E-fakturering

Modulet E-fakturering i Flowtly giver organisationer mulighed for at sende og modtage elektroniske fakturaer i overensstemmelse med lovgivningsmæssige krav. Det integrerer med det polske nationale e-faktureringssystem (KSeF) for at automatisere udvekslingen af strukturerede fakturadata mellem din organisation og dens modparter.

Udgående fakturaer oprettet i Flowtly kan automatisk konverteres til det påkrævede XML-format og indsendes til KSeF. Modulet sporer indsendelsestatus, gemmer bekræftelsesnumre og markerer eventuelle valideringsfejl, så problemer kan løses, inden de påvirker compliancefrister.

E-fakturering har ingen selvstændig side. E-faktureringshandlingerne for en faktura åbnes i et panel fra den pågældende faktura, og organisationens samlede opsætning af e-fakturering findes under Organisationsindstillinger på siden Invoicing settings.

Synkronisering af indgående fakturaer henter fakturaer udstedt til din organisation fra KSeF direkte ind i Flowtly. Modtagne fakturaer matches mod eksisterende leverandørregistreringer og kan sendes gennem godkendelsesworkflows, hvilket reducerer manuel datainput og risikoen for behandlingsfejl.

Autorisering af en rumænsk virksomhed hos ANAF. En rumænsk virksomhed, hvis udbyder under "Romanian e-invoicing" i organisationens faktureringsindstillinger er ANAF, skal autorisere Flowtly hos ANAF, før Flowtly kan nå ANAF på virksomhedens vegne. Hver gemt virksomhed med den udbyder viser sin autorisationsstatus og en knap "Authorize with ANAF". Knappen åbner ANAF's autorisationsside i en ny browserfane (hvis browseren blokerer den nye fane, åbnes siden i den aktuelle). Godkend adgangen dér, luk fanen, og vend tilbage til Flowtly: Statussen opdateres, når du vender tilbage. Statussen lyder:

• "Not authorized with ANAF": virksomheden er endnu ikke autoriseret.
• "Authorization started, not yet approved at ANAF": ANAF-siden blev åbnet, men adgangen er endnu ikke godkendt dér.
• Autoriseret til en dato: virksomheden er autoriseret, og datoen er, hvornår autorisationen udløber.
• Udløber en dato**, autoriser igen**: autorisationen er ved at udløbe. Autoriser igen inden den dato.
• "Needs re-authorization": autorisationen er udløbet. Autoriser igen.

En virksomhed, hvis fakturaer indberettes af en anden rumænsk udbyder, viser en linje om, at den udbyder indberetter dens fakturaer, så den ikke behøver ANAF-autorisation, og har ingen knap. En virksomhed, du lige har tilføjet eller ændret, viser sin autorisationslinje, når listen er gemt. Kan statussen ikke læses, fortæller en meddelelse på kortet det; prøv igen om nogle minutter. Kan autorisationssiden ikke åbnes, vises en meddelelse på den virksomheds række. I begge tilfælde kan virksomhederne stadig redigeres.

Leverandørfakturaer fra ANAF for en rumænsk virksomhed. En rumænsk virksomhed, hvis udbyder under "Romanian e-invoicing" i organisationens faktureringsindstillinger er ANAF, modtager sine leverandørfakturaer fra ANAF (RO e-Factura) i stedet for fra KSeF. Flowtly henter dem efter en tidsplan, og siden med indgående fakturaer tilbyder desuden Synkroniser leverandørfakturaer fra ANAF, én knap pr. sådan virksomhed, til brugere, der administrerer fakturaer. Virksomheder, der indberetter via en anden rumænsk udbyder, har ikke den knap, og en organisation uden rumænsk virksomhed ser siden uændret.

En synkronisering kører for én virksomhed ad gangen og kan tage nogle minutter; mens den kører, er synkroniseringsknapperne utilgængelige. Når den er færdig, viser knappens virksomhed tidspunktet for den synkronisering og det, den fandt: hvor mange fakturaer der blev fundet, hvor mange der var nye, hvor mange der blev sendt til Flowtly, hvor mange der blev sprunget over, og hvor mange der mislykkedes. Når siden åbnes, viser hver sådan virksomhed også, hvornår den sidst blev synkroniseret (Sidst synkroniseret med dato og klokkeslæt), eller "Never synced", hvis den endnu ikke er blevet synkroniseret; efter en synkronisering fra knappen vises i stedet tidspunktet for den synkronisering. Tidspunktet for seneste synkronisering ved åbning af siden vises kun for administratorer: andre brugere ser intet tidspunkt, før de kører en synkronisering, og ingen fejl. Når en kørsel ikke kunne indlæse alle fakturaer, fremgår det af resultatet, og resten hentes automatisk. Hver virksomhed beholder sit eget resultat, mens en anden virksomhed synkroniseres.

