Ligar o KSeF ao Flowtly Workspace

Depois de ligar o KSeF, o Flowtly Workspace envia as suas faturas de venda para o Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas da Polónia (Krajowy System e-Faktur) e obtém as faturas que outras empresas lhe emitem. Este tutorial leva-o de um cartão E-Invoicing vazio até à sua primeira fatura com número KSeF e UPO, em cerca de dez minutos.

Porque é que o KSeF é importante agora

O KSeF é uma obrigação legal na Polónia, pelo que este tutorial se destina a organizações que faturam como sujeito passivo polaco.

  • Receber faturas através do KSeF é obrigatório para todos os sujeitos passivos desde 1 de fevereiro de 2026.
  • Emitir faturas no KSeF passou a ser obrigatório a 1 de fevereiro de 2026 para os sujeitos passivos cujas vendas em 2024 ultrapassaram 200 milhões de PLN, e a 1 de abril de 2026 para todos os restantes.

Os emitentes mais pequenos beneficiam de algumas exceções. Consulte as páginas do KSeF do Ministério das Finanças polaco, ou pergunte ao seu contabilista, para saber que regras se aplicam à sua empresa.

O Flowtly Workspace liga-se ao KSeF 2.0 e sempre ao ambiente de produção: a aplicação não tem modo de teste, pelo que cada fatura que envia é uma submissão real.

Antes de começar

  • No Flowtly Workspace: direitos de administrador, uma subscrição ativa que inclua faturação e os dados de faturação completos da sua empresa: NIP, nome de faturação, rua, código postal, localidade e país. Tenha também o seu REGON à mão.
  • No KSeF: uma forma de se autenticar em nome da sua empresa (assinatura qualificada, selo qualificado ou Perfil de Confiança, Profil Zaufany) e o direito de gerir permissões para esse NIP. Se o seu gabinete de contabilidade trata do KSeF por si, este é o momento de o contactar.

Passo 1: Complete os dados da sua empresa

Aceda a Settings → Finance & Business → Invoicing settings e, na secção Billing data, preencha o NIP, Billing name, Street line, o código postal, City e Country. Faça isto primeiro: sem os seis campos preenchidos, o interruptor da faturação eletrónica no passo 5 fica bloqueado. Introduza o seu REGON na mesma secção. Não bloqueia o interruptor, mas a verificação da fatura no passo 6 exige-o.

Dica: O campo E-Invoicing token não está desativado; simplesmente só aparece no cartão E-Invoicing depois de o NIP estar guardado. Se não o vê, volte a Billing data.

Dica: Pode introduzir o NIP com ou sem o prefixo PL. O Flowtly Workspace remove o prefixo antes de enviar o que quer que seja para o KSeF.

Passo 2: Gere um token na Aplicação do Contribuinte do KSeF

Inicie sessão em ap.ksef.mf.gov.pl no contexto da sua empresa (o respetivo NIP), com assinatura qualificada, selo qualificado ou Perfil de Confiança. No menu à esquerda, escolha Tokens → Generate token. Dê um nome ao token, por exemplo «Flowtly Workspace», e assinale três permissões: emissão de faturas, consulta de faturas e consulta de permissões.

Dica: As três permissões são obrigatórias. Só a emissão de faturas não chega: sem a consulta de faturas e a consulta de permissões, a ligação ao Flowtly Workspace não funciona. Se faltar alguma permissão, gere um novo token com as três.

Dica: Gere um token só para o Flowtly Workspace, em vez de reutilizar o do seu gabinete de contabilidade. Assim pode revogá-lo sem cortar o acesso a mais ninguém.

Dica: O KSeF mostra o token uma única vez. Copie-o e cole-o diretamente no Flowtly Workspace. Não o guarde num documento, numa conversa de chat nem numa captura de ecrã: com o token, qualquer pessoa pode emitir faturas em nome da sua empresa. Se tiver ido parar a algum sítio onde não devia estar, revogue-o em Tokens → Token list e gere um novo.

