băncii, Flowtly poate genera un fișier XML standard pain.001 (pain.001.001.03) pe care îl încarci direct la bancă.

Deschide fila Neplătite.
Selectează facturile pe care vrei să le plătești folosind casetele de selectare.
Fă clic pe Exportă fișier SEPA (sau pe o etichetă similară din bara de instrumente).
Flowtly generează un fișier pain.001 și îl descarcă pe computerul tău.
Autentifică-te în portalul online al băncii și încarcă fișierul folosind funcția de plăți în masă sau de import al transferurilor de credit SEPA.

Notă: Asigură-te că fiecare factură de la furnizor are un IBAN și un BIC valide, setate pe contul bancar al contrapărții în Flowtly. Facturile cu detalii bancare lipsă nu pot fi incluse în exportul pain.001.

Alegerea formatului de fișier pentru banca ta

Nu toate băncile importă același fișier. Flowtly recunoaște banca după BIC-ul (codul SWIFT) contului selectat la Plătește din și oferă formatele pe care banca le importă. Sub fiecare buton Exportă PLN sau Exportă EUR, o explicație numește șablonul de import pe care trebuie să-l alegi în portalul băncii; pictograma de informații de lângă butoane, Ce format de import bancar?, listează aceleași șabloane. Când banca importă mai multe formate, alege-l la Format fișier în meniul care se deschide din săgeata de lângă butonul de export.

Banca din care plătești	Format de fișier	Șablon de import în portalul băncii
BNP Paribas	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT pentru EUR, Przelew krajowy XML V2 pentru PLN
ING Bank Śląski	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT pentru EUR, Przelew krajowy XML pentru PLN
ING Bank Śląski	Multicash PLI (ING)	Multicash PLI (Elixir 0)
Bank Spółdzielczy w Kościanie (SGB24)	XML przelewy zwykłe (SGB24)	Przelewy zwykłe, format XML
Orice altă bancă	SEPA / pain.001 XML	Nu este numit niciun șablon

SGB24 acceptă în acest format doar PLN. Un przelew zwykły nu conține moneda, așa că fișierul SGB24 este oferit doar pentru plățile în PLN. O plată în EUR din acel cont este exportată ca pain.001, pe care importul SEPA al SGB24 nu îl acceptă, așa că plătește facturile în EUR din acel cont direct în SGB24.
Orice altă bancă. Pentru EUR, importă fișierul pain.001 cu șablonul de transfer de credit SEPA al băncii tale. Pentru PLN, folosește-l doar dacă importul intern al băncii tale citește pain.001: unele bănci folosesc un format propriu și îl resping. O altă bancă cooperatistă din SGB24 este tratată ca orice altă bancă.
Nicio explicație sub buton înseamnă că Flowtly nu cunoaște șablonul de import al băncii, de obicei pentru că contul de la Plătește din nu are BIC. Adaugă BIC-ul la contul bancar pentru a obține formatele specifice băncii.

Exemple de utilizare

Un manager financiar verifică în fiecare dimineață toate facturile noi de la furnizori în fila În așteptare, le aprobă pe cele valide și respinge duplicatele cu o notă.
Un lider de proiect care aprobă doar facturile pentru propriile costuri deschide în schimb Așteaptă acțiunea mea și rezolvă o listă scurtă, în loc să parcurgă coada întregii organizații.
La sfârșitul săptămânii, un contabil deschide fila Neplătite, selectează toate facturile aprobate, exportă un fișier pain.001 și îl încarcă la banca companiei - plătind zeci de furnizori dintr-o singură mișcare.
O echipă mică, cu aprobarea dezactivată, folosește fila Neplătite strict ca pe o coadă de plată, exportând fișiere SEPA fără niciun pas de aprobare.

Pagini conexe

Aprobatori de facturi
Permisiuni