E-facturare

Modulul E-facturare din Flowtly permite organizațiilor să trimită și să primească facturi electronice în conformitate cu cerințele de reglementare. Se integrează cu Sistemul Național polonez de e-facturare (KSeF) pentru a automatiza schimbul de date structurate ale facturilor între organizația ta și contrapărțile ei.

Facturile emise create în Flowtly pot fi convertite automat în formatul XML cerut și trimise la KSeF. Modulul urmărește starea transmiterii, păstrează numerele de confirmare și semnalează erorile de validare, astfel încât problemele să poată fi rezolvate înainte să afecteze termenele de conformitate.

E-facturarea nu are o pagină proprie. Acțiunile de e-facturare pentru o factură se deschid într-un panou din acea factură, iar configurarea e-facturării la nivel de organizație se află în Setările organizației, pe pagina Setări de facturare.

Sincronizarea facturilor primite aduce direct în Flowtly facturile emise pe numele organizației tale din KSeF. Facturile primite sunt potrivite cu înregistrările existente ale furnizorilor și pot fi trimise prin fluxuri de aprobare, ceea ce reduce introducerea manuală a datelor și riscul de erori de procesare.

Autorizarea unei companii românești la ANAF. O companie românească al cărei furnizor la Facturare electronică în România, în setările de facturare ale organizației, este ANAF trebuie să autorizeze Flowtly la ANAF înainte ca Flowtly să poată accesa ANAF în numele ei. Fiecare companie salvată cu acest furnizor afișează starea autorizării și un buton Autorizează la ANAF. Butonul deschide pagina de autorizare ANAF într-o filă nouă de browser (dacă browserul blochează fila nouă, pagina se deschide în cea curentă). Aprobă accesul acolo, închide acea filă și revino în Flowtly: starea se actualizează când te întorci. Starea poate fi:

• Neautorizată la ANAF: compania nu a fost încă autorizată.
• Autorizare începută, încă neaprobată la ANAF: pagina ANAF a fost deschisă, dar accesul nu a fost încă aprobat acolo.
• Autorizată până la o dată: compania este autorizată, iar data este momentul în care autorizarea expiră.
• Expiră pe o dată**, autorizează din nou**: autorizarea este pe cale să expire. Autorizează din nou înainte de acea dată.
• Necesită reautorizare: autorizarea a expirat. Autorizează din nou.

O companie ale cărei facturi sunt depuse de un alt furnizor românesc afișează o linie care spune că acel furnizor îi depune facturile, deci nu are nevoie de autorizare ANAF, și nu are buton. O companie pe care tocmai ai adăugat-o sau modificat-o își afișează linia de autorizare după ce lista este salvată. Dacă starea nu poate fi citită, un mesaj de pe card o spune; încearcă din nou peste câteva minute. Dacă pagina de autorizare nu poate fi deschisă, apare un mesaj pe rândul acelei companii. În ambele cazuri, companiile rămân editabile.

Facturi de la furnizori din ANAF pentru o companie românească. O companie românească al cărei furnizor la Facturare electronică în România, în setările de facturare ale organizației, este ANAF își primește facturile de la furnizori de la ANAF (RO e-Factura), nu de la KSeF. Flowtly le preia după un program, iar pagina facturilor primite oferă și Sincronizează facturile de la furnizori din ANAF, câte un buton pentru fiecare astfel de companie, utilizatorilor care gestionează facturi. Companiile care depun prin alt furnizor românesc nu au un astfel de buton, iar o organizație fără nicio companie românească vede pagina neschimbată.