En synkronisering kan blive afvist, og resultatet angiver så årsagen i én sætning:

• Virksomheden er ikke autoriseret hos ANAF, eller dens autorisation er udløbet. Autoriser den hos ANAF under "Romanian e-invoicing" i organisationens faktureringsindstillinger, og synkroniser derefter igen.
• En synkronisering for virksomheden kører allerede. Vent, til den er færdig, og prøv derefter igen.
• Synkroniseringen blev ikke gennemført. Den forsøges automatisk igen, og du kan også prøve igen om nogle minutter.

En leverandørfaktura fra ANAF, der allerede findes i Flowtly. Når ANAF leverer en faktura, som du allerede havde registreret i Flowtly, før dens dokument ankom, for eksempel fra en importeret liste over tidligere fakturaer, bliver dokumentet knyttet til den faktura, og den bliver til en e-faktura i stedet for, at der oprettes en anden kopi. Det, der er registreret på den, forbliver, som det var: leverandør, fakturanummer, beløb, kategorier og betalingsmatch. Flowtly leder først efter en faktura fra samme leverandør med samme fakturanummer. Fordi det nummer, der er registreret i hånden, ofte afviger fra det, ANAF angiver (ANAF kan tilføje leverandørens seriebogstaver og foranstillede nuller, så "531916" fremstår som "FAR0 531916"), leder den derefter efter den ene faktura fra samme leverandør, med fakturaens udstedelsesdato, med samme nettobeløb eller samme bruttobeløb. Hvis flere fakturaer passer, afgør nummeret uden seriebogstaver og foranstillede nuller, hvilken det er. En faktura, der allerede har sit eget e-fakturadokument, bruges aldrig. Hvis flere fakturaer stadig passer, bliver ANAF-dokumentet ikke knyttet til nogen af dem, fordi de kan være separate, rigtige fakturaer: angiv det rigtige fakturanummer på den, dokumentet hører til, og det bliver knyttet ved næste synkronisering. Hvis ingen registreret faktura passer, ankommer dokumentet som en ny faktura.

Afsendelse af en rumænsk virksomheds fakturaer til ANAF. For en rumænsk virksomhed, hvis udbyder under "Romanian e-invoicing" er ANAF, indberetter afsendelse af en faktura den til ANAF (RO e-Factura) i stedet for til KSeF, og de polske indstillinger for e-fakturering gælder ikke for den. Virksomheden skal først være autoriseret hos ANAF. Før noget sendes, kontrollerer Flowtly fakturaen og afviser, når noget mangler, med en meddelelse, der angiver, hvad der skal rettes, og sender intet:

• Fakturaen er nummereret i virksomhedens serie, er i RON, har mindst én række, og hver række har 21 % eller 11 % moms.
• Dens lagrede bruttototal stemmer inden for 0,01 med det total, ANAF beregner ud fra rækkerne med moms afrundet pr. sats.
• Kunden har et virksomheds-skatte-id (CUI) med RO-præfiks og en adresse med en gade. Byen skrives som "<by>, judet <amt>" eller "Bucuresti, Sector <n>" i Bukarest, fordi ANAF kræver amtet og for Bukarest sektoren.
• Virksomhedens faktureringsnavn, gade og by i organisationens indstillinger er udfyldt, og byen er skrevet på samme måde.

En faktura til en privatperson, hvis skatte-id er et personnummer (CNP), sendes ikke. Korrektioner kan ikke sendes til ANAF fra Flowtly. Når ANAF har behandlet fakturaen, registrerer Flowtly, om den blev accepteret eller afvist, sammen med ANAF's meddelelser.

Fakturanumre i en rumænsk serie. For en sådan virksomhed nummererer Flowtly fakturaer i virksomhedens serie, for eksempel FSPA-0716, og fortsætter fra det højeste nummer, der allerede er brugt. Nummeret gives, når fakturaen oprettes, så serien kan have huller: en kladde, der slettes, efterlader sit nummer ubrugt, og det nummer gives aldrig til en anden faktura, fordi en slettet faktura måske allerede er på vej til ANAF. Hvis en anden faktura, også en slettet, har samme nummer, sendes fakturaen ikke, før den har fået et nyt nummer.

En faktura, der er afleveret til ANAF, kan ikke slettes. Når en faktura er afleveret til ANAF, afviser Flowtly at slette den, også mens den stadig venter i køen: ANAF modtager den, uanset om den slettes i Flowtly. Der ændres ikke noget, når sletningen afvises. Kun en faktura, som ANAF har afvist, kan stadig slettes.

Fakturakorrektioner understøttes fuldt ud, herunder både korrigerende fakturaer og korrektionsnoter. Modulet opretholder et klart revisionsrevisionsspor, der forbinder originale fakturaer med deres korrektioner, og sikrer, at dine registreringer til enhver tid forbliver præcise og revisionklare.

En indsendt faktura kan ikke slettes. Når en faktura er afleveret til KSeF, uanset om den stadig behandles, eller om den er sendt eller accepteret, afviser Flowtly at slette den. Myndigheden har måske allerede fakturaen, og en sletning ville gøre, at dine registreringer ikke stemmer overens med det, der er indberettet. Der ændres ikke noget, når sletningen afvises. Hvis du vil ændre en sådan faktura, skal du udstede en korrigerende faktura. En faktura, der stadig venter i køen på at blive indsendt, og en faktura, som KSeF har afvist, kan stadig slettes. En faktura, der er afleveret til ANAF, følger en strengere regel, beskrevet ovenfor.

