Електронне виставлення рахунків
Модуль «Електронне виставлення рахунків» у Flowtly дозволяє організаціям надсилати та отримувати електронні рахунки-фактури відповідно до регуляторних вимог. Він інтегрується з Польською національною системою електронних рахунків-фактур (KSeF) для автоматизації обміну структурованими даними рахунків між вашою організацією та її контрагентами.
Вихідні рахунки-фактури, створені у Flowtly, можуть бути автоматично конвертовані у необхідний формат XML та подані до KSeF. Модуль відстежує статус подання, зберігає номери підтвердження та позначає будь-які помилки валідації, щоб проблеми можна було вирішити до настання термінів відповідності.
Синхронізація вхідних рахунків-фактур завантажує рахунки, виставлені вашій організації, з KSeF безпосередньо у Flowtly. Отримані рахунки зіставляються з існуючими записами постачальників та можуть бути направлені через процеси затвердження, зменшуючи ручне введення даних та ризик помилок обробки.
Коригування рахунків-фактур повністю підтримуються, включаючи як коригувальні рахунки-фактури, так і коригувальні примітки. Модуль веде чіткий аудиторський слід, що пов'язує оригінальні рахунки-фактури з їх коригуваннями, забезпечуючи точність та можливість аудиту ваших записів у будь-який час.
Подані рахунок-фактуру не можна видалити. Щойно рахунок-фактуру передано до KSeF, незалежно від того, чи він ще обробляється, чи вже надісланий або прийнятий, Flowtly відмовляє у його видаленні. Орган, можливо, уже має його, а видалення призвело б до того, що ваші записи розходилися б із поданим. Коли видалення відхилено, нічого не змінюється. Щоб змінити такий рахунок-фактуру, виставте коригувальний рахунок-фактуру. Рахунок-фактуру, який ще очікує в черзі на подання, і той, який KSeF відхилив, усе ще можна видалити.
Рахунки-фактури для споживачів. Рахунок-фактура польському покупцеві без NIP, наприклад фізичній особі, подається до KSeF з позначкою, що в покупця немає податкового ідентифікатора, тож орган приймає його як рахунок-фактуру для споживача. Покупець, у якого тип ідентифікатора — NIP, але NIP порожній або не містить цифр, не вважається споживачем: рахунок-фактуру відхиляють замість подання, тому рахунок-фактура для бізнесу ніколи не потрапляє до KSeF без NIP покупця. Введіть NIP покупця в картці клієнта або видаліть ідентифікатор, якщо покупець — фізична особа, і подайте повторно.
Дані покупця в уже виставленому рахунку-фактурі. Виставлений рахунок-фактура зберігає дані покупця, з якими його виставили, тож подальше редагування клієнта його не змінює. Коли KSeF не може прийняти такий рахунок-фактуру через ці дані (відсутній або недійсний NIP, відсутній тип ідентифікатора, відсутня вулиця, місто чи поштовий індекс, або країна, яка не є дволітерним кодом), повідомлення в попередньому перегляді вказує вихід, що підходить для цього рахунку-фактури:
- Скасувати позначку «надіслано», виправити клієнта, а потім надіслати рахунок-фактуру до KSeF, для рахунку-фактури, який лише зареєстровано як надісланий.
- Виставити коригування, для рахунку-фактури, який уже має номер KSeF.
- Жоден із них, для рахунку-фактури, який надіслано електронною поштою й ніколи не подано: редагування клієнта його не змінює, а коригування не можна надіслати до KSeF, бо рахунок-фактура не має номера KSeF.
У таких випадках попередній перегляд не пропонує Редагувати клієнта, бо редагування клієнта не виправило б рахунок-фактуру. Цю дію пропонують, доки хоча б одну з відмов ще можна виправити в клієнта.
Умови оплати. Якщо в рахунку-фактурі вказано спосіб оплати, але не вказано дату платежу, поданий документ містить спосіб оплати й пропускає розділ строку оплати, замість того щоб надсилати порожню дату платежу, яку KSeF відхилив би. Додайте до рахунку-фактури дату платежу, якщо хочете, щоб строк оплати з'явився в поданому документі.
Під час перевірки отриманого рахунку-фактури поля суми нетто та брутто приймають від'ємні значення, тому коригувальний рахунок-фактуру, який зменшує або скасовує початкову суму, можна ввести точно так, як він був виставлений. Від'ємна сума нетто в поєднанні з відповідною від'ємною сумою брутто приймається як дійсна і не позначається як помилка. Імпорт коригування, яке вже подано до KSeF. Документи, які ваша організація подала до KSeF, можна імпортувати у Flowtly — так записи доповнюються, коли рахунки-фактури подавалися поза Flowtly. Коригування імпортується саме як коригування та пов'язується з рахунком-фактурою, який воно коригує, тож підсумки оригіналу оновлюються, а не залишаються незмінними. Цей зв'язок обов'язковий: якщо коригованого рахунку-фактури ще немає у Flowtly, коригування повідомляється як пропущене разом із причиною, замість того щоб потрапити як окремий документ, який нічого не скоригував би — спершу імпортуйте оригінал, а потім запустіть імпорт знову. Коригування, що вказує нульову кількість у позиції, — саме так виставляють коригування лише ціни або лише вартості, — імпортується у звичайному порядку.
Як надходить імпортований рахунок. Рахунок, імпортований з KSeF, надходить як виставлений і такий, що очікує доставки, а не як чернетка: його вже подано до податкового органу, тому його зміст більше не можна змінити. Flowtly не може знати, чи його також надіслали клієнтові, тому нагадування про оплату не надсилаються, доки ви не зафіксуєте його як надісланий. Так само відбувається, коли імпорт знаходить у KSeF рахунок, який ви створили у Flowtly як чернетку.
Приклади використання
- Автоматично подавати вихідні рахунки-фактури на продаж до KSeF після затвердження у Flowtly.
- Синхронізувати вхідні рахунки-фактури на закупівлю з KSeF та направляти їх на внутрішнє затвердження.
- Формувати та подавати коригувальні рахунки-фактури при виявленні помилок у виставленні рахунків.
- Моніторити статус усіх поданих рахунків-фактур та оперативно вирішувати помилки валідації XML.
- Вести повний аудиторський слід усіх обмінів електронними рахунками-фактурами для регуляторної відповідності.