Definições de faturação

"Invoicing settings", em "Settings" → "Finance & Business" → "Invoicing settings", define os valores predefinidos aplicados a cada fatura que a sua organização emite.

Dados de faturação

A secção "Billing data" contém o endereço do vendedor: o nome da empresa, o endereço e o número de identificação fiscal, apresentados aos seus clientes nas faturas que emite. São reutilizados em cada fatura, para não os introduzir de novo todas as vezes.

Isto é distinto do endereço de faturação da sua própria organização junto da Flowtly, que aparece nas faturas que a Flowtly lhe emite pela sua subscrição — veja Subscrição e faturação.

Numeração e condições

"Invoice name format" — o esquema de numeração usado nas novas faturas.

Envio

Quando as faturas são enviadas por e-mail, pode definir "Invoice Reply-To email", "Invoice send ccs name" e "Invoice send ccs email", para que respostas e cópias cheguem às pessoas certas.

Faturação eletrónica

A secção "E-Invoicing" configura o envio de faturas estruturadas (como o KSeF). Consulte Faturação eletrónica para a configuração completa.

Grupos de etiquetas de faturas

As etiquetas permitem classificar as faturas e as respetivas linhas segundo as suas próprias categorias — tipos de custo, centros de custo, registos de vendas. São configuradas em "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups", que apenas os administradores podem abrir. Cada grupo de etiquetas contém as etiquetas (valores) disponíveis para escolha, e cada etiqueta tem um nome, um rótulo curto, uma ordem e, opcionalmente, um responsável ("Owner") que aprova as faturas dessa categoria (ver Fluxo de aprovação de faturas).

Ordem dos grupos de etiquetas

Os grupos de etiquetas aparecem pela mesma ordem em todo o lado: nesta página, em cada seletor de etiquetas e no relatório de orçamento por grupo. Um administrador define essa ordem:

Clique em "Reorder groups". Os grupos ficam reduzidos a uma linha cada.
Arraste uma linha pela pega até ao novo lugar. No telemóvel, mantenha a pega premida e depois arraste. Com o teclado, coloque o foco na pega, prima Espaço, mova-a com as setas e prima Espaço novamente.
Clique em "Done" para voltar à lista completa.

Cada movimento é guardado assim que o larga. Se não puder ser guardado, os grupos voltam ao lugar anterior e uma mensagem informa disso.

Os grupos que ninguém reordenou mantêm-se por ordem alfabética, como antes.
Um grupo novo é adicionado no fim.
Todos veem a ordem; só os administradores a podem alterar.
A exportação para folha de cálculo lista os grupos pela mesma ordem.

Limitar uma etiqueta a faturas recebidas ou emitidas

Algumas etiquetas só fazem sentido de um lado: um registo de vendas pertence às faturas que emite, um tipo de custo de compra às faturas que recebe. Por isso, cada etiqueta tem a definição "Invoice direction":

"Both incoming and outgoing invoices" — a predefinição.
"Incoming (purchase) invoices only"
"Outgoing (sales) invoices only"

Os seletores de etiquetas passam a oferecer apenas as etiquetas adequadas à fatura em causa:

Nas faturas recebidas — incluindo as suas linhas e as tabelas de categorização — as etiquetas limitadas a faturas emitidas não são oferecidas.
Nas faturas de venda e nas suas linhas, as etiquetas limitadas a faturas recebidas não são oferecidas.
Ao escolher as etiquetas de fatura predefinidas de uma contraparte, uma etiqueta não é oferecida se não puder ser usada em nenhuma das faturas a que o seu grupo se aplica.

Algumas coisas ficam como estavam:

Nada muda até escolher. Todas as etiquetas existentes estão definidas como ambas, pelo que todos os seletores continuam a oferecê-las até alguém definir uma direção.
As etiquetas já atribuídas a uma fatura mantêm-se e continuam visíveis, mesmo que a direção definida depois já não as oferecesse nessa fatura. A definição só afeta o que pode ser escolhido de novo.
Os outros usos não são afetados. As etiquetas usadas em projetos, contratos, contrapartes ou transações bancárias ignoram a direção.

A definição só aparece nos grupos de etiquetas que se aplicam a faturas, ou a tudo. Um grupo usado apenas em projetos ou transações não a mostra.