O sincronizare rulează pentru o singură companie o dată și poate dura câteva minute; cât timp rulează, butoanele de sincronizare sunt indisponibile. Când se termină, compania butonului afișează ora sincronizării respective și ce a găsit: câte facturi au fost găsite, câte erau noi, câte au fost trimise în Flowtly, câte au fost omise și câte au eșuat. La deschiderea paginii, fiecare astfel de companie afișează și când a fost sincronizată ultima oară (Ultima sincronizare cu data și ora) sau Niciodată sincronizat dacă nu a fost încă sincronizată; după o sincronizare din buton, se afișează în schimb ora acelei sincronizări. Ora ultimei sincronizări la deschiderea paginii este afișată doar Adminilor: ceilalți utilizatori nu văd nicio oră până când rulează o sincronizare și nu primesc nicio eroare. Când o rulare nu a putut încărca toate facturile, rezultatul o spune, iar restul este preluat automat. Fiecare companie își păstrează propriul rezultat cât timp se sincronizează o altă companie.

O sincronizare poate fi refuzată, iar rezultatul spune atunci motivul într-o singură propoziție:

• Compania nu este autorizată la ANAF sau autorizarea ei a expirat. Autorizeaz-o la ANAF la Facturare electronică în România, în setările de facturare ale organizației, apoi sincronizează din nou.
• O sincronizare pentru companie rulează deja. Așteaptă să se termine, apoi încearcă din nou.
• Sincronizarea nu s-a finalizat. Este reîncercată automat și poți încerca din nou și tu peste câteva minute.

O factură de la furnizor din ANAF care este deja în Flowtly. Când ANAF livrează o factură pe care ai înregistrat-o deja în Flowtly înainte să sosească documentul ei, de exemplu dintr-o listă importată de facturi trecute, documentul este atașat acelei facturi și aceasta devine e-factură, în loc să fie creată o a doua copie. Ceea ce a fost înregistrat pe ea rămâne neschimbat: furnizorul, numărul facturii, sumele, categoriile și potrivirea cu plata. Flowtly caută mai întâi o factură de la același furnizor cu același număr de factură. Deoarece numărul înregistrat manual diferă adesea de cel purtat de ANAF (ANAF poate adăuga literele seriei furnizorului și zerouri la început, astfel că „531916" apare ca „FAR0 531916"), caută apoi singura factură de la același furnizor, cu data emiterii facturii, cu aceeași sumă netă sau aceeași sumă brută. Dacă se potrivesc mai multe facturi, decide numărul fără literele seriei și fără zerourile de la început. O factură care poartă deja propriul document de e-factură nu este niciodată folosită. Când tot se potrivesc mai multe facturi, documentul ANAF nu este atașat niciuneia, pentru că pot fi facturi reale separate: setează numărul corect al facturii pe cea căreia îi aparține, iar documentul este atașat la următoarea sincronizare. Când nicio factură înregistrată nu se potrivește, documentul sosește ca factură nouă.

Trimiterea facturilor unei companii românești la ANAF. Pentru o companie românească al cărei furnizor la Facturare electronică în România este ANAF, trimiterea unei facturi o depune la ANAF (RO e-Factura) în loc de KSeF, iar setările poloneze de e-facturare nu se aplică. Compania trebuie mai întâi să fie autorizată la ANAF. Înainte de orice trimitere, Flowtly verifică factura și, când lipsește ceva, refuză cu un mesaj care spune ce trebuie corectat și nu trimite nimic:

• Factura este numerotată în seria companiei, este în RON, are cel puțin un rând, iar fiecare rând are TVA de 21% sau 11%.
• Totalul brut stocat al facturii coincide, cu o toleranță de 0,01, cu totalul calculat de ANAF din rânduri, cu TVA rotunjit pe cotă.
• Clientul are un cod fiscal de companie (CUI) cu prefixul RO și o adresă cu stradă. Orașul lui se scrie „<oraș>, judet <județ>” sau „Bucuresti, Sector <n>” în București, deoarece ANAF cere județul și, pentru București, sectorul.
• Numele de facturare, strada și orașul companiei din setările organizației sunt completate, iar orașul este scris în același fel.

O factură către o persoană fizică, al cărei cod fiscal este un cod numeric personal (CNP), nu este trimisă. Corecțiile nu pot fi trimise la ANAF din Flowtly. Când ANAF a procesat factura, Flowtly înregistrează dacă a fost acceptată sau respinsă, împreună cu mesajele ANAF.

