Експортуйте місяць для бухгалтера

Перед початком

Що вам потрібно

• Рахунки та витрати за місяць, внесені у Flowtly.
• Дозвіл Перегляд бухгалтерії або адміністратор, який може його надати.
• Для користувачів Optima в Польщі: два ідентифікатори бази даних Optima від вашої бухгалтерської компанії.

1. 1

   Відкрийте вкладку Експорт і виберіть місяць

   У бічному меню перейдіть до Фінанси та бізнес → Бухгалтерія → Бухгалтерія і відкрийте вкладку Експорт. Місяць показано вгорі. Стрілками перейдіть до місяця, який ви закриваєте, або натисніть Цього місяця, щоб повернутися назад. До 15-го числа сторінка відкривається на попередньому місяці, який зазвичай і передається бухгалтеру.

   Поради

   • Місяць є частиною адреси, наприклад accountancy/exports/2026-09, тож місяць можна додати в закладки.
   • Розділ Бухгалтерія видно лише тим, хто має дозвіл Перегляд бухгалтерії.

   • Відкрити вкладку Експорт
2. 2

   Завантажте рахунки та витрати у CSV або XLSX

   Таблиця має по одному рядку на тип документа. У рядку Рахунки виберіть CSV або XLSX у списку форматів і натисніть Експорт. Те саме зробіть у рядку Витрати. Кожен файл охоплює місяць, показаний угорі, і підходить для будь-якої бухгалтерської компанії чи електронної таблиці.

   Поради

   • Flowtly запамʼятовує у цьому браузері формат, який ви вибрали для кожного рядка, тож наступного місяця він уже вибраний.
   • Для нарахування зарплати потрібні й відпустки? Рядок Відпустки членів команди так само експортує відпустки за місяць у CSV або XLSX.
3. 3

   Польське бухгалтерське ПЗ: виберіть формат вашого бухгалтера

   Цей крок стосується бухгалтерських компаній у Польщі. Список форматів у рядках Рахунки та Витрати пропонує також Optima XML, WAPRO.pl XML, WAPRO Kaper XML, WAPRO Fakir TXT (ZIP) і enova365 XML. Запитайте бухгалтера, якою програмою він користується, виберіть цей формат і натисніть Експорт.

   Поради

   • Optima XML у рядках Рахунки та Витрати є декларацією ПДВ JPK_V7M, яку Optima подає до податкової, а не імпортує. Компанії, яка завантажує ваші документи в Optima, натомість потрібні реєстри розподіленої роботи (крок 5).
4. 4

   Optima в Польщі: один раз задайте два ідентифікатори бази даних

   Файл розподіленої роботи Optima адресовано одній базі даних Optima, тому йому потрібні два ідентифікатори. Відкрийте Налаштування, потім Налаштування рахунків у розділі Фінанси та бізнес і знайдіть секцію Експорт до Optima. Введіть Вихідна база (BAZA_ZRD_ID), яка належить вам, і Цільова база (BAZA_DOC_ID), яка належить вашій бухгалтерській компанії. Натисніть Зберегти.

   Поради

   • Обидва ідентифікатори вам повідомить ваша бухгалтерська компанія. Кожен має щонайбільше 5 символів.
   • Поки обидва не задано, експорт документів Optima та архів не запускаються, щоб не адресувати файл не тій базі даних.
   • Налаштування рахунків видно лише адміністраторам.

   • Відкрити Налаштування рахунків
5. 5

   Optima в Польщі: експортуйте реєстри та документи

   Повернувшись на вкладку Експорт, рядок реєстрів розподіленої роботи для Optima містить обидва реєстри ПДВ в одному файлі. Виберіть XML лише для реєстрів або XML + документи, щоб включити у файл вихідні документи кожного рахунку. Рядок архіву документів Optima дає ZIP з реєстрами та всіма документами, що за ними стоять. Файл MANIFEST.txt усередині перелічує, що архів містить, а чого не містить.

   Поради

   • XML + документи робить файл значно більшим. Вибирайте цей варіант лише тоді, коли тому, хто імпортує, потрібні також документи.
   • Якщо після завантаження зʼявиться панель із заголовком Перевірте ці документи перед імпортом в Optima, виправте перелічені документи, наприклад відсутній податковий номер контрагента, і експортуйте знову.
6. 6

   Надайте бухгалтеру власний доступ

   Замість того щоб щомісяця надсилати файли, ви можете дозволити бухгалтеру завантажувати їх самостійно. Відкрийте Люди, відкрийте профіль вашого бухгалтера й перейдіть на вкладку Дозволи. Натисніть Редагувати і в Змінити дозволи позначте Перегляд бухгалтерії в розділі Бухгалтерія. Натисніть Зберегти зміни. Тепер ваш бухгалтер бачить розділ Бухгалтерія у своєму меню, разом із вкладкою Експорт.

   Поради

   • Перегляд бухгалтерії надає доступ лише для перегляду до бухгалтерських звітів і підсумків.
   • Для штатного бухгалтера, який також веде рахунки, витрати й банківські операції, Роль за замовчуванням Менеджер з бухгалтерії одразу задає ширшу групу дозволів. Вибір шаблонної ролі замінює весь поточний вибір.
   • Спершу ваш бухгалтер має бути користувачем у вашій організації. Якщо його ще немає в Люди, запросіть його.