Banker

"Settings" → "Finance & Business" → "Banks" er listen over de banker, din organisation har konti i, og kontiene under hver bank. En bank har et navn og et SWIFT-nummer; en konto har et navn, en valuta, en type og for de fleste typer et nummer. Transaktioner, fakturaer og betalinger henviser til disse konti.

Hvem kan ændre noget her

En administrator eller enhver med rettigheden "Banks manager" kan åbne skærmen, tilføje og redigere banker og konti og skjule dem. Kun en administrator ser sletteknappen på en konto. At tilføje en bank eller en konto er utilgængeligt, mens dit abonnement blokerer ændringer.

Knapperne og felterne på skærmen

Sidens overskrift

"Add bank manually": åbner bankformularen (nedenfor), så du selv kan skrive en bank ind.

"Connect to Kontomatik": starter den automatiske bankforbindelse, som henter transaktioner fra din bank. Den vises kun, når Transaktioner-modulet er aktivt. Se Bankintegration.

Beskeden om bankforbindelsen

Over listen melder en besked tilstanden for Kontomatik-forbindelsen. Den vises for administratorer og for personer med rettigheden "Transactions manager", og først når en forbindelse er sat op; en organisation, der aldrig har forbundet en bank, ser intet.

• "Bank connection is working": Flowtly henter transaktioner fra din bank.
• "Saved, not yet verified": forbindelsen er gemt, men Flowtly har ikke for nylig fået den bekræftet af banken, eller det seneste forsøg lykkedes ikke. Det forsvinder som regel af sig selv, og du behøver ikke at forbinde igen.
• "Bank connection needs reconnecting": banken har afsluttet den tilladelse, Flowtly bruger, eller Flowtly kan ikke længere nå den. Knappen "Reconnect the bank" åbner forbindelsesskærmen.

Hvor det er kendt, tilføjer beskeden tidspunktet, hvor forbindelsen sidst blev bekræftet som fungerende, og, hvis Flowtly har udskudt sit næste tjek, til hvornår.

Banklisten

Listen viser én række pr. bank, som standard sorteret efter "Name". Klik på overskriften "Name" eller "SWIFT" for at sortere efter den; klik igen for at vende rækkefølgen.

Kolonne	Hvad den viser
"Name"	Bankens navn, en talchip med antallet af synlige konti, den rummer, og et overstreget øje med værktøjstippet "Hidden", når banken er skjult.
"SWIFT"	Bankens SWIFT-nummer.
"Type"	Tom på en bankrække; på en kontorække kontoens type.
"Bank account number"	Tom på en bankrække; på en kontorække kontonummeret (se nedenfor).

"Visibility": et filter, der kun vises, mens mindst én bank er skjult. "Visible banks" (standard) udelader skjulte banker; "All banks (N hidden)" viser dem også.

Uden nogen bank lyder listen "No bank has been added yet" og tilbyder "Add bank manually" og, med Transaktioner-modulet, "Connect to Kontomatik". Et filter, der ikke efterlader noget, viser "No results." med et "Clear filters"-link.

På en bankrække

• "Show accounts of (bank name)": pilen foran navnet udvider banken, så dens konti vises. Den er deaktiveret, mens banken ingen har.
• "Add account": åbner kontoformularen for denne bank.
• "Edit": åbner bankformularen med de nuværende værdier.
• "Hide" / "Unhide": øjenikonet. "Hide" beder først om bekræftelse (Hide "(bank name)"?, derefter "Yes, continue") og fjerner banken fra denne liste og fra bankvælgere; intet slettes, og dens konti og deres historik forbliver, som de er. "Unhide" gendanner banken med det samme uden bekræftelse. Banker slettes aldrig.

Bankformularen

Åbnes med "Add bank manually" eller "Edit". Dens titel er "Add bank" eller "Edit bank".

"Bank name": påkrævet.

