Forbind KSeF med Flowtly Workspace

Når du har tilsluttet KSeF, sender Flowtly Workspace dine salgsfakturaer til Polens nationale system for e-fakturaer (Krajowy System e-Faktur) og henter de fakturaer, som andre virksomheder udsteder til dig. Denne vejledning fører dig fra et tomt E-Invoicing-kort til din første faktura med et KSeF-nummer og en UPO på cirka ti minutter.

Derfor er KSeF vigtigt nu

KSeF er en lovpligtig forpligtelse i Polen, så denne vejledning er til organisationer, der fakturerer som polske skatteydere.

  • Modtagelse af fakturaer via KSeF har været obligatorisk for alle skatteydere siden 1. februar 2026.
  • Udstedelse af fakturaer i KSeF blev obligatorisk den 1. februar 2026 for skatteydere, hvis salg i 2024 oversteg 200 mio. PLN, og den 1. april 2026 for alle øvrige skatteydere.

Der gælder visse lempelser for de mindste udstedere. Se det polske finansministeriums sider om KSeF, eller spørg din revisor eller bogholder, hvilke regler der gælder for din virksomhed.

Flowtly Workspace opretter forbindelse til KSeF 2.0 og altid til produktionsmiljøet: Der er ingen testtilstand i appen, så hver faktura, du sender, er en reel indberetning.

Før du går i gang

  • I Flowtly Workspace: administratorrettigheder, et aktivt abonnement, der omfatter fakturering, og din virksomheds komplette faktureringsoplysninger: NIP, faktureringsnavn, gade, postnummer, by og land. Hav også dit REGON klar.
  • I KSeF: en måde at identificere dig som virksomheden på (en kvalificeret elektronisk signatur, et kvalificeret elektronisk segl eller Profil Zaufany, det polske digitale ID) og ret til at administrere rettigheder for det pågældende NIP. Hvis dit bogholderi eller revisionsfirma håndterer KSeF for dig, er det nu, du skal kontakte dem.

Trin 1: Udfyld virksomhedsoplysningerne

Gå til Settings → Finance & Business → Invoicing settings, og udfyld NIP, Billing name, Street line, postnummer, City og Country i afsnittet Billing data. Gør det først: Så længe ikke alle seks felter er udfyldt, forbliver e-fakturakontakten i trin 5 låst. Angiv dit REGON i samme afsnit. Det låser ikke kontakten, men fakturakontrollen i trin 6 kræver det.

Tip: Feltet E-Invoicing token er ikke gråtonet; det vises simpelthen ikke på kortet E-Invoicing, før dit NIP er gemt. Kan du ikke se det, så gå tilbage til Billing data.

Tip: Du kan angive NIP med eller uden præfikset PL. Flowtly Workspace fjerner præfikset, før noget sendes til KSeF.

Trin 2: Opret et token i KSeF-appen for skatteydere

Log ind på ap.ksef.mf.gov.pl i din virksomheds kontekst (dens NIP) med en kvalificeret elektronisk signatur, et kvalificeret elektronisk segl eller Profil Zaufany. Vælg Tokens → Generate token i menuen til venstre. Giv tokenet et navn, for eksempel »Flowtly Workspace«, og sæt flueben ved tre rettigheder: udstedelse af fakturaer, visning af fakturaer og visning af rettigheder.

Tip: Alle tre rettigheder er påkrævet. Udstedelse af fakturaer alene er ikke nok: Uden visning af fakturaer og visning af rettigheder virker forbindelsen til Flowtly Workspace ikke. Mangler en rettighed, så opret et nyt token med alle tre.

Tip: Opret et token alene til Flowtly Workspace i stedet for at genbruge dit bogholderis. Så kan du tilbagekalde det uden at lukke andre ude.

Tip: KSeF viser kun tokenet én gang. Kopiér det, og indsæt det direkte i Flowtly Workspace. Gem det ikke i et dokument, en chat eller et skærmbillede: Med tokenet kan enhver udstede fakturaer på din virksomheds vegne. Er det havnet et sted, hvor det ikke burde være, så tilbagekald det under Tokens → Token list, og opret et nyt.