Numerele facturilor într-o serie românească. Pentru o astfel de companie, Flowtly numerotează facturile în seria companiei, de exemplu FSPA-0716, continuând de la cel mai mare număr deja folosit. Numărul este atribuit la crearea facturii, deci seria poate avea goluri: o ciornă ștearsă lasă numărul nefolosit, iar acel număr nu este dat niciodată altei facturi, deoarece o factură ștearsă poate fi deja pe drum spre ANAF. Dacă o altă factură, inclusiv una ștearsă, poartă același număr, factura nu este trimisă până nu primește un număr nou.

O factură predată ANAF nu poate fi ștearsă. După ce o factură a fost predată ANAF, Flowtly refuză să o șteargă, chiar și cât timp încă așteaptă în coadă: ANAF o primește indiferent dacă este ștearsă sau nu în Flowtly. Nu se schimbă nimic când ștergerea este refuzată. Doar o factură respinsă de ANAF mai poate fi ștearsă.

Corecțiile facturilor sunt acceptate integral, inclusiv facturile de corecție și notele de corecție. Modulul păstrează o pistă de audit clară care leagă facturile originale de corecțiile lor, astfel încât evidențele tale să rămână în permanență exacte și auditabile.

Un document de corecție listează pozițiile de două ori: rândurile originale sub înainte de corecție, apoi rândurile corectate sub după corecție, fiecare afișat exact așa cum a fost emis. Diferența dintre cele două apare în totaluri, nu rând cu rând, deoarece o corecție poate împărți o poziție în două, uni două într-una, redenumi o poziție sau elimina o poziție, astfel încât diferența pe poziții nu este întotdeauna un număr semnificativ. Citind cele două secțiuni una față de alta, vezi ce s-a schimbat. PDF-ul și documentul depus la KSeF prezintă aceleași rânduri în aceeași ordine, deci cele două sunt întotdeauna în acord.

După ce un document a fost trimis, PDF-ul lui provine de la KSeF. Descărcarea PDF-ului unei facturi sau corecții trimise preia documentul pe care îl deține autoritatea și îl redă pe acela, astfel încât ceea ce îi dai unui contabil sau unui inspector este ceea ce a fost depus efectiv. Dacă Flowtly nu îl poate prelua, îți spune ce pas a eșuat și repetă ce a spus autoritatea, în loc să afișeze un PDF reconstruit din propriile tale evidențe – un document care arată corect, dar diferă de cel depus, ar ascunde o problemă care merită cunoscută. O factură care nu a fost încă trimisă se previzualizează în continuare din propriile tale evidențe, pentru că nu există nimic depus cu care să difere.

O factură trimisă nu poate fi ștearsă. După ce o factură a fost predată KSeF, fie că este încă în procesare, fie că a fost trimisă sau acceptată, Flowtly refuză să o șteargă. Autoritatea poate să o dețină deja, iar ștergerea ar lăsa evidențele tale în dezacord cu ceea ce a fost depus. Nu se schimbă nimic când ștergerea este refuzată. Pentru a modifica o astfel de factură, emite o corecție. O factură care încă așteaptă în coadă să fie trimisă și una respinsă de KSeF mai pot fi șterse. O factură predată ANAF urmează o regulă mai strictă, descrisă mai sus.

Facturi către consumatori. O factură către un cumpărător polonez fără NIP, cum ar fi o persoană fizică, este trimisă la KSeF cu cumpărătorul marcat ca fără identificator fiscal, astfel încât autoritatea o acceptă ca factură către un consumator. Un cumpărător al cărui tip de identificator este NIP, dar al cărui NIP este gol sau nu conține cifre, nu este tratat ca consumator: factura este refuzată în loc să fie trimisă, astfel încât o factură de afaceri să nu ajungă niciodată la KSeF fără NIP-ul cumpărătorului. Introdu NIP-ul cumpărătorului la client sau elimină identificatorul dacă cumpărătorul este o persoană fizică, apoi trimite din nou.

