Стартовий план тегів
Команда, яка починає кодувати рахунки без узгодженого списку тегів, невдовзі має три назви для одного й того самого. Ця сторінка дає сервісній компанії готовий перший набір груп тегів і тегів в одній таблиці, щоб усі починали з однакової основи. Перейменуйте теги під свій бізнес і приберіть рядки, які вам не потрібні. Чому групи поділено саме так, пояснює стаття Вибір тегів для бюджетування.
Три правила, які варто узгодити спочатку
- Кожен рахунок отримує щонайменше один тег. Створіть по одній категорії тегування на кожну групу тегів у розділі Категорії тегування і ввімкніть Обовʼязкове для категорії Тип витрат. Рахунок із порожнім обов'язковим полем позначається як неповний, що ніколи не блокує збереження, тож ніщо не заважає відкласти рахунок, перш ніж його закодують. Категорія тегування є полем у рахунках витрат, тому позначає лише їх. Рахунок продажу перевіряють через рядок Без тегу в розбивці Клієнти.
- Тег проєкту пов'язують із його проєктом один раз. Створюючи тег, вкажіть для нього Пов'язаний проєкт. Відтоді в закупівельному рахунку вибір проєкту заповнює тег, а вибір тегу заповнює проєкт, тож нікому не треба пам'ятати, що до чого належить. Тримайте один тег на проєкт: якщо два теги називають той самий проєкт, вибір цього проєкту не заповнює жодного з них.
- Категорії вашого бухгалтера додають як другу групу. Попросіть бухгалтера список категорій витрат, за якими він веде облік, і створіть його як окрему групу тегів поруч із групою Тип витрат. Ваш власний розподіл і розподіл бухгалтера тоді залишаються окремими, а документ враховується повністю в кожному з них. Якщо ви експортуєте дані бухгалтеру, заповніть Бухгалтерський рахунок для кожного з цих тегів.
План
| Група тегів | Тег | Що сюди потрапляє | Приклад рахунку | Проєкт або бюджет |
|---|---|---|---|---|
| Тип витрат | Банківські комісії | Комісії за рахунок, за картки та за перекази | Щомісячна комісія банку за рахунок, часто платіж без рахунку | Лише розбивка |
| Тип витрат | Офіс | Оренда, комунальні послуги, прибирання та офісне приладдя | Щомісячний рахунок за оренду офісу | Лише розбивка |
| Тип витрат | Програмне забезпечення та підписки | Інструменти й сервіси, якими користується вся компанія | Щомісячний рахунок за вашу бухгалтерську програму | Лише розбивка |
| Тип витрат | Податки | Податкові платежі, які ваш бухгалтер відносить до витрат | Сплата податку на прибуток до податкової, платіж без рахунку | Лише розбивка |
| Тип витрат | Власний маркетинг | Реклама, події та матеріали, що просувають вашу власну компанію | Рахунок за онлайн-рекламу ваших послуг | Бюджет: бюджет Маркетинг, що включає рахунки з цим тегом |
| Клієнти | Один тег на клієнта, наприклад Клієнт А | Кожен рахунок продажу, виставлений клієнту, і витрати, куплені лише для цього клієнта | Щомісячний рахунок за абонентське обслуговування для клієнта А | Лише розбивка |
| Проєкти | Один тег на проєкт, наприклад Вебсайт клієнта А | Витрати й доходи однієї роботи для клієнта | Рахунок фрилансера за створення вебсайту клієнта А | Проєкт: вкажіть Пов'язаний проєкт для тегу |
| Повторне виставлення | До повторного виставлення | Витрати, які ви спочатку оплачуєте самі, а потім виставляєте клієнту | Рахунок готелю за поїздку для клієнта Б, який буде виставлено клієнту Б | Лише розбивка; додайте також тег клієнта і тег проєкту |
| Бухгалтерські категорії | Один тег на категорію, за якою веде облік ваш бухгалтер, наприклад Оренда | Ті самі витрати, що й у групі Тип витрат, розділені так, як їх ділить ваш бухгалтер | Рахунок за оренду офісу з тегом Оренда тут і Офіс у групі Тип витрат | Лише розбивка; заповніть Бухгалтерський рахунок |
| Немає | Без тегу | Перекази між вашими власними рахунками | Переказ коштів з основного рахунку на рахунок для ПДВ | Ні те, ні інше |
Щоб завантажити план за один крок, внесіть його в таблицю з одним рядком на тег і стовпцями group, tag і description, а потім скористайтеся кнопкою Імпортувати на сторінці Налаштування → Фінанси та бізнес → Групи тегів рахунків. Пропустіть останній рядок, бо він не є тегом, а кожен рядок Один тег на … замініть вашими справжніми клієнтами, проєктами й категоріями. Текст зі стовпця Що сюди потрапляє внесіть у description: він потрапляє в поле Опис тегу, яке бачать люди, що вибирають тег. Якщо назва тегу не містить жодної латинської літери чи цифри, додайте стовпець label із короткою позначкою для нього: без нього рядок буде позначено як помилковий, і нічого з файлу не можна буде застосувати, доки його не виправите. Імпорт показує, що саме змінить, ще до збереження. Імпорт ніколи нічого не видаляє, тож наявні теги залишаються як є.
Що означає останній стовпець
- Лише розбивка. Тег є рядком у вигляді P&L за тегами кожного бюджету, до якого входить документ, після вибору групи цього тегу. Документ без тегу з цієї групи потрапляє в рядок Без тегу, тож великий рядок Без тегу показує, де перше правило ще не виконується.
- Проєкт. Пов'язаний проєкт прив'язує тег до одного проєкту, як описує друге правило. Проєкт переносить витрату в кожен бюджет, що охоплює цей проєкт.
- Бюджет. Створюючи бюджет Маркетинг, позначте Теговані вхідні рахунки на кроці, де запитують, що входить до бюджету, і виберіть тег Власний маркетинг. Тоді кожен отриманий рахунок із цим тегом враховується в цьому бюджеті. Див. Налаштування бюджету.
Платіж без рахунку, як-от банківська комісія чи податковий платіж, тегують на самому платежі, у його панелі в розділі Транзакції.
Перекази між вашими власними рахунками тегів не отримують. Це не витрата. Flowtly розпізнає переказ як власний, коли номер іншого рахунку в описі банку збігається з іншим банківським рахунком, який ви додали у Flowtly, і не позначає його як такий, що не має бюджету. Для контрагента, чиї платежі ніколи не належать до бюджету, позначте Бюджетно нейтральний. Див. Управління транзакціями і Контрагенти.
Приклади використання
- Новий офіс-менеджер і засновник узгоджують таблицю до того, як хтось закодує рахунок, і імпортують її за один крок.
- Команда, що сперечалася, чи рахунок готелю — це Відрядження чи Клієнт Б, тегує його як До повторного виставлення, Клієнт Б і проєкт, і більше не сперечається.
- Бухгалтер надсилає список категорій, за якими веде облік, а адміністратор додає його як другу групу тегів із Бухгалтерський рахунок для кожного тегу.
- Адміністратор бачить великий рядок Без тегу в розбивці за групою Тип витрат і вмикає Обовʼязкове для категорії Тип витрат.