Questões de contabilidade

As questões de contabilidade permitem que o contabilista da sua organização e os membros da equipa comuniquem diretamente sobre transações bancárias e faturas de custo específicas dentro do Flowtly. A funcionalidade dispensa cadeias de e-mail ou portais externos, porque cada questão fica associada ao registo financeiro em causa, mantendo todo o contexto necessário à mão.

Conceitos principais

• Questão: um fio de discussão próprio, ligado a uma única transação bancária ou fatura de custo. Cada questão tem um estado, que pode ser "Open", "Answered" ou "Resolved".
• Caixa de questões: o local central onde se gerem todas as questões de contabilidade da organização. Acede-se por "Finance & Business" → "Accountancy" → "Questions".
• Acesso: os utilizadores com permissões de contabilidade podem colocar novas questões e responder nos fios existentes.

Colocar uma questão

Pode iniciar uma nova questão de contabilidade de duas formas:

• A partir de um registo: vá a uma fatura de custo ou transação bancária e inicie a questão diretamente na sua vista.
• A partir da caixa de questões: clique em "New question" na caixa. Use a pesquisa para localizar a fatura de custo ou a transação bancária, escreva a questão e envie.

Responder e resolver

Para gerir as questões existentes:

• Abra um fio a partir da caixa de questões para ver os detalhes e responder. Cada fio dá um link direto para a fatura de custo ou transação bancária subjacente.
• Marque um fio como "Resolved" quando o assunto estiver tratado. Se for preciso discutir mais, pode escolher "Reopen" no fio a qualquer momento.

Notificações

O Flowtly mantém as partes interessadas informadas da atividade nas questões através de notificações na aplicação, push e e-mail:

• Quando o contabilista coloca uma nova questão, os administradores e os gestores de contabilidade são notificados.
• Quando um membro da equipa responde ou resolve uma questão, o contabilista que a colocou é notificado.

As notificações por e-mail seguem as preferências individuais de cada utilizador na categoria Contabilidade.

Exemplos de utilização

• Um contabilista precisa de esclarecimento sobre a finalidade de uma transação bancária específica.
• Um membro da equipa tem de dar detalhes adicionais sobre uma fatura de custo ambígua submetida para aprovação.
• Resolver uma discrepância detetada pelo contabilista na forma como uma despesa foi categorizada.