Datele cumpărătorului pe o factură deja emisă. O factură emisă păstrează datele cumpărătorului cu care a fost emisă, deci modificarea ulterioară a clientului nu o schimbă. Când KSeF nu poate prelua o astfel de factură din cauza acestor date (un NIP lipsă sau invalid, un tip de identificator lipsă, o stradă, un oraș sau un cod poștal lipsă sau o țară care nu este un cod de două litere), mesajul din previzualizare indică ieșirea care funcționează pentru acea factură:

• Anulează marcarea ca trimisă, corectează clientul, apoi trimite factura la KSeF, pentru o factură care a fost doar înregistrată ca trimisă.
• Emite corecție, pentru o factură care are deja un număr KSeF.
• Niciuna, pentru o factură care a fost trimisă prin e-mail și niciodată depusă: modificarea clientului nu o schimbă, iar o corecție nu poate fi trimisă la KSeF deoarece factura nu are număr KSeF.

În aceste cazuri previzualizarea nu oferă Editare client, deoarece editarea clientului nu ar remedia factura. Este oferit atâta timp cât cel puțin unul dintre refuzuri mai poate fi remediat la client.

Termene de plată. Când o factură înregistrează o metodă de plată, dar nu are o dată scadentă, documentul trimis conține metoda de plată și omite secțiunea termenului de plată, în loc să trimită o dată scadentă goală pe care KSeF ar respinge. Adaugă o dată scadentă facturii dacă vrei ca un termen de plată să apară în documentul depus.

La verificarea unei facturi primite, câmpurile sumei nete și brute acceptă valori negative, astfel încât o factură de corecție care reduce sau inversează taxarea originală poate fi introdusă exact așa cum a fost emisă. O sumă netă negativă împreună cu o sumă brută negativă corespunzătoare este acceptată ca validă și nu este semnalată ca eroare.

Importul unei corecții deja depuse în KSeF. Documentele pe care organizația ta le-a depus în KSeF pot fi importate în Flowtly, ceea ce permite actualizarea evidențelor când facturile au fost depuse în afara Flowtly. O corecție este importată ca „corecție” și legată de factura pe care o corectează, astfel încât totalurile originalului sunt actualizate, nu lăsate neschimbate. Această legătură este obligatorie: când factura corectată nu este încă în Flowtly, corecția este raportată ca omisă, împreună cu motivul, în loc să sosească ca document de sine stătător care nu ar corecta nimic – importă mai întâi originalul, apoi rulează din nou importul. O corecție care indică o cantitate zero pe un rând, așa se emite o corecție doar de preț sau doar de valoare, este importată normal.

Cum sosește o factură importată. O factură importată din KSeF sosește ca emisă și în așteptarea livrării, nu ca ciornă – este deja depusă la autoritate, deci conținutul ei nu mai poate fi schimbat. Flowtly nu poate ști dacă a fost trimisă și clientului, deci nu este urmărită pentru plată până nu o înregistrezi ca trimisă. Același lucru se aplică atunci când importul găsește, deja depusă în KSeF, o factură pe care ai redactat-o în Flowtly.

Exemple de utilizare

• Trimite automat la KSeF facturile de vânzare emise, după aprobarea lor în Flowtly.
• Sincronizează facturile de achiziție primite de la KSeF și trimite-le la aprobare internă.
• Autorizează o companie românească la ANAF și vezi când expiră acea autorizare.
• Preia la cerere facturile de la furnizori ale unei companii românești din ANAF și verifică câte au sosit.
• Primește documentul ANAF pentru o factură introdusă deja manual, fără a crea un duplicat.
• Trimite factura unei companii românești la ANAF și remediază mai întâi adresa sau codul fiscal al clientului numite în refuz.
• Generează și trimite facturi de corecție când sunt identificate erori de facturare.
• Monitorizează starea tuturor facturilor trimise și rezolvă prompt erorile de validare XML.
• Păstrează o pistă de audit completă a tuturor schimburilor de facturi electronice pentru conformitatea cu reglementările.