Transferir os XML de faturas eletrónicas de um mês

O software de contabilidade que importa faturas eletrónicas costuma querer o ficheiro XML estruturado de cada fatura em vez do PDF. "Download e-Factura XML (month)", na lista de faturas, reúne o XML de todas as faturas emitidas num mês, opcionalmente limitadas a uma série de faturas, e guarda-os num único arquivo ZIP.

Abrange as faturas enviadas através da faturação eletrónica, quer submetidas à ANAF (RO e-Factura) quer à KSeF. Cada ficheiro é o XML guardado para a submissão de faturação eletrónica dessa fatura.

Antes de começar

• Precisa de uma função que abra a lista de faturas: visualizador de faturas ou gestor de faturas. Um visualizador vê este botão, embora as restantes ações da lista estejam reservadas aos gestores.
• O botão aparece quando "Enable E-Invoicing" está ativado nas definições de faturação da organização, ou quando a própria empresa da organização submete as suas faturas à ANAF, ou seja, uma empresa romena cujo fornecedor em "Romanian e-invoicing" é a ANAF. Caso contrário, não é apresentado.
• Os ficheiros XML das faturas enviadas para a KSeF só podem ser obtidos enquanto a organização estiver ligada à KSeF. Se o mês incluir essas faturas e a faturação eletrónica estiver desativada ou sem ligação, a transferência é recusada com uma mensagem que indica o que falta. As faturas submetidas à ANAF não precisam da ligação à KSeF.

Transferir os ficheiros

1. Selecione "Invoices" no menu principal.
2. Clique em "Download e-Factura XML (month)" no topo da lista.
3. Escolha o "Month". Começa no mês atual e recua 24 meses.
4. Opcionalmente, preencha "Series (optional)" para incluir apenas as faturas de uma série (ver abaixo).
5. Clique em "Download".

O navegador guarda o arquivo como e-invoicing-xml-2026-10.zip, ou e-invoicing-xml-2026-10-FSPA.zip quando é indicada uma série. Cada XML é obtido no momento do clique, pelo que um mês com muito movimento demora um pouco.

Que faturas são incluídas

• O mês é o mês de venda. Uma fatura pertence ao mês em que cai a sua data de venda, a mesma data que as exportações de contabilidade usam, e não a data de emissão.
• Apenas faturas emitidas. Os rascunhos ficam de fora.
• Uma série é o início do número da fatura. O número tem de ser a série seguida de dígitos, com ou sem hífen: FSPA abrange FSPA-0001 e FSPA0001, em maiúsculas ou minúsculas. Uma série que termina num dígito precisa do hífen: FS1 abrange FS1-0005, mas não FS10005. Um número noutra forma, como FV/2026/11/1, não pertence a nenhuma série.

O que contém o arquivo

• Um ficheiro XML por fatura, com o número da fatura como nome, por exemplo FSPA-0001.xml. Os carateres que não sejam letras, dígitos, pontos, hífenes e carateres de sublinhado passam a sublinhados. Uma fatura sem número, ou cujo número repetiria um nome de ficheiro já presente no arquivo, recebe em vez disso um nome técnico que começa por invoice-.
• skipped.txt, quando algumas faturas do mês não puderam ser incluídas. Indica cada uma e o motivo:
  • not issued, filing seguido do estado da submissão: a fatura tem uma submissão de faturação eletrónica mas não foi emitida, por exemplo porque a submissão ainda está pendente;
  • no e-invoicing document: a fatura nunca foi enviada através da faturação eletrónica, pelo que não há XML para fornecer;
  • XML not available (fetch failed): o XML não pôde ser obtido nesse momento, por exemplo uma submissão à ANAF que ainda não está pronta. Transferir o mês novamente mais tarde inclui-a assim que estiver disponível.

Uma fatura listada em skipped.txt não impede as outras: todos os XML que puderam ser obtidos estão no arquivo.

Quando a transferência é recusada

O Flowtly mostra o motivo e mantém a caixa de diálogo aberta, para que possa alterar o mês ou a série e tentar novamente.

• Mais de 150 faturas. Uma transferência serve até 150 faturas que tenham um XML. Acima disso, a mensagem indica a contagem do mês e pede que restrinja por série. Transfira o mês série a série; uma única transferência não pode ultrapassar 150.
• Nada para transferir. Quando nenhuma fatura do mês, ou da série, tem um XML, não é produzido nenhum arquivo. A mensagem di-lo e lista as faturas ignoradas, com os respetivos motivos. Se as faturas têm um XML mas nenhum pôde ser obtido nesse momento, a mensagem lista-as da mesma forma; tente novamente mais tarde.
• Faturação eletrónica desativada ou sem ligação. As faturas enviadas para a KSeF precisam de "Enable E-Invoicing" ativado e de uma ligação à KSeF a funcionar; a mensagem indica o que falta.

Exemplos de utilização

• Ficheiros de fim de mês para o seu contabilista: escolha o mês passado e envie o arquivo a um contabilista cujo software importe XML de faturas eletrónicas.
• Um mês com mais de 150 faturas: transfira-o série a série, um arquivo por série.
• Encontrar faturas que nunca chegaram à faturação eletrónica: leia skipped.txt para ver que faturas do mês não têm XML e porquê.
• Preparação só de leitura: alguém com a função de visualizador de faturas prepara os ficheiros do mês sem precisar de permissões de gestor.