Fakturaer til forbrugere. En faktura til en polsk køber uden NIP, for eksempel en privatperson, indsendes til KSeF med køberen markeret som uden skatteidentifikator, så myndigheden accepterer den som en faktura til en forbruger. En køber, hvis identifikatortype er NIP, men hvis NIP er tomt eller ikke indeholder cifre, behandles ikke som forbruger: fakturaen afvises i stedet for at blive indsendt, så en erhvervsfaktura aldrig når KSeF uden købers NIP. Angiv købers NIP på kunden, eller fjern identifikatoren, hvis køberen er en privatperson, og indsend igen.

Købers oplysninger på en allerede udstedt faktura. En udstedt faktura beholder de købsoplysninger, den blev udstedt med, så en senere redigering af kunden ændrer den ikke. Når KSeF ikke kan modtage en sådan faktura på grund af disse oplysninger (manglende eller ugyldigt NIP, manglende identifikatortype, manglende gade, by eller postnummer, eller et land, der ikke er en tobogstavskode), angiver meddelelsen i forhåndsvisningen den udvej, der virker for den faktura:

• "Undo mark as sent", ret kunden og send derefter fakturaen til KSeF, for en faktura, der kun er registreret som sendt.
• "Issue correction", for en faktura, der allerede har et KSeF-nummer.
• Ingen af dem, for en faktura, der er sendt med e-mail og aldrig indleveret: redigering af kunden ændrer den ikke, og en korrektion kan ikke sendes til KSeF, fordi fakturaen ikke har et KSeF-nummer.

I disse tilfælde tilbyder forhåndsvisningen ikke "Edit client", fordi redigering af kunden ikke ville rette fakturaen. Den tilbydes, så længe mindst én af afvisningerne stadig kan rettes på kunden.

Betalingsbetingelser. Når en faktura angiver en betalingsmetode, men ingen forfaldsdato, indeholder det indsendte dokument betalingsmetoden og udelader afsnittet om betalingsfrist i stedet for at sende en tom forfaldsdato, som KSeF ville afvise. Tilføj en forfaldsdato til fakturaen, hvis du vil have en betalingsfrist med i det indsendte dokument.

Når en modtaget faktura gennemgås, accepterer felterne for netto- og bruttobeløb negative værdier, så en korrigerende faktura, der reducerer eller ophæver den oprindelige opkrævning, kan indtastes præcis som den blev udstedt. Et negativt nettobeløb sammen med et tilsvarende negativt bruttobeløb accepteres som gyldigt og markeres ikke som en fejl. Import af en korrektion, der allerede er indsendt til KSeF. Dokumenter, som din organisation har indsendt til KSeF, kan importeres til Flowtly, og det er sådan registreringer indhentes, når fakturaer er indsendt uden for Flowtly. En korrektion importeres som en korrektion og forbindes med den faktura, den korrigerer, så originalens totaler opdateres i stedet for at forblive urørte. Den forbindelse er påkrævet: hvis den korrigerede faktura endnu ikke findes i Flowtly, rapporteres korrektionen som sprunget over sammen med årsagen i stedet for at blive oprettet som et selvstændigt dokument, der ikke ville korrigere noget — importér originalen først, og kør derefter importen igen. En korrektion, der angiver mængden nul på en linje, hvilket er måden en ren pris- eller værdikorrektion udstedes på, importeres normalt.

Sådan ankommer en importeret faktura. En faktura, der importeres fra KSeF, ankommer som udstedt og afventer levering, ikke som en kladde — den er allerede indsendt til myndigheden, så dens indhold kan ikke længere ændres. Flowtly kan ikke se, om den også er sendt til kunden, så der rykkes ikke for betaling, før du registrerer den som sendt. Det samme gælder, når importen finder en faktura, du har oprettet som kladde i Flowtly, og som allerede er indsendt til KSeF.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Indsend udgående salgsfakturaer til KSeF automatisk ved godkendelse i Flowtly.
• Synkroniser indgående indkøbsfakturaer fra KSeF og send dem til intern godkendelse.
• Autoriser en rumænsk virksomhed hos ANAF, og se, hvornår autorisationen udløber.
• Hent en rumænsk virksomheds leverandørfakturaer fra ANAF efter behov, og kontroller, hvor mange der er kommet.
• Modtag ANAF-dokumentet til en faktura, der allerede er indtastet i hånden, uden at oprette en dublet.
• Send en rumænsk virksomheds faktura til ANAF, og ret først den kundeadresse eller det skatte-id, som afvisningen nævner.
• Generer og indsend korrigerende fakturaer, når faktureringsfejl identificeres.
• Overvåg statussen for alle indsendte fakturaer og løs XML-valideringsfejl hurtigt.
• Oprethold et komplet revisionsrevisionsspor over alle elektroniske fakturaudvekslinger til regeloverholdelse.