Обробка вхідних інвойсів у Flowtly

Перед початком

1. 1

   Відкрийте вхідні інвойси та додайте документ

   Перейдіть до Фінанси та бізнес → Вхідні інвойси. Якщо у вашій організації увімкнено е-інвойсинг (KSeF), інвойси постачальників автоматично завантажуються з національної системи е-інвойсингу — натисніть «Перевірити е-інвойсинг» у верхньому правому куті, щоб запустити негайну синхронізацію. Якщо е-інвойсинг не налаштовано, перетягніть PDF або зображення до зони завантаження або натисніть «Натисніть для завантаження» (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, максимум 3 МБ).

   • Зверніться до адміністратора Flowtly, якщо не бачите кнопку «Перевірити е-інвойсинг» — спочатку необхідно ввімкнути е-інвойсинг для вашої організації.
2. 2

   Натисніть на інвойс, щоб відкрити панель перегляду

   У списку відображаються назва кожного інвойсу, статус виконання (індикатор прогресу), сума, пов'язана транзакція, обліковий період і дата отримання. Інвойси з червоним кружечком 0% мають нерозглянуті пропозиції ШІ. Натисніть на будь-який рядок, щоб відкрити панель деталей. У верхній частині панелі ви побачите «Примітка для бухгалтерії» — натисніть «Додати», щоб написати повідомлення, яке бухгалтер побачить поруч з інвойсом, або надати контекст, який ШІ Flowtly використовуватиме для майбутніх пропозицій. Перш ніж розглядати пропозиції ШІ, натисніть іконку ока на нижній панелі дій, щоб переглянути оригінальний документ і перевірити його деталі.

   • Переглядайте інвойси, відсортовані за датою отримання (за замовчуванням), щоб старі документи не пропустили місячний дедлайн.
   • Тримайте примітку для бухгалтерії короткою, але конкретною — наприклад, «Відшкодовувана поїздка, відвідування клієнта Q1». ШІ Flowtly також читає цю примітку для покращення майбутніх пропозицій щодо подібних інвойсів.
3. 3

   Прийміть або скоригуйте пов'язаний місяць

   У розділі «Встановити пов'язаний місяць» Flowtly показує місяць, витягнутий з інвойсу через OCR, рівень впевненості та причину. Натисніть «Прийняти», якщо місяць вірний. Натисніть «Скоригувати», щоб вибрати інший місяць у виборці дат. Натисніть «Відхилити», щоб очистити пропозицію та встановити місяць вручну пізніше.

   • Пов'язаний місяць — це найважливіше поле: бухгалтер не прийме інвойс при закритті місяця без нього.
4. 4

   Прийміть або скоригуйте суму

   У розділі «Встановити суму» Flowtly показує валову вартість, нетто-суму та валюту, витягнуті OCR, разом із рівнем впевненості. Натисніть «Прийняти», якщо цифри вірні, або натисніть «Скоригувати», щоб ввести правильні значення вручну. Також можна ввести безпосередньо у поля «Валова вартість» і «Сума нетто» у верхній частині панелі та натиснути «Зберегти» поруч із кожним.

   • Якщо рівень впевненості OCR нижче 60%, уважно перевірте оригінальний документ перед прийняттям.
5. 5

   Призначте контрагента

   У розділі «Створити постачальника» (або «Встановити контрагента», якщо знайдено збіг) Flowtly показує, що він прочитав з інвойсу. Якщо відповідний постачальник існує у ваших записах, прийміть пропозицію. Якщо ні, ви можете або вибрати наявного постачальника зі списку «Обрати наявного постачальника», або створити нового — форма попередньо заповнена назвою, ідентифікаційним кодом платника податків, адресою та групою контрагентів, витягнутими OCR. Натисніть «Застосувати» для підтвердження.

   • Створення нового постачальника тут зберігає його постійно, тож майбутні інвойси від тієї ж компанії будуть зіставлятися автоматично.
   • У панелі також може з'явитися пропозиція групи витрат. Прийміть або призначте її тим самим способом — це гарантує правильну категоризацію інвойсу для звітності.
6. 6

   Прийміть усі та підтвердьте 100% виконання

   Після перегляду окремих пропозицій натисніть «Прийняти все» у нижній частині панелі, щоб одним натисканням підтвердити всі пункти, що ще очікують на розгляд. Індикатор статусу стає суцільно зеленим на 100%, а рядок у списку тепер показує суму, обліковий період та номер пов'язаної транзакції. Інвойс готовий для вашого бухгалтера.

   • Якщо пропозиція неправильна, обробіть її окремо за допомогою «Скоригувати» або «Відхилити» перед натисканням «Прийняти все» — «Прийняти все» підтверджує всі пропозиції, що ще очікують на розгляд, як є.