Plan de etichete pentru început

O echipă care începe să încadreze facturile fără o listă de etichete agreată ajunge curând să aibă trei nume pentru același lucru. Această pagină oferă unei firme de servicii, într-un singur tabel, un prim set gata făcut de grupuri de etichete și etichete, astfel încât toată lumea să pornească de la aceeași bază. Redenumește etichetele ca să se potrivească afacerii tale și renunță la rândurile de care nu ai nevoie. De ce sunt grupurile împărțite astfel este explicat în Alegerea etichetelor pentru bugetare.

Trei reguli de agreat mai întâi

• Fiecare factură primește cel puțin o etichetă. Creează câte o categorie de etichetare pentru fiecare grup de etichete în Categorii de etichetare și activează Obligatoriu pentru Tip de cost. O factură cu un câmp obligatoriu gol este marcată ca incompletă, ceea ce nu blochează niciodată salvarea, așa că nimeni nu este oprit să lase o factură deoparte înainte de a fi încadrată. O categorie de etichetare este un câmp al facturilor de cost, așa că marchează doar acele facturi. O factură de vânzare se verifică prin rândul Fără etichetă din detalierea Clienți.
• O etichetă de proiect se leagă o singură dată de proiectul ei. Când creezi eticheta, setează Proiect asociat pe ea. De atunci, pe o factură de achiziție, alegerea proiectului completează eticheta, iar alegerea etichetei completează proiectul, așa că nimeni nu trebuie să țină minte ce merge cu ce. Păstrează o etichetă pe proiect: dacă două etichete numesc același proiect, alegerea acelui proiect nu completează niciuna.
• Categoriile contabilului tău intră ca al doilea grup. Cere contabilului tău lista categoriilor de cost după care înregistrează și creeaz-o ca grup separat de etichete lângă Tip de cost. Detalierea ta și cea a contabilului rămân astfel separate, iar un document se numără integral în fiecare. Dacă exporți către contabil, completează Cont contabil pe fiecare dintre aceste etichete.

Planul

Grup de etichete	Etichetă	Ce intră în ea	Exemplu de factură	Proiect sau buget
Tip de cost	Comisioane bancare	Comisioane de cont, comisioane de card și taxe de transfer	Comisionul lunar de cont al băncii, adesea o plată fără factură	Doar detaliere
Tip de cost	Birou	Chirie, utilități, curățenie și consumabile de birou	Factura lunară de chirie pentru birou	Doar detaliere
Tip de cost	Software și abonamente	Instrumente și servicii folosite de întreaga firmă	Factura lunară pentru programul tău de contabilitate	Doar detaliere
Tip de cost	Impozite	Plățile de impozit pe care contabilul tău le numără drept costuri	O plată de impozit pe venit către fisc, o plată fără factură	Doar detaliere
Tip de cost	Marketing propriu	Publicitate, evenimente și materiale care promovează propria firmă	O factură pentru reclame online pentru serviciile tale	Buget: un buget Marketing care include facturile cu această etichetă
Clienți	O etichetă pe client, de exemplu Client A	Fiecare factură de vânzare emisă clientului și costurile cumpărate doar pentru acel client	Factura lunară de abonament către Client A	Doar detaliere
Proiecte	O etichetă pe proiect, de exemplu Site-ul Client A	Costurile și veniturile unei lucrări pentru client	Factura unui colaborator pentru construirea site-ului Clientului A	Proiect: setează Proiect asociat pe etichetă
Refacturare	De refacturat	Costuri pe care le plătești mai întâi și le refacturezi unui client	O factură de hotel pentru o deplasare făcută pentru Client B, de imputat Clientului B	Doar detaliere; dă-i și eticheta clientului și eticheta proiectului
Categorii contabile	O etichetă pe categorie după care înregistrează contabilul tău, de exemplu Chirie	Aceleași costuri ca în Tip de cost, împărțite cum le împarte contabilul tău	Factura de chirie a biroului, etichetată aici Chirie și în Tip de cost Birou	Doar detaliere; completează Cont contabil
Niciuna	Fără etichetă	Transferuri între conturile tale proprii	Mutarea banilor din contul principal în contul tău de TVA	Niciuna dintre ele

Pentru a încărca planul dintr-un singur pas, pune-l într-o foaie de calcul cu un rând pe etichetă și coloanele group, tag și description, apoi folosește Importă în Setări → Finanțe și afaceri → Grupuri de etichete pentru facturi. Omite ultimul rând, care nu este o etichetă, și înlocuiește fiecare rând O etichetă pe … cu clienții, proiectele și categoriile tale reale. Pune textul din Ce intră în ea în description: devine Descriere a etichetei, afișată celor care aleg eticheta. Dacă numele unei etichete nu conține nicio literă latină sau cifră, adaugă o coloană label cu o etichetă scurtă pentru ea: fără ea, rândul este semnalat și nimic din fișier nu poate fi aplicat până când nu îl corectezi. Importul arată ce ar modifica înainte de a salva ceva. Un import nu șterge niciodată, așa că etichetele pe care le ai deja rămân neschimbate.

Ce înseamnă ultima coloană

• Doar detaliere. Eticheta este un rând în vizualizarea P&L pe etichete a fiecărui buget în care se numără documentul, odată ce alegi grupul ei de etichete. Un document fără nicio etichetă din acel grup ajunge pe rândul Fără etichetă, deci un rând Fără etichetă mare arată unde prima regulă nu este încă respectată.
• Proiect. Proiect asociat leagă eticheta de un singur proiect, așa cum descrie a doua regulă. Proiectul duce costul în fiecare buget care acoperă proiectul.
• Buget. Când creezi bugetul Marketing, bifează Facturi de intrare etichetate la pasul care întreabă ce include bugetul și alege eticheta Marketing propriu. Fiecare factură primită care poartă acea etichetă se numără apoi în acel buget. Vezi Configurarea bugetului.

O plată fără factură, precum un comision bancar sau o plată de impozit, se etichetează pe plata însăși, în sertarul ei din Tranzacții.

Transferurile între conturile tale proprii nu primesc etichetă. Nu sunt un cost. Flowtly recunoaște un transfer ca fiind propriu atunci când numărul celuilalt cont din descrierea băncii se potrivește cu un alt cont bancar pe care l-ai adăugat în Flowtly și nu îl semnalează ca lipsit de buget. Pentru un partener ale cărui plăți nu aparțin niciodată unui buget, marchează-l ca Neutru din punct de vedere bugetar. Vezi Gestionarea tranzacțiilor și Contrapărți.

Exemple de utilizare

• Un manager de birou nou și fondatorul se pun de acord asupra tabelului înainte ca cineva să încadreze vreo factură și îl importă dintr-un singur pas.
• O echipă care se certa dacă o notă de hotel este Deplasări sau Client B o etichetează De refacturat, Client B și cu proiectul, și nu se mai ceartă.
• Un contabil trimite lista categoriilor după care înregistrează, iar administratorul o adaugă ca al doilea grup de etichete, cu un Cont contabil pe fiecare etichetă.
• Un administrator vede un rând Fără etichetă mare în detalierea pe Tip de cost și activează Obligatoriu pentru categoria Tip de cost.