Massefakturering af lejemål

Massefakturering af lejemål under "Lease invoicing" i afsnittet Massefakturering udsteder en måneds fakturaer for alle lejemål i én park på én gang. Du vælger en park og en måned, tjekker forhåndsvisningen og opretter derefter fakturaerne. Intet oprettes, før du klikker på "Create invoices", og hver faktura, der ikke kan udstedes, angiver hvorfor.

Skærmbilledet er en del af funktionerne til ejendomsadministration og vises derfor kun i organisationer, der har dem aktiveret. Det er åbent for administratorer og for brugere, der administrerer både kontrakter og fakturaer.

Forhåndsvisningen

Forhåndsvisningen har én række pr. lejemål, navngivet efter lejer, enhed og lejemål, og én celle pr. fakturatype:

"Rent + service-charge advance": lejen og acontobetalingen for driftsudgifter kommer på én faktura.
"Utilities (from settlements)": en separat faktura, bygget på månedens forbrugsopgørelse, når den er endelig.

Viderefakturerede omkostninger og timer udstedes ikke fra dette skærmbillede.

Hver celle, der kan udstedes, viser den faktura, den ville oprette: nettobeløbet, momssatsen og momsen samt bruttobeløbet. En linje, der er prissat efter areal, viser dens størrelse gange månedssatsen, og en linje, der er aftalt i EUR, viser det EUR-beløb, den blev omregnet fra. Et lejemål, der starter eller slutter i løbet af måneden, faktureres for de dage, det løber, og cellen angiver hvilke dage. En celle, der allerede er faktureret for måneden, viser Already issued med fakturanummeret; den kan ikke vælges og oprettes aldrig to gange.

Under listen angives totalerne pr. valuta, med netto, moms og brutto på separate linjer, så en park med både EUR- og RON-fakturaer aldrig lægger dem sammen til ét tal. Når beløb er omregnet, angiver sidefoden den anvendte BNR-valutakurs og dens dato. Når fakturaerne oprettes, sendes der ingen e-mails til lejere, og der sendes intet til e-fakturering.

Valg og oprettelse

Hver faktura, der er klar til at blive udstedt, er valgt fra start. "Show" indsnævrer listen til "All", "Ready to issue" eller "Problems", men det er en visning og ikke et valg: fakturaer, du har valgt, forbliver valgt, mens filteret skjuler dem, og "Create invoices" opretter dem stadig. Valglinjen angiver derfor, hvor mange af de valgte fakturaer filteret skjuler.

"Create invoices" sender kørslen kun én gang, uanset hvor mange gange der klikkes på knappen. "Results of the run" viser derefter, hvad der blev "Created", hvad der blev "Refused, need fixing", og hvad der blev "Skipped, already issued", som det var, da kørslen var færdig; de ændres ikke, når forhåndsvisningen over dem ændres.

Mens en organisation er i pilottilstand, oprettes fakturaerne i en separat nummerserie, PILOT, og holdes uden for omsætning og tilgodehavender. Din sædvanlige fakturering fortsætter parallelt, og hver celle sammenligner forslaget med den faktura, der er udstedt der.

Når en faktura afvises

En celle, der ikke kan udstedes, viser en afvisning i almindelige ord, der siger, hvad der skal rettes, med et link til lejemålet ("Open the lease") eller til den pågældende indstilling. De hyppigste afvisninger:

En linje kan ikke prissættes. Linjen for leje, acontobetaling for driftsudgifter, andet gebyr eller marketinggebyr har intet areal eller antal, faktureres ikke månedligt eller er angivet brutto, mens en faktura lægger moms til et nettobeløb. Ret linjen på lejemålet.
Lejeren har hverken en kunde- eller en leverandørrolle. Åbn lejeren under Modparter og vælg "Add as client".
Kundens standardmomssats er ikke en, som din organisations land tilbyder. Åbn lejeren under Modparter, og indstil "Default VAT rate" i dens afsnit "Client" til en, som landet tilbyder. Forhåndsvisningen afviser en sådan faktura, før du opretter den, ligesom oprettelsen ville gøre.
Der er endnu ikke offentliggjort nogen BNR-valutakurs for udstedelsesdatoen. EUR-linjerne afvises i stedet for at blive omregnet til en anden kurs.
Forbrugsopgørelsen for måneden er endnu ikke endelig, eller den blev aldrig beregnet.
Der er ikke angivet noget fakturakategori-tag for en omkostningstype. Afvisningen linker til "Set the category tags", kortet "Lease invoicing tags" i Faktureringsindstillinger.

Valg af tag for en omkostningstype

Hver fakturalinje, som kørslen opretter, bærer det fakturakategori-tag, der er angivet for dens omkostningstype: leje, acontobetaling for driftsudgifter eller forbrug. Når faktureringsindstillingerne angiver mere end ét tag for en omkostningstype, ser en administrator et tagvalg for den omkostningstype over listen. Det tag, der vælges der, bruges til forhåndsvisningen og til hver faktura, kørslen opretter. Andre brugere, der kører faktureringen, kan se, at en administrator skal vælge tagget, og de berørte omkostningstyper forbliver afvist, indtil det sker.

Eksempler på brug

At udstede en hel parks leje og acontobetalinger for driftsudgifter for måneden i én kørsel efter at have tjekket hver faktura i forhåndsvisningen.
At filtrere forhåndsvisningen til "Problems" for at rette de lejemål, der endnu ikke kan faktureres, uden at miste valget af dem, der kan.
At rette en lejers standardmomssats i dens modpartspost, efter at kørslen har afvist dens faktura, og derefter køre forhåndsvisningen igen.
At køre en park i pilottilstand ved siden af din sædvanlige fakturering og sammenligne hvert forslag med den faktisk udstedte faktura.