Trabalhar com várias organizações

A sua conta Flowtly pode pertencer a várias organizações. É útil para gerir empresas distintas, contas de cliente ou unidades de negócio separadas a partir de um único acesso. Cada organização mantém os seus próprios dados, membros e definições, completamente separados das restantes.

Alternar entre organizações

A organização em que está a trabalhar aparece no menu da conta. Para mudar, abra esse menu e escolha a organização pretendida na lista daquelas a que a sua conta pertence. O Flowtly recarrega e mostra apenas os projetos, as finanças e as pessoas da organização selecionada. Dados, definições e acessos não passam de uma organização para outra.

Trabalhar numa organização requer um perfil de colaborador nessa organização, além da adesão. Se selecionar uma organização onde não tem perfil de colaborador, o Flowtly informa-o disso e não a abre: muda-o para a sua outra organização ou pede-lhe que escolha outra e, quando é a sua única organização, pede-lhe que contacte o administrador dessa organização. Depois de o administrador adicionar o seu perfil, pode selecionar novamente a organização.

Uma ligação num e-mail de aprovação de fatura indica a organização a que a fatura pertence. Se a abrir enquanto trabalha noutra organização, o Flowtly muda-o para a indicada e abre aí a página ligada, para que a fatura e a respetiva notificação estejam onde as espera. Só muda para uma organização a que pertence e na qual pode trabalhar. Caso contrário, permanece onde está.

Encontrar uma organização numa lista longa

A lista completa das suas organizações abre na página de seleção de organização. Quando algumas das suas organizações pertencem ao mesmo grupo holding, a lista agrupa-as por ordem alfabética sob o nome do grupo e coloca as restantes em "Other organizations". Em cada grupo indica-se quantas organizações abrange. Os grupos holding são configurados pela Flowtly a pedido; um grupo apenas organiza a lista e não concede por si qualquer acesso.

Em cada organização aparece o seu número de identificação fiscal (NIP), quando está registado, ao lado do seu perfil, o que distingue empresas cujos nomes diferem apenas num sufixo. Assim que a lista é suficientemente longa para mostrar um campo de pesquisa, pode pesquisar por nome ou por NIP, com ou sem hífenes e espaços.

O painel de organizações no computador

Num ecrã largo, "Change organization" no menu da conta abre um painel ao lado deste; selecionar a entrada de novo fecha o painel. O painel tem uma largura fixa e desloca-se dentro de si mesmo, pelo que uma lista longa não alarga o menu. Ao fechar o painel, o menu da conta permanece aberto por trás.

Cada linha mostra o avatar e o nome da organização e, sob o nome, uma segunda linha com o seu número de identificação fiscal, o seu perfil nela e, para uma organização em período de avaliação, quantos dias de avaliação faltam. As partes que não têm nada a mostrar são omitidas, pelo que uma organização sem NIP registado mostra apenas o perfil. Um nome longo passa para uma segunda linha em vez de ser cortado, porque o que distingue duas empresas relacionadas está normalmente no fim do nome. A organização em que está a trabalhar tem uma marca de verificação, e um selo "Admin" assinala as organizações onde tem esse perfil.

O painel enumera as organizações por ordem alfabética e agrupa-as por grupo holding com as mesmas regras da lista completa. Se nenhuma das suas organizações pertencer a um grupo holding, o painel é uma única lista simples sem cabeçalhos.

Com mais de seis organizações entre as quais alternar, o painel oferece também um campo de pesquisa e uma legenda breve que nomeia a marca de verificação, o ícone de grupo e o selo de perfil; uma lista mais curta não necessita de nenhum dos dois e não os recebe. A pesquisa corresponde ao nome ou ao NIP, com ou sem hífenes e espaços, e quando nada corresponde o painel di-lo em vez de mostrar uma lista vazia.

"Add organization", no fundo do painel, cria uma nova. Não é oferecida numa sessão de demonstração.

Utilizar o painel com o teclado

O painel abre com o foco no campo de pesquisa quando existe um, e na organização em que está a trabalhar quando não existe.

• Seta para baixo e seta para cima deslocam-se entre organizações, e seta para cima a partir da primeira organização regressa ao campo de pesquisa.
• Home e End saltam para a primeira e a última organização.
• Enter muda para a organização que tem o foco.
• Escape limpa o texto de pesquisa quando existe algum, e fecha o painel quando não existe.

Os cabeçalhos de grupo são etiquetas e não paragens, pelo que o percurso da lista passa por eles.

Juntar-se a outra organização ou criar uma

Pode tanto juntar-se como criar:

• Juntar-se a uma organização existente: aceite um convite para a sua conta enviado por uma organização existente: abra "Choose organization", onde os convites aguardam em "Pending invitations", e clique em "Accept". Ao entrar, recebe um perfil nessa organização.
• Criar uma nova organização: crie-a a partir do menu das organizações para montar uma área de trabalho nova e separada. Tal como no registo, um endereço de e-mail temporário ou descartável não pode ser utilizado para criar uma organização; o Flowtly pede, em vez disso, um endereço permanente.

Perfis e acessos definem-se por organização

O seu perfil e as permissões associadas são definidos separadamente em cada organização a que a sua conta pertence. Pode, por exemplo, ter o perfil "Admin" numa e "Member" noutra. O seu acesso e as suas possibilidades no Flowtly mudam em conformidade quando alterna.

Exemplos de utilização

• Um consultor mantém uma organização separada para cada cliente e alterna entre elas à medida que o dia de trabalho passa de um projeto para o seguinte.
• Um proprietário gere duas empresas com um único acesso, mudando de organização para faturar e reportar cada uma em separado.
• Um novo membro da equipa é convidado para uma organização existente e passa para ela quando a integração noutro sítio termina.