"SWIFT number": påkrævet. Det skal være på 8 eller 11 tegn: fire bogstaver til banken, to til landet, to bogstaver eller cifre til stedet og eventuelt tre mere til filialen. Alt andet afvises med "Invalid SWIFT code. It must be 8 or 11 characters long and follow the standard format."

"Add bank" (ved tilføjelse) eller "Save" (ved redigering): gemmer banken. En "Success"-besked bekræfter det. Begge felter starter tomme, og knappen forbliver deaktiveret, indtil begge er udfyldt korrekt.

Ved tilføjelse tilbyder formularen også "Connect automatically to Kontomatik" med en "Connect"-knap (kun Transaktioner-modulet) som genvej til den samme forbindelsesskærm.

På en kontorække

Konti vises under deres bank, når du udvider den. Skjulte konti er ikke listet her; de administreres fra kontolisten under Transaktioner.

• "Edit": åbner kontoformularen.
• "Hide": spørger Hide "(account name)"? og lægger ved "Hide" kontoen væk. Kontoen og dens transaktioner vises ikke længere, intet slettes, og den kan senere gøres synlig igen fra kontolisten under Transaktioner.
• "Delete" (kun administratorer): åbner Permanently delete "(account name)"?. Sletning fjerner kontoen, alle dens transaktioner og dens gemte kontoudtogsfiler og kan ikke fortrydes. Skriv kontoens navn i Type "(account name)" to confirm for at aktivere "Delete account permanently"; "Cancel" lukker dialogen. Dialogen foreslår i stedet at skjule kontoen. Flowtly nægter at slette en konto, som fakturaer eller andre poster stadig peger på, og dialogen navngiver da, hvad der blokerer.

Kolonnen "Bank account number" viser valutakoden med store bogstaver, derefter maskerede grupper og nummerets sidste fire cifre. En kontantkonto viser et "Cash operations"-mærke og en Stripe-konto viser "Stripe"; en konto uden nummer viser en tankestreg.

Kontoformularen

Åbnes med "Add account" eller en kontos "Edit". Dens titel er "Create new account for (bank name)" ved tilføjelse og "Edit account" ved redigering.

"Account name": påkrævet, mindst to tegn.

"Currency": påkrævet. Valgmulighederne er koderne på skærmen Valutaer og valutakurser. Den kan ikke ændres, når kontoen findes.

"Type": påkrævet, med valgmulighederne "Regular", "VAT Account", "Cash" og "Manual". En Stripe-konto oprettet af Stripe-synkroniseringen viser her "Stripe". Den kan ikke ændres, når kontoen findes. "Cash"- og "Manual"-konti rummer transaktioner, du indtaster i hånden, og behøver hverken nummer eller præfiks; alle andre typer behøver begge dele.

"Prefix": to tegn, normalt nummerets landekode, som PL. Hvis du skriver to bogstaver, der svarer til en valutakode, for eksempel PL for den polske zloty, vælges den valuta for dig.

"Account number": påkrævet for alle typer undtagen "Cash" og "Manual". Mellemrum og bindestreger fjernes, når det gemmes, og en landekode skrevet først, der gentager præfikset, udelades, så et fuldt IBAN kan indsættes. Et kontonummer kan kun tilhøre én konto i organisationen, skjulte konti medregnet.

"Set as default account": markerer kontoen som den, Flowtly vælger, når ingen er valgt. Slået fra som standard. En skjult konto kan ikke være standard.

"Hide in transactions": skjuler kontoen. Slået fra som standard.

"Create" (ved tilføjelse) eller "Save" (ved redigering): gemmer kontoen.

Eksempler på brug

• En bogholder tilføjer en bank med navn og SWIFT-nummer og tilføjer derefter én konto pr. valuta under den.
• En administrator indsætter et fuldt IBAN i "Account number" med præfikset PL, og nummeret gemmes uden landekoden.
• En finanschef skjuler en lukket konto og beholder dens historik i stedet for at slette den.
• En bankansvarlig ser "Bank connection needs reconnecting" og bruger "Reconnect the bank" til at genoprette feedet.