Trin 3: Indsæt tokenet i Flowtly Workspace, og gem

Tilbage i Flowtly Workspace, på samme side Invoicing settings, finder du kortet E-Invoicing, indsætter tokenet i feltet E-Invoicing token og gemmer. Flowtly Workspace logger ind i KSeF og gemmer tokenet krypteret.

Tip: Det gør du kun én gang. En KSeF-session udløber efter et stykke tid, men Flowtly Workspace fornyer den ud fra det gemte token, så du behøver ikke indsætte det igen.

Trin 4: Kontrollér forbindelsesstatus

På samme kort skal E-Invoicing auth status vise CONNECTED. Ser du i stedet en fejl, kommer meddelelsen fra KSeF.

Tip: De tre hyppigste årsager er et token oprettet til et andet NIP, et token uden rettighederne fra trin 2 og et token, der allerede er tilbagekaldt. Opret i alle tilfælde et nyt token, og gentag trin 3.

Tip: Kunne du ikke gemme i trin 3, så tjek dit abonnement: Fakturering skal være aktiv.

Trin 5: Slå e-fakturering til

Først nu kan du slå Enable E-Invoicing til. Flowtly Workspace låser først kontakten op, når status er CONNECTED, og virksomhedsoplysningerne fra trin 1 er komplette.

Tip: Reagerer kontakten ikke, selvom status er CONNECTED, så gå tilbage til trin 1, og tjek alle seks felter. Oftest er det land eller postnummer, der mangler, og ét tomt felt er nok til at låse den.

Tip: På samme kort findes Hide contact details on e-invoices. Når den er slået til, udelades sælgerens telefonnummer og køberens e-mailadresse på de e-fakturaer, Flowtly Workspace danner, både i PDF og i KSeF. Kontaktoplysningerne bliver på kundeposten.

Trin 6: Bekræft forbindelsen ved at sende én faktura

Åbn en vilkårlig udstedt faktura, og vælg Validate and send via E-invoicing. Mangler der noget, viser Flowtly Workspace præcis, hvad der skal udfyldes, før e-fakturaen dannes. De typiske mangler er kundens NIP eller typen af skatte-id, kundens land eller en udstedelsesdato i fremtiden, som KSeF afviser.

Tip: Når en faktura er sendt via e-fakturering, kan den ikke længere redigeres, og Flowtly Workspace sletter den ikke. Vil du ændre den, skal du udstede en kreditnota eller rettelsesfaktura. Tjek oplysningerne, før du sender.

Tip: Peger kontrollen på din virksomhed frem for på kunden, så vælg Edit company details for at gå til Invoicing settings. Det er som regel REGON eller en del af faktureringsadressen, der mangler.

Trin 7: Download UPO

Vælg Download E-Invoicing UPO på fakturaen. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, den officielle modtagelseskvittering) er dit bevis for, at KSeF har modtaget fakturaen. KSeF-nummeret vises også på fakturaen, og når fakturaen er indsendt, er dens PDF det dokument, der ligger i KSeF.

Tip: Opbevar UPO’en sammen med dit regnskabsmateriale. Det er UPO’en og ikke selve fakturaen, der bekræfter den dato, KSeF modtog dokumentet.

Det har du nu

  • E-Invoicing auth status viser CONNECTED, og din første faktura har et KSeF-nummer og en UPO. Fremover sender du salgsfakturaer til KSeF direkte fra Flowtly Workspace.
  • Det virker også den anden vej: Fakturaer, der udstedes til din virksomhed, hentes fra KSeF til Incoming invoices, hvor de kan gå gennem jeres godkendelsesflow.
  • KSeF-forbindelsen hører til hele organisationen, så du sætter den op én gang, uanset hvor mange projekter I driver. Hentede fakturaer lander i Incoming invoices uden projekt. Du tildeler et projekt senere i fakturaens omkostningsfordeling, og én faktura kan fordeles på flere projekter, om nødvendigt linje for linje.

Læs mere