Associar uma etiqueta a um projeto

Uma etiqueta pode indicar o projeto com que costuma andar, de modo que, ao classificar uma fatura recebida, escolher um dos dois preenche o outro. Abra uma etiqueta num grupo usado em faturas recebidas e escolha o projeto em "Linked project". Limpe o campo, ou escolha nenhum, para remover a associação. O campo não é mostrado nos grupos usados apenas em projetos, onde a associação não teria efeito.

Numa fatura recebida, a associação funciona nos dois sentidos:

Escolher a etiqueta preenche o projeto, desde que a fatura ainda não esteja atribuída a nenhum projeto. Uma fatura já repartida entre projetos fica como está, para que os montantes já definidos não sejam divididos de novo.
Escolher o projeto preenche a etiqueta, desde que exatamente uma etiqueta indique esse projeto e ainda nada esteja escolhido no grupo dessa etiqueta. Se duas etiquetas indicarem o mesmo projeto, escolhê-lo não preenche nenhuma, porque escolher uma seria adivinhar.

Em ambos os casos é uma sugestão, não uma regra: o que é preenchido pode ser alterado ou removido como qualquer coisa que tenha escolhido, e nenhuma combinação de etiqueta e projeto é recusada.

Atribuir um código contabilístico a uma etiqueta

Uma etiqueta pode ter a conta contabilística em que lança, tal como o seu contabilista a designa. Abra a etiqueta e preencha "Accounting code", por baixo da descrição. O código é texto livre até 64 carateres, pelo que letras polacas, pontos, hífenes e carateres de sublinhado são todos permitidos, e várias etiquetas podem partilhar o mesmo código. Deixe o campo vazio se a etiqueta não tiver conta própria.

Na lista de etiquetas, uma etiqueta com código mostra-o por baixo do seu nome como "Account": seguido do código; passe o cursor sobre ele para ver o código completo quando for demasiado longo para caber.

O código é relevante para a exportação para o Comarch Optima: quando uma etiqueta tem código, o ficheiro leva o código em vez do nome da etiqueta, e uma etiqueta sem código é exportada com o seu nome. Consulte Exportações de contabilidade.

Exportar e importar etiquetas como folha de cálculo

Para editar muitas etiquetas de uma vez, clique em "Export" na página dos grupos de etiquetas de faturas. Transfere um ficheiro .csv com todos os grupos de etiquetas de faturas e as respetivas etiquetas, que abre no Excel. Cada linha é uma etiqueta, e um grupo sem etiquetas tem uma linha própria. As colunas são:

id: o identificador da etiqueta. Não o altere.
group: o grupo de etiquetas.
tag: o nome da etiqueta.
label: o rótulo curto. Se o deixar vazio numa etiqueta nova, é criado a partir do nome.
order: a ordem. Os números mais baixos aparecem primeiro.
description: opcional.
direction: incoming, outgoing ou both.

Edite o ficheiro, guarde-o como .csv ou .xlsx e depois clique em "Import" e escolha-o. Ainda nada é guardado: o Flowtly mostra primeiro o que o ficheiro faria, com os grupos novos, as etiquetas novas e as etiquetas alteradas. Se uma linha tiver um problema, como um rótulo com mais de 32 caracteres ou uma direção desconhecida, é listada com o número da linha e nada pode ser aplicado até o ficheiro ser corrigido. Clique em "Apply changes" para guardar.

Uma importação nunca elimina nada. Uma etiqueta que não esteja no ficheiro fica como está. As etiquetas eliminam-se na própria página.
Mudar o nome ou mover uma etiqueta funciona através do id: altere o nome ou o grupo na linha dessa etiqueta.
Copiar as etiquetas para outra organização: importe lá o mesmo ficheiro. Os identificadores não são reconhecidos na outra organização, por isso as linhas são associadas pelo nome do grupo e da etiqueta, e o que faltar é criado.
Só são exportados e importados os grupos de etiquetas de faturas. Os responsáveis das etiquetas não estão no ficheiro e não mudam.

Exemplos de utilização

Colocar a equipa de contabilidade em cópia em cada e-mail de fatura.
Limitar as etiquetas de um grupo de registos de vendas às faturas emitidas, para que deixem de aparecer ao classificar uma fatura de fornecedor.
Associar cada etiqueta de centro de custo ao respetivo projeto, para que uma fatura de fornecedor classificada com a etiqueta chegue ao projeto certo sem uma segunda escolha.