Registar uma fatura como enviada

Equipa Editorial Flowtly4 min

Não todas as faturas saem através do Flowtly. Pode enviar uma a partir da sua própria caixa de correio, enviá-la pelo correio ou entregá-la numa reunião. "Marcar como enviada" regista essa entrega, para que a fatura seja tratada como qualquer outra fatura enviada em vez de ficar à espera de um envio que já aconteceu.

Registar uma entrega não envia nada. Não é gerado nenhum PDF, nenhum e-mail sai do Flowtly e nada é submetido ao KSeF nem a qualquer outro canal de faturação eletrónica. Apenas regista uma entrega que aconteceu noutro lugar.

Antes de começar

  • Precisa da função de gestor de faturas. A mesma função pode anular o registo.
  • A fatura tem de estar emitida e a aguardar pagamento. Um rascunho não pode ser registado como enviado — emita-o primeiro.
  • Uma fatura que o Flowtly já enviou, ou que já foi registada como enviada uma vez, não pode ser registada novamente.

Registar a entrega

  1. Na lista de faturas, clique no botão "Mais Opções" na linha da fatura, ou abra a sua pré-visualização.
  2. Escolha "Marcar como enviada".
  3. Opcionalmente defina "Entregue a". O valor predefinido é hoje e não pode estar no futuro.
  4. Opcionalmente adicione uma "Nota (opcional)" sobre a forma como saiu, por exemplo enviada por e-mail a partir da caixa do escritório. Até 500 caracteres.
  5. Clique em "Registar a entrega".

O estado da fatura passa a Enviada, exatamente como se o Flowtly a tivesse enviado por e-mail.

Ambas as datas são conservadas: o dia em que indica que foi entregue e o dia em que o registou. "Foi enviada no dia 29" e "foi registada no dia 2" são factos diferentes, e o histórico da fatura mostra os dois, juntamente com quem registou.

O que muda depois de registada

  • A fatura passa a ser cobrada: entra nas listas de vencidas e nos lembretes de pagamento — e é essa a razão para registar a entrega.
  • Aparece como Enviada na lista de faturas.
  • Passa a contar como emitida para as exportações de contabilidade e aparece nelas.
  • O histórico mostra que a entrega foi registada à mão e não enviada por e-mail pelo Flowtly.

Anular uma entrega registada

Se a registou por erro:

  1. Abra a pré-visualização da fatura — a anulação é oferecida aí, não na linha da lista.
  2. Escolha "Anular marcação como enviada".
  3. Opcionalmente indique um "Motivo (opcional)".
  4. Clique em "Anular o registo".

A fatura volta a aguardar entrega e deixa de ser cobrada: sai das listas de vencidas e não são enviados mais lembretes.

A fatura permanece nas exportações de contabilidade

Isto é intencional e é a parte que vale a pena compreender antes de registar qualquer coisa.

É o registo da entrega que faz a fatura contar como emitida, e a anulação não reverte isso. A fatura permanece nas exportações de contabilidade, com o registo original ainda visível no seu histórico.

A razão é que uma exportação que a contabilidade já viu não deve perder um documento em silêncio. O Flowtly mantém a correção visível em vez de apagar o facto. É também por isso que um rascunho não pode ser registado como enviado: é o único caso em que permanecer nas exportações estaria errado, porque a fatura nunca foi emitida — a ação é por isso recusada desde logo, em vez de lhe deixar um registo que não poderia anular.

O que a anulação não pode fazer

  • Funciona uma vez. Depois de uma anulação, a fatura não pode ser registada como enviada à mão outra vez. O Flowtly continua a poder enviá-la normalmente.
  • Só reverte um registo feito à mão. Uma fatura que o Flowtly realmente enviou por e-mail não pode voltar a aguardar entrega — o cliente já tem o PDF e parar os seus lembretes seria errado.
  • Desaparece assim que a fatura é editada. Se alterar a fatura depois de registar a entrega, a anulação deixa de ser oferecida: a fatura passa a ter o sinal "alterada depois de o cliente a ver", e a anulação apagá-lo-ia.

Exemplos de utilização

  • Uma fatura enviada da sua própria caixa de correio: registe-a para que seja cobrada, sem enviar ao cliente uma segunda cópia.
  • Uma fatura entregue numa reunião: registe-a com a data em que mudou de mãos.
  • Uma fatura enviada por correio: registe a data de envio e anote o meio.
  • Uma linha errada: anule o registo no mesmo dia, antes de os lembretes começarem, e a fatura volta a aguardar entrega.

Mapa de ligações

Refere-se aConsomeDerivado deParte dePrevisto vs real
Documentado aquiDocumentado noutro local
invoice faturado a counterparty. invoice tributado por tax-group. cost imputa a budget. cost devido a counterparty. bank-transaction reconciliado com invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract planeia payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract acordado com counterparty. contract anexado a budget. contract encomenda purchase-order-line. purchase-order-line atribui preço a position. purchase-order-line estimado face a time-entry. budget raises budget-alert. budget abrange project. counterparty por predefinição para budget. counterparty por predefinição para project. invoice faturado a partir de project. set-off-declaration liquida invoice. set-off-declaration declarada com counterparty. project ligado a budget. tenant-turnover declarado por counterparty. tenant-turnover área obtida de contract. utilities-statement calculated for contract. lead torna-se counterparty. deal vendido a counterparty.faturado atributado porimputa adevido areconciliado comimportsplaneiainvoiced asacordado comanexado aencomendaatribui preço aestimado face araisesabrangepor predefinição parapor predefinição parafaturado a partir deliquidadeclarada comligado adeclarado porárea obtida decalculated fortorna-sevendido aFFatura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FaturaCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteGGrupo de impostos — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupo de impostosCCusto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CustoOOrçamento — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.OrçamentoMMovimento bancário — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancárioBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionCContrato — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratoPPrestação do plano de pagamentos — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Prestação do plano de…LLinha da encomenda — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.Linha da encomendaPPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionRRegisto de horas — What actually happened — work time logged against a project.Registo de horasBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProjeto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetoDDeclaração de compensação — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.Declaração de compens…FFaturação de inquilinos — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.Faturação de inquilin…UUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementPPotencial cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potencial clienteNNegócio — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Negócio

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