Descărcarea fișierelor XML e-Factura pentru o lună

Programele de contabilitate care importă e-facturi cer de obicei fișierul XML structurat al fiecărei facturi, nu PDF-ul ei. Butonul Descarcă XML e-Factura (lună) din lista facturilor adună XML-ul e-facturii pentru fiecare factură emisă într-o lună, opțional limitat la o singură serie de facturi, și le salvează într-o singură arhivă ZIP.

Acoperă facturile trimise prin e-facturare, fie că sunt depuse la ANAF (RO e-Factura), fie la KSeF. Fiecare fișier este XML-ul stocat pentru depunerea e-facturii respective.

Înainte de a începe

• Ai nevoie de un rol care deschide lista facturilor: vizualizator de facturi sau manager de facturi. Un vizualizator vede acest buton, chiar dacă celelalte acțiuni ale listei sunt rezervate managerilor.
• Butonul apare când Activează e-Factura este activat în setările de facturare ale organizației sau când propria companie a organizației își depune facturile la ANAF, adică o companie din România al cărei furnizor la Facturare electronică în România este ANAF. Altfel, nu este afișat.
• XML-urile facturilor trimise la KSeF pot fi preluate doar cât timp organizația este conectată la KSeF. Dacă luna include astfel de facturi, iar e-facturarea este dezactivată sau neconectată, descărcarea este refuzată cu un mesaj care spune care este cazul. Facturile depuse la ANAF nu au nevoie de conexiunea KSeF.

Descarcă fișierele

1. Selectează Facturi din meniul principal.
2. Fă clic pe Descarcă XML e-Factura (lună) în partea de sus a listei.
3. Alege Lună. Lista începe cu luna curentă și merge înapoi 24 de luni.
4. Opțional, completează Serie (opțional) pentru a lua doar facturile unei singure serii (vezi mai jos).
5. Fă clic pe Descarcă.

Browserul salvează arhiva ca e-invoicing-xml-2026-10.zip, sau ca e-invoicing-xml-2026-10-FSPA.zip când se indică o serie. Fiecare XML este preluat în momentul în care faci clic, așa că o lună aglomerată durează puțin.

Ce facturi sunt incluse

• Luna este luna vânzării. O factură aparține lunii în care se încadrează data vânzării, aceeași dată pe care o folosesc exporturile contabile, nu data emiterii.
• Doar facturile emise. Ciornele sunt excluse.
• O serie este începutul numărului facturii. Numărul trebuie să fie seria urmată de cifre, cu sau fără cratimă: FSPA preia FSPA-0001 și FSPA0001, cu litere mari sau mici. O serie care se termină cu o cifră are nevoie de cratimă: FS1 preia FS1-0005, dar nu FS10005. Un număr într-o altă formă, cum ar fi FV/2026/11/1, nu aparține niciunei serii.

Ce conține arhiva

• Un fișier XML pentru fiecare factură, denumit după numărul facturii, de exemplu FSPA-0001.xml. Caracterele care nu sunt litere, cifre, puncte, cratime sau liniuțe de subliniere devin liniuțe de subliniere. O factură fără număr, sau al cărei număr ar repeta un nume de fișier deja existent în arhivă, primește în schimb un nume tehnic care începe cu invoice-.
• skipped.txt, când unele facturi ale lunii nu au putut fi incluse. Fișierul indică fiecare factură și motivul (textul motivului apare în fișier exact ca mai jos):
  • not issued, filing urmat de starea depunerii: factura are o depunere de e-facturare, dar nu a fost emisă, de exemplu pentru că depunerea este încă în așteptare;
  • no e-invoicing document: factura nu a fost niciodată trimisă prin e-facturare, deci nu există XML de oferit;
  • XML not available (fetch failed): XML-ul nu a putut fi preluat în acel moment, de exemplu o depunere la ANAF care nu este încă gata. Dacă descarci din nou luna mai târziu, factura este preluată când devine disponibilă.

O factură menționată în skipped.txt nu le oprește pe celelalte: fiecare XML care a putut fi preluat se află în arhivă.

Când descărcarea este refuzată

Flowtly afișează motivul și ține dialogul deschis, astfel încât să poți schimba luna sau seria și să încerci din nou.

• Mai mult de 150 de facturi. O descărcare servește cel mult 150 de facturi care au un XML. Peste această limită, mesajul indică numărul de facturi al lunii și îți cere să restrângi după serie. Descarcă luna câte o serie pe rând; o singură descărcare nu poate depăși 150.
• Nimic de descărcat. Când nicio factură a lunii, sau a seriei, nu are XML, nu se produce nicio arhivă. Mesajul spune acest lucru și enumeră facturile omise, cu motivele lor. Dacă facturile au un XML, dar niciuna nu a putut fi preluată în acel moment, mesajul le enumeră în același fel; încearcă din nou mai târziu.
• E-facturare dezactivată sau neconectată. Facturile trimise la KSeF au nevoie ca Activează e-Factura să fie activat și de o conexiune KSeF funcțională; mesajul spune care dintre ele lipsește.

Exemple de utilizare

• Fișierele de la sfârșitul lunii pentru contabil: alege luna trecută și trimite arhiva unui contabil al cărui program importă XML de e-factură.
• O lună cu peste 150 de facturi: descarc-o serie cu serie, câte o arhivă pentru fiecare serie.
• Găsirea facturilor care nu au ajuns niciodată în e-facturare: citește skipped.txt pentru a vedea ce facturi ale lunii nu au XML și de ce.
• Pregătire doar în citire: cineva cu rolul de vizualizator de facturi pregătește fișierele lunii fără a avea nevoie de drepturi de manager.