Passo 3: Cole o token no Flowtly Workspace e guarde

De volta ao Flowtly Workspace, na mesma página Invoicing settings, localize o cartão E-Invoicing, cole o token no campo E-Invoicing token e guarde. O Flowtly Workspace autentica-se no KSeF e guarda o token encriptado.

Dica: Só tem de fazer isto uma vez. Uma sessão do KSeF expira ao fim de algum tempo, mas o Flowtly Workspace renova-a a partir do token guardado, pelo que não precisa de o colar outra vez.

Passo 4: Verifique o estado da ligação

No mesmo cartão, E-Invoicing auth status deve indicar CONNECTED. Se, em vez disso, vir um erro, a mensagem vem do KSeF.

Dica: As três causas mais comuns são um token gerado para outro NIP, um token sem as permissões do passo 2 e um token que já foi revogado. Em qualquer dos casos, gere um novo token e repita o passo 3.

Dica: Se não conseguiu guardar no passo 3, verifique a sua subscrição: a faturação tem de estar ativa.

Passo 5: Ative a faturação eletrónica

Só agora pode ativar Enable E-Invoicing. O Flowtly Workspace só desbloqueia o interruptor quando o estado é CONNECTED e os dados da empresa do passo 1 estão completos.

Dica: Se o interruptor não responder apesar de o estado ser CONNECTED, volte ao passo 1 e verifique os seis campos. O país ou o código postal são os que mais vezes faltam, e basta um campo vazio para o bloquear.

Dica: O mesmo cartão tem a opção Hide contact details on e-invoices. Quando está ativa, o telefone do vendedor e o endereço de e-mail do comprador ficam de fora das faturas eletrónicas que o Flowtly Workspace gera, tanto no PDF como no KSeF. Os dados de contacto continuam guardados na ficha do cliente.

Passo 6: Comprove a ligação enviando uma fatura

Abra qualquer fatura emitida e escolha Validate and send via E-invoicing. Se faltar alguma coisa, o Flowtly Workspace indica exatamente o que tem de completar antes de gerar a fatura eletrónica. As lacunas habituais são o NIP do cliente ou o tipo de identificação fiscal, o país do cliente, ou uma data de emissão no futuro, que o KSeF rejeita.

Dica: Depois de enviada por faturação eletrónica, a fatura deixa de poder ser editada e o Flowtly Workspace não a elimina. Para a alterar, emita uma fatura de correção. Confirme os dados antes de enviar.

Dica: Se a verificação apontar para a sua empresa e não para o cliente, escolha Edit company details para ir para Invoicing settings. Normalmente falta o REGON ou parte do endereço de faturação.

Passo 7: Descarregue o UPO

Na fatura, escolha Download E-Invoicing UPO. O UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, a confirmação oficial de receção) é a sua prova de que o KSeF aceitou a fatura. O número KSeF também aparece na fatura e, depois de submetida, o respetivo PDF é o documento que fica no KSeF.

Dica: Guarde o UPO junto dos seus registos contabilísticos. É o UPO, e não a própria fatura, que confirma a data em que o KSeF recebeu o documento.

O que tem agora

  • E-Invoicing auth status indica CONNECTED e a sua primeira fatura tem número KSeF e UPO. A partir de agora, envia as faturas de venda para o KSeF diretamente a partir do Flowtly Workspace.
  • O sentido inverso também funciona: as faturas emitidas à sua empresa são obtidas do KSeF para Incoming invoices, onde podem seguir o seu fluxo de aprovação.
  • A ligação ao KSeF pertence a toda a organização, por isso configura-a uma vez, independentemente do número de projetos que tenha. As faturas obtidas chegam a Incoming invoices sem projeto; atribui-lhes um mais tarde na imputação de custos da fatura, e uma fatura pode ser repartida por vários projetos, linha a linha se for necessário.

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