Завантаження файлів електронних рахунків за місяць

Редакція Flowtly4 хвОновлено

Бухгалтерське програмне забезпечення, яке імпортує електронні рахунки, зазвичай потребує структурованого XML-файлу кожного рахунку, а не його PDF. Кнопка Завантажити XML e-Factura (місяць) у списку рахунків збирає XML електронних рахунків усіх рахунків, виставлених за один місяць, за потреби обмежених однією серією рахунків, і зберігає їх як один ZIP-архів.

Вона охоплює рахунки, надіслані через електронне виставлення рахунків, незалежно від того, подано їх до ANAF (RO e-Factura) чи до KSeF. Кожен файл — це XML, збережений для подання цього рахунку в електронному виставленні рахунків.

Перш ніж почати

  • Вам потрібна роль, яка відкриває список рахунків: перегляд рахунків або керування рахунками. Користувач із роллю перегляду бачить цю кнопку, хоча решта дій списку зарезервовані за тими, хто керує.
  • Кнопка з'являється, коли в налаштуваннях виставлення рахунків організації увімкнено Увімкнути електронне виставлення рахунків, або коли власна компанія організації подає рахунки до ANAF, тобто румунська компанія, у якої провайдер у розділі Румунське е-фактурування — ANAF. В іншому разі вона не відображається.
  • XML-файли рахунків, надісланих до KSeF, можна отримати лише тоді, коли організацію підключено до KSeF. Якщо місяць містить такі рахунки, а електронне виставлення рахунків вимкнено або не підключено, завантаження відхиляється з повідомленням, чого саме бракує. Рахунки, подані до ANAF, підключення до KSeF не потребують.

Завантаження файлів

  1. Виберіть Рахунки в головному меню.
  2. Натисніть Завантажити XML e-Factura (місяць) угорі списку.
  3. Виберіть Місяць. Список починається з поточного місяця й сягає 24 місяці назад.
  4. За потреби заповніть Серія (необов'язково), щоб узяти лише рахунки однієї серії (див. нижче).
  5. Натисніть Завантажити.

Браузер зберігає архів як e-invoicing-xml-2026-10.zip, а якщо вказано серію — як e-invoicing-xml-2026-10-FSPA.zip. Кожен XML отримується в момент натискання, тому завантаження завантаженого місяця триває трохи довше.

Які рахунки включено

  • Місяць — це місяць продажу. Рахунок належить до місяця, на який припадає його дата продажу, тобто та сама дата, що й у бухгалтерському експорті, а не дата виставлення.
  • Лише виставлені рахунки. Чернетки не враховуються.
  • Серія — це початок номера рахунку. Номер має складатися із серії та цифр, з дефісом або без нього: серія FSPA охоплює FSPA-0001 і FSPA0001, у верхньому чи нижньому регістрі. Серія, що закінчується цифрою, потребує дефіса: FS1 охоплює FS1-0005, але не FS10005. Номер іншого вигляду, наприклад FV/2026/11/1, не належить до жодної серії.

Що містить архів

  • Один XML-файл на рахунок, названий за номером рахунку, наприклад FSPA-0001.xml. Символи, окрім літер, цифр, крапок, дефісів і підкреслень, замінюються підкресленнями. Рахунок без номера або такий, номер якого повторив би назву файлу, що вже є в архіві, отримує натомість технічну назву, яка починається з invoice-.
  • skipped.txt, якщо деякі рахунки місяця не вдалося включити. У ньому названо кожен із них і причину:
    • not issued, filing і статус подання: у рахунку є подання в електронному виставленні рахунків, але його не виставлено, наприклад, бо подання ще очікує;
    • no e-invoicing document: рахунок ніколи не надсилався через електронне виставлення рахунків, тож XML для видачі немає;
    • XML not available (fetch failed): XML не вдалося отримати в той момент, наприклад подання до ANAF, яке ще не готове. Повторне завантаження місяця пізніше підхопить його, щойно воно стане доступним.

Рахунок, указаний у skipped.txt, не зупиняє інші: кожен XML, який вдалося отримати, є в архіві.

Коли завантаження відхилено

Flowtly показує причину й залишає діалог відкритим, щоб можна було змінити місяць або серію та спробувати знову.

  • Понад 150 рахунків. Одне завантаження обслуговує до 150 рахунків, що мають XML. Якщо їх більше, у повідомленні вказано кількість за місяць і запропоновано звузити вибір за серією. Завантажуйте місяць серія за серією; одне завантаження не може перевищувати 150.
  • Нічого завантажувати. Якщо жоден рахунок місяця або серії не має XML, архів не створюється. Повідомлення говорить про це й перелічує пропущені рахунки з їхніми причинами. Якщо XML у рахунків є, але жодного не вдалося отримати в той момент, повідомлення перелічує їх так само; спробуйте пізніше.
  • Електронне виставлення рахунків вимкнено або не підключено. Рахунки, надіслані до KSeF, потребують увімкненого Увімкнути електронне виставлення рахунків і робочого підключення до KSeF; повідомлення вказує, чого бракує.

Приклади використання

  • Файли наприкінці місяця для бухгалтера: виберіть минулий місяць і надішліть архів бухгалтеру, чиє програмне забезпечення імпортує XML електронних рахунків.
  • Місяць із понад 150 рахунками: завантажуйте його серія за серією, по одному архіву на серію.
  • Пошук рахунків, які так і не потрапили до електронного виставлення рахунків: прочитайте skipped.txt, щоб побачити, які рахунки місяця не мають XML і чому.
  • Підготовка лише для перегляду: користувач із роллю перегляду рахунків готує файли місяця без прав керування.

Пов’язані терміни