Exportar PDFs de Faturas de um Período

No fim de um mês ou de um trimestre, o seu contabilista costuma pedir sempre o mesmo: todas as faturas que emitiu nesse período, em PDF. O Flowtly pode reuni-las num único arquivo ZIP, para que não tenha de abrir e transferir as faturas uma a uma.

Duas formas de obter os PDFs das suas faturas

Escolher as faturas manualmente. Em Accountancy → Invoices, selecione as faturas que pretende e escolha Download selected PDFs. O Flowtly devolve um ZIP com um PDF por cada fatura selecionada. É a ferramenta certa quando quer um punhado específico de documentos.

Pedir ao seu assistente de IA um período inteiro. Se ligou o Flowtly a um assistente de IA (como o Claude ou o ChatGPT) através do conector do Flowtly, pode simplesmente pedir:

"Give me all our invoices for June."

O assistente prepara a exportação e devolve-lhe uma ligação de transferência. É o caminho mais fácil quando quer um mês inteiro, e é a única forma de exportar um período sem selecionar cada fatura por si próprio.

O que entra na exportação

• Apenas as faturas que realmente emitiu. Uma fatura conta como emitida quando foi enviada ao cliente ou aceite através da faturação eletrónica KSeF. Os rascunhos e as faturas não enviadas nunca são incluídos: não são documentos que coloca em circulação, e o seu contabilista não deve recebê-los.
• As faturas de correção são incluídas. Uma correção é um documento legal próprio, que pertence ao período em que foi emitida.
• O período baseia-se na data da venda, e não na data de emissão. É a mesma data que as outras exportações de contabilidade do Flowtly usam, pelo que a exportação de PDF de um mês e a exportação CSV de um mês descrevem sempre o mesmo conjunto de faturas.

Quanto tempo demora, e a ligação de transferência

O Flowtly converte cada fatura num PDF, por isso um período grande demora um pouco: pense em alguns minutos para um mês normal, e não numa resposta instantânea. O trabalho decorre em segundo plano: o seu assistente dir-lhe-á que colocou a exportação em fila e, depois, avisá-lo-á quando o arquivo estiver pronto.

A ligação de transferência é válida durante uma hora. Depois disso deixa de funcionar e terá de pedir a exportação novamente. É deliberado: a ligação funciona sem iniciar sessão, pelo que qualquer pessoa que a tenha pode abrir o arquivo. Trate-a como as próprias faturas: não a reencaminhe a pessoas que não devem ver a sua faturação.

Limites

Uma única exportação abrange até 200 faturas. Se o seu período tiver mais do que isso, o Flowtly indicará o número exato e pedir-lhe-á que reduza o intervalo; exportar um mês de cada vez é a resposta habitual.

Se um período não tiver nenhuma fatura emitida, receberá uma mensagem clara a dizê-lo em vez de um arquivo vazio. Se esperava que houvesse faturas, o motivo mais comum é que ainda são rascunhos.

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