Întrebările contabilului despre tranzacții
În loc să urmărești clarificări prin e-mail, Flowtly îi permite contabilului tău să pună întrebări direct la o tranzacție bancară sau la un document de cost primit anume - și îți permite să răspunzi în același loc. Fiecare schimb rămâne atașat exact înregistrării la care se referă, oferindu-ți o pistă de audit clară la final de lună.
Cum funcționează
Fiecare rând de tranzacție din lista de tranzacții și fiecare rând de document de cost primit (factură de furnizor) are un fir de discuție. Fie tu, fie contabilul tău poate deschide firul și poate pune o întrebare. Cealaltă parte primește o notificare, răspunde în fir, iar când chestiunea este lămurită, întrebarea este marcată ca rezolvată. Conversația completă rămâne legată de înregistrare pentru consultări ulterioare.
Punerea unei întrebări la o tranzacție sau la un document de cost
- Mergi la lista Tranzacții (pentru tranzacții bancare) sau la lista Incoming documents (pentru facturi de furnizor / atașamente de cost).
- Găsește rândul pe care vrei să-l discuți. Fiecare rând are o pictogramă de balon de chat în dreapta; dacă există întrebări nerezolvate, pictograma arată o insignă cu numărul lor.
- Fă clic pe pictograma de balon de chat ca să deschizi sertarul de discuție din partea dreaptă a ecranului.
- Scrie întrebarea și apasă Trimite. Cealaltă parte este notificată imediat.
Contabilul tău poate face același lucru din vizualizarea lui Contabilitate - găsește rândul, face clic pe pictograma de balon de chat și postează direct în sertarul de discuție.
Răspunsul la o întrebare
Deschide notificarea sau navighează tu însuți la înregistrare. Fă clic pe pictograma de balon de chat de pe rând ca să deschizi sertarul de discuție. Vei vedea toate mesajele din fir. Scrie răspunsul și apasă Trimite. Nu există nicio limită pentru numărul de mesaje dus-întors dintr-un fir.
Inbox-ul Întrebări
Ca să vezi dintr-odată toate întrebările deschise la toate tranzacțiile și documentele de cost, mergi la Contabilitate → Întrebări. Inbox-ul listează toate firele care mai au întrebări nerezolvate, grupate pe înregistrare. Astfel este ușor să parcurgi un volum de interogări de final de lună fără să cauți prin rânduri individuale.
Insigna de nerezolvate
Intrarea Contabilitate din bara laterală de navigare arată o insignă cu numărul întrebărilor nerezolvate. Insigna se actualizează în timp real pe măsură ce întrebările sunt postate și rezolvate, așa că poți vedea oricând dintr-o privire dacă ceva necesită atenția ta.
Rezolvarea unei întrebări
Odată ce o problemă este lămurită, deschide sertarul de discuție de pe rândul respectiv și fă clic pe Marchează ca rezolvat la întrebare. Întrebările rezolvate sunt ascunse din inbox-ul Întrebări, dar rămân vizibile în istoricul firului de pe înregistrarea însăși, așa că pista de audit nu se pierde niciodată. Un fir rezolvat poate fi și redeschis dacă este nevoie de clarificări suplimentare.
Notificări
Flowtly trimite notificări prin categoria Contabilitate ori de câte ori:
- O întrebare nouă este postată la o tranzacție sau la un document de cost la care ești implicat.
- Cineva răspunde într-un fir la care participi.
- O întrebare de la înregistrarea ta este marcată ca rezolvată.
Poți gestiona canalele (în aplicație, e-mail, notificări push mobile) pe care primești aceste notificări în Setări → Notificări.
Exemple de utilizare
- Închiderea de final de lună: Contabilul tău întreabă despre un număr de TVA lipsă la o tranzacție de cost. Răspunzi cu datele furnizorului, el o marchează ca rezolvată, iar schimbul este păstrat la tranzacție pentru auditor.
- Interogare la un document de cost: O factură de furnizor este împărțită pe două linii de buget, iar contabilul are nevoie de confirmare. Firul de la documentul de cost păstrează decizia, fără un șir de e-mailuri de reconstituit mai târziu.
- Verificare în lot: Folosește inbox-ul Întrebări din Contabilitate ca să parcurgi toate interogările deschise dintr-o singură ședință, în loc să deschizi înregistrările una câte una.