Підключення KSeF до Flowtly Workspace

Після підключення KSeF Flowtly Workspace надсилає ваші вихідні рахунки до польської Національної системи електронних рахунків (Krajowy System e-Faktur) і завантажує рахунки, які вам виставляють інші компанії. Цей посібник проведе вас від порожньої картки «Електронне виставлення рахунків» до першого рахунку з номером KSeF та UPO приблизно за десять хвилин.

Чому KSeF важливий саме зараз

KSeF є обов’язком, встановленим польським законодавством, тому цей посібник призначений для організацій, які виставляють рахунки як польські платники податків.

  • Отримання рахунків через KSeF обов’язкове для всіх платників податків з 1 лютого 2026 року.
  • Виставлення рахунків у KSeF стало обов’язковим 1 лютого 2026 року для платників податків, чий обсяг продажів у 2024 році перевищив 200 мільйонів злотих, і 1 квітня 2026 року для всіх інших платників податків.

Для найменших платників діють певні пільги. Щоб дізнатися, які правила стосуються вашої компанії, перегляньте сторінки KSeF Міністерства фінансів Польщі або зверніться до свого бухгалтера.

Flowtly Workspace підключається до KSeF 2.0 і завжди до робочого середовища: тестового режиму в застосунку немає, тож кожен надісланий рахунок є справжнім поданням.

Перш ніж почати

  • У Flowtly Workspace: права адміністратора, активна підписка, що включає виставлення рахунків, і повні платіжні дані вашої компанії: NIP, платіжна назва, вулиця, поштовий індекс, місто та країна. Підготуйте також REGON.
  • У KSeF: спосіб автентифікуватися від імені компанії (кваліфікований підпис, кваліфікована печатка або Profil Zaufany, тобто Довірений профіль) і право керувати повноваженнями для цього NIP. Якщо KSeF для вас веде бухгалтерська фірма, саме час з нею зв’язатися.

Крок 1: Заповніть дані компанії

Перейдіть до Налаштування → Фінанси та бізнес → Налаштування рахунків і в розділі Платіжні дані заповніть NIP, Платіжна назва, Вулиця, поштовий індекс, Місто та Країна. Зробіть це насамперед: поки не заповнено всі шість полів, перемикач електронного виставлення рахунків у кроці 5 залишається заблокованим. У тому ж розділі введіть REGON. Він не блокує перемикач, але перевірка рахунку в кроці 6 його вимагає.

Порада: Поле Токен електронного виставлення рахунків не є неактивним; воно просто не з’являється на картці Електронне виставлення рахунків, доки не збережено NIP. Якщо ви його не бачите, поверніться до Платіжні дані.

Порада: NIP можна вводити з префіксом PL або без нього. Flowtly Workspace видаляє префікс, перш ніж щось надіслати до KSeF.

Крок 2: Згенеруйте токен у застосунку платника податків KSeF

Увійдіть на ap.ksef.mf.gov.pl у контексті вашої компанії (її NIP) за допомогою кваліфікованого підпису, кваліфікованої печатки або Довіреного профілю. У меню ліворуч виберіть Tokens → Generate token. Дайте токену назву, наприклад «Flowtly Workspace», і позначте три повноваження: виставлення рахунків, перегляд рахунків і перегляд повноважень.

Порада: Потрібні всі три повноваження. Самого лише виставлення рахунків недостатньо: без перегляду рахунків і перегляду повноважень підключення до Flowtly Workspace не працюватиме. Якщо якогось повноваження бракує, згенеруйте новий токен з усіма трьома.

Порада: Згенеруйте окремий токен лише для Flowtly Workspace, а не використовуйте повторно токен вашої бухгалтерської фірми. Тоді ви зможете відкликати його, нікого іншого не відключивши.

Порада: KSeF показує токен лише один раз. Скопіюйте його та одразу вставте у Flowtly Workspace. Не зберігайте його в документі, чаті чи на знімку екрана: токен дає змогу будь-кому виставляти рахунки від імені вашої компанії. Якщо він потрапив туди, де не мав би бути, відкличте його в розділі Tokens → Token list і згенеруйте новий.

