Exporturi contabile

Modulul Exporturi contabile din Flowtly permite organizațiilor să transfere date financiare și de resurse umane din platformă în sisteme contabile externe. Acceptă formate de export compatibile cu programe contabile poloneze populare: Comarch Optima, Symfonia, Wapro (inclusiv ținta Wapro Kaper / Fakir pentru Księga Podatkowa) și enova365.

Fiecare sistem țintă folosește un format de fișier dedicat, gata de import. Toate patru acceptă exporturi de facturi și de costuri. Comarch Optima acceptă suplimentar date despre concedii și absențe ale angajaților, fiind deosebit de util pentru organizațiile care gestionează salarizarea prin Optima. enova365 (de la Soneta) este acceptat ca export nativ, permițând contabililor să importe facturi și costuri direct în enova365.

Procesul de export permite utilizatorilor să selecteze o lună sau un interval de date specific și să aleagă tipul exportului. Astfel se asigură acuratețea și completitudinea datelor înainte ca acestea să fie predate echipei de contabilitate sau importate în software extern.

Două formate Optima și care dintre ele este importat de biroul tău contabil

Flowtly produce două fișiere diferite pentru Comarch Optima și nu sunt interschimbabile.

JPK_V7M este o declarație de TVA pentru Ministerul Finanțelor. Optima generează una pentru a o depune la fisc; nu importă una. Dacă contabilul tău cere „fișierul Optima”, de obicei nu acesta este.

Praca rozproszona (lucru distribuit) este formatul propriu de schimb de date al Optima și este cel pe care un birou contabil îl încarcă în baza sa de date. Alege-l atunci când cineva îți importă documentele în Optima.

Fișierul praca rozproszona este adresat unei baze de date Optima anume, deci conține doi identificatori pe care îi setezi o singură dată în setările organizației:

Baza sursă (BAZA_ZRD_ID) - al tău, baza de date din care provin înregistrările.
Baza țintă (BAZA_DOC_ID) - al biroului contabil, baza de date în care merg.

Fiecare are cel mult cinci caractere, iar biroul tău contabil ți le va comunica pe amândouă. Dacă inversezi sensul, fișierul este adresat bazei de date greșite, așa că Flowtly refuză exportul până când ambele sunt setate, în loc să ghicească.

Atunci când categoriile sau registrul din fișierul praca rozproszona sunt luate din etichetele unui document, o etichetă care are un Cont contabil este scrisă cu acel cod în loc de nume, astfel încât înregistrările ajung sub conturile contabile folosite de biroul tău contabil; o etichetă fără cod este scrisă sub numele ei. Codul se setează pe etichetă, în Setările de facturare.

Trimiterea documentelor împreună cu registrul

O înregistrare din registrul Optima, singură, îi spune contabilului ce a fost contabilizat, nu pe baza cărui document. Flowtly poate pune documentele sursă în interiorul aceluiași fișier: pentru fiecare înregistrare, PDF-ul facturii și, dacă factura provine din KSeF, XML-ul KSeF original.

Aceasta este opțională, deoarece schimbă considerabil dimensiunea descărcării - o lună de documente se măsoară în megaocteți, nu în kiloocteți, iar un an înseamnă substanțial mai mult. Cere-o atunci când persoana care importă are nevoie și de documente; las-o dezactivată când are nevoie doar de cifre.

Arhiva de documente (un ZIP) rămâne disponibilă și îndeplinește aceeași funcție diferit: registrul plus documentele alături de el, nu în interiorul lui. Se potrivește pentru o perioadă suficient de mare încât un singur fișier ar fi greu de manevrat.

Ce îți spune exportul că a omis

Un export Optima nu tace despre documentele pe care nu le-a putut plasa. După descărcare, Flowtly listează ce necesită atenție, cu numerele documentelor, astfel încât datele să poată fi corectate și fișierul produs din nou, în loc să fie reconciliat manual după import.

Înregistrări fără cod fiscal al contrapartei (NIP). Acestea sunt în fișier. Registrul de TVA cere o valoare în acel câmp, deci Flowtly scrie valoarea statutară BRAK - iar Optima nu mai are după ce să potrivească un contractor, așa că depune fiecare astfel de înregistrare sub !NIEOKREŚLONY!. Nimic nu se pierde la import, dar nimeni nu poate spune al cui este documentul. Completează NIP-ul pe contraparte și exportă din nou luna.

Documente reținute din registru. Fișierul praca rozproszona omite un document pe care nu îl poate adresa: unul fără nicio contraparte, unul a cărui contraparte nu are acronim Optima și o corecție a cărei direcție de plată în Optima nu a fost confirmată. Acestea nu sunt în fișier, deci registrul este mai scurt decât luna până când datele sunt corectate.

Sunt listate cel mult cincizeci de numere de documente pentru fiecare motiv. Când sunt mai multe, numărul indicat este totalul, iar lista este un eșantion din el.

Baza TVA a cifrelor exportate

Sumele pe linii de factură din exporturile contabile sunt nete, fără TVA. Flowtly convertește o linie la net în momentul în care este înregistrată, deci un export nu trebuie niciodată să deducă baza din valoarea pe care o găsește - și nici contabilul care îl importă.

Această garanție se aplică de la 5 august 2026 înainte. Liniile înregistrate înainte de acea dată au fost stocate așa cum le-a furnizat documentul sursă și pot fi în continuare la brut. Flowtly nu le convertește singur, deoarece modul în care fiecare linie a fost furnizată inițial nu a fost înregistrat la acel moment. Când un export acoperă o perioadă anterioară acelei date, reconciliază totalurile cu documentele sursă înainte de a le importa în sistemul tău contabil.

Sume convertite

Când o linie exportată este într-o altă monedă decât cea a organizației tale, exportul o convertește la cursul din data liniei respective. Dacă o pereche nu poate fi evaluată deloc, exportul se oprește cu o eroare care indică monedele, data și linia, și nu se produce niciun fișier - în loc să i se dea contabilului un fișier ale cărui cifre nu sunt de încredere. Vezi Monede și cursuri de schimb pentru monedele care pot fi convertite și ce să faci cu o linie care nu poate fi.

Exemple de utilizare

Exportă lunar facturile în format Comarch Optima pentru import de către echipa contabilă externă.
Generează un export compatibil Symfonia după reconcilierea costurilor.
Exportă concediile și absențele angajaților prin exportul Optima pentru procesarea salarizării.
Folosește exportul Wapro pentru a sincroniza datele de costuri cu sistemul contabil al organizației, sau exportul Wapro Kaper pentru contabilitatea Księga Podatkowa (KPiR + registrul TVA).
Folosește exportul enova365 pentru a preda facturile și costurile unui contabil care lucrează în enova365.
Exportă situații de costuri filtrate pe interval de date pentru analize financiare trimestriale.