Крок 3: Вставте токен у Flowtly Workspace і збережіть

Поверніться до Flowtly Workspace і на тій самій сторінці Налаштування рахунків знайдіть картку Електронне виставлення рахунків, вставте токен у поле Токен електронного виставлення рахунків і збережіть. Flowtly Workspace автентифікується в KSeF і зберігає токен у зашифрованому вигляді.

Порада: Це потрібно зробити лише один раз. Сеанс KSeF через деякий час завершується, але Flowtly Workspace поновлює його за збереженим токеном, тож вставляти токен повторно не доведеться.

Крок 4: Перевірте статус підключення

На тій самій картці поле Статус автентифікації електронного виставлення рахунків має показувати CONNECTED. Якщо замість цього ви бачите помилку, це повідомлення надходить від KSeF.

Порада: Три найчастіші причини: токен згенеровано для іншого NIP, токен не має повноважень із кроку 2 або токен уже відкликано. У кожному випадку згенеруйте новий токен і повторіть крок 3.

Порада: Якщо в кроці 3 не вдалося зберегти, перевірте свою підписку: виставлення рахунків має бути активним.

Крок 5: Увімкніть електронне виставлення рахунків

Лише тепер можна скористатися перемикачем Увімкнути електронне виставлення рахунків. Flowtly Workspace розблоковує цей перемикач, тільки коли статус CONNECTED, а дані компанії з кроку 1 заповнено повністю.

Порада: Якщо перемикач не реагує, хоча статус CONNECTED, поверніться до кроку 1 і перевірте всі шість полів. Найчастіше бракує країни або поштового індексу, а для блокування достатньо одного порожнього поля.

Порада: На тій самій картці є параметр Приховати контактні дані в електронних рахунках. Коли його ввімкнено, номер телефону продавця та адреса електронної пошти покупця не потрапляють до електронних рахунків, які генерує Flowtly Workspace, як у PDF, так і в KSeF. Контактні дані залишаються в картці клієнта.

Крок 6: Перевірте підключення, надіславши один рахунок

Відкрийте будь-який виставлений рахунок і виберіть Перевірити та надіслати через електронне виставлення рахунків. Якщо чогось бракує, Flowtly Workspace точно вкаже, що потрібно доповнити, перш ніж буде згенеровано електронний рахунок. Найчастіше бракує NIP клієнта або типу його податкового ідентифікатора чи країни клієнта, або ж дату виставлення вказано в майбутньому, а такі рахунки KSeF відхиляє.

Порада: Після надсилання через електронне виставлення рахунків рахунок більше не можна редагувати, і Flowtly Workspace його не видалить. Щоб щось змінити, виставте коригувальний рахунок. Перевірте дані перед надсиланням.

Порада: Якщо перевірка вказує на вашу компанію, а не на клієнта, виберіть Редагувати дані компанії, щоб перейти до Налаштування рахунків. Зазвичай бракує REGON або частини платіжної адреси.

Крок 7: Завантажте UPO

У рахунку виберіть Завантажити UPO e-рахунку. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження отримання) є доказом того, що KSeF прийняв рахунок. Номер KSeF також з’являється в рахунку, а після подання його PDF відповідає документу, який зберігається в KSeF.

Порада: Зберігайте UPO разом із бухгалтерськими документами. Саме UPO, а не сам рахунок, підтверджує дату, коли KSeF отримав документ.

Що ви маєте тепер

  • Статус автентифікації електронного виставлення рахунків показує CONNECTED, а ваш перший рахунок має номер KSeF та UPO. Відтепер ви надсилаєте вихідні рахунки до KSeF безпосередньо з Flowtly Workspace.
  • Працює й зворотний напрямок: рахунки, виставлені вашій компанії, завантажуються з KSeF до розділу Вхідні рахунки, де вони можуть пройти ваш процес погодження.
  • Підключення до KSeF належить усій організації, тож ви налаштовуєте його один раз, незалежно від кількості проєктів. Завантажені рахунки надходять до Вхідні рахунки без проєкту; ви призначаєте його пізніше в розподілі витрат рахунку, причому один рахунок можна розділити між кількома проєктами, за потреби построково.

Корисні посилання

Дізнатися більше