Financiën

Inkomende facturen verwerken in Flowtly

Beoordeel AI-gesuggereerde maanden, bedragen en tegenpartijen zodat elke leveranciersfactuur door uw accountant wordt geaccepteerd.

Duur
8 minuten
Niveau
Beginner
Open Inkomende facturen Contact opnemen met Flowtly Support
Voltooi deze tutorials eerst
Een organisatie aanmaken in Flowtly
Lijst met inkomende facturen in Flowtly met uploadgebied en drie facturen op 0% voltooiing

Voordat u begint

De module Inkomende facturen van Flowtly centraliseert leveranciersfacturen, ongeacht of ze binnenkomen via KSeF (het Poolse nationale e-factureringssysteem) of handmatig worden geüpload. Elke factuur moet een gerelateerde maand hebben — zonder deze kan uw accountant de factuur niet accepteren in het maandelijkse afsluitingsproces.

Flowtly leest elk document met OCR en stelt de gerelateerde maand, bedragen en tegenpartij voor. U beoordeelt elke suggestie en accepteert, corrigeert of verwerpt deze. Zodra alle velden 100% bereiken, is de factuur klaar voor uw accountant.

Stap voor stap

Voltooi de stroom

6 stappen
Stap 1

Open Inkomende facturen en voeg een document toe

Ga naar Financiën & Bedrijf → Inkomende facturen. Als uw organisatie E-Facturering (KSeF) heeft ingeschakeld, worden leveranciersfacturen automatisch opgehaald uit het nationale e-factureringssysteem — klik op E-Facturering controleren rechtsboven om een directe synchronisatie te starten. Als E-Facturering niet is ingesteld, sleept u een PDF of afbeelding naar het uploadgebied of klikt u op Klik om te uploaden (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, max 3 MB).

Tips
  • Neem contact op met uw Flowtly-beheerder als u de knop E-Facturering controleren niet ziet — E-Facturering moet eerst voor uw organisatie zijn ingeschakeld.
Lijst met inkomende facturen met uploadgebied en drie facturen op 0% voltooiing
Lijst met inkomende facturen met uploadgebied en drie facturen op 0% voltooiing
Stap 2

Klik op een factuur om het beoordelingspaneel te openen

De lijst toont voor elke factuur de naam, de voltooiingsstatus (de voortgangscirkel), het bedrag, de gekoppelde transactie, de boekhoudperiode en de ontvangstdatum. Facturen met een rode 0%-cirkel hebben hangende AI-suggesties om te beoordelen. Klik op een rij om het detailpaneel te openen. Bovenaan het paneel ziet u Notitie voor boekhouding — klik op Toevoegen om een bericht te schrijven dat uw accountant naast de factuur ziet, of om context te bieden die Flowtly's AI gebruikt voor toekomstige suggesties. Voordat u de AI-suggesties doorloopt, klikt u op het oogicoon in de onderste actiebalk om het originele document te bekijken en de gegevens te controleren.

Tips
  • Verwerk facturen gesorteerd op Ontvangstdatum (de standaard) zodat oudere documenten de maandelijkse deadline niet missen.
  • Houd de boekhoudkundige notitie beknopt maar specifiek — bijvoorbeeld "Vergoedbare reiskosten, Q1 klantbezoek". Flowtly's AI leest deze notitie ook om toekomstige suggesties voor vergelijkbare facturen te verbeteren.
Factuurdetailpaneel met factuurnaam, ontvangstdatum, veld Notitie voor boekhouding en AI-suggestie voor de gerelateerde maand met knoppen Accepteren, Corrigeren en Verwerpen
Factuurdetailpaneel met factuurnaam, ontvangstdatum, veld Notitie voor boekhouding en AI-suggestie voor de gerelateerde maand met knoppen Accepteren, Corrigeren en Verwerpen
Stap 3

Accepteer of corrigeer de gerelateerde maand

Onder Gerelateerde maand instellen toont Flowtly de maand die via OCR uit de factuur is geëxtraheerd, de betrouwbaarheidsscore en de reden. Klik op Accepteren als de maand correct is. Klik op Corrigeren om een andere maand uit de datumkiezer te selecteren. Klik op Verwerpen om de suggestie te wissen en de maand later handmatig in te stellen.

Tips
  • De gerelateerde maand is het meest kritieke veld — uw accountant accepteert de factuur in de maandafsluiting niet zonder dit veld.
Sectie Gerelateerde maand instellen met OCR-geëxtraheerde maand, betrouwbaarheidsscore en acties Accepteren, Corrigeren, Verwerpen
Sectie Gerelateerde maand instellen met OCR-geëxtraheerde maand, betrouwbaarheidsscore en acties Accepteren, Corrigeren, Verwerpen
Stap 4

Accepteer of corrigeer het bedrag

Onder Bedrag instellen toont Flowtly de brutowaarde, het nettobedrag en de valuta die via OCR zijn geëxtraheerd, samen met de betrouwbaarheidsscore. Klik op Accepteren als de bedragen correct zijn, of klik op Corrigeren om de juiste waarden handmatig in te voeren. U kunt ook rechtstreeks in de velden Brutowaarde en Nettobedrag boven aan het paneel typen en op Opslaan naast elk veld klikken.

Tips
  • Als de OCR-betrouwbaarheid onder 60% is, controleer het originele document dan zorgvuldig voordat u accepteert.
Sectie Bedrag instellen met brutowaarde 185,98, netto 151,20, valuta PLN geëxtraheerd door OCR
Sectie Bedrag instellen met brutowaarde 185,98, netto 151,20, valuta PLN geëxtraheerd door OCR
Stap 5

Wijs de tegenpartij toe

Onder Leverancier aanmaken (of Tegenpartij instellen als er een overeenkomst is gevonden) toont Flowtly wat het uit de factuur heeft gelezen. Als er een overeenkomende leverancier in uw records bestaat, accepteert u de suggestie. Als dat niet het geval is, kunt u een bestaande leverancier kiezen uit het keuzemenu Bestaande leverancier kiezen of een nieuwe aanmaken — het formulier is vooraf ingevuld met de door OCR geëxtraheerde naam, belasting-ID, adres en tegenpartijgroep. Klik op Toepassen om te bevestigen.

Tips
  • Door hier een nieuwe leverancier aan te maken, wordt deze permanent opgeslagen, zodat toekomstige facturen van hetzelfde bedrijf automatisch worden gekoppeld.
  • Er kan ook een suggestie voor een kostengroep in het paneel verschijnen. Accepteer of wijs deze op dezelfde manier toe — dit zorgt ervoor dat de factuur correct wordt gecategoriseerd voor rapportage.
Sectie Leverancier aanmaken met door OCR geëxtraheerde naam, belasting-ID en adres zonder gevonden overeenkomst
Sectie Leverancier aanmaken met door OCR geëxtraheerde naam, belasting-ID en adres zonder gevonden overeenkomst
Formulier voor het aanmaken van een leverancier, vooraf ingevuld met naam, land, belasting-ID, adres en tegenpartijgroep
Formulier voor het aanmaken van een leverancier, vooraf ingevuld met naam, land, belasting-ID, adres en tegenpartijgroep
Stap 6

Alles accepteren en 100% voltooiing bevestigen

Nadat u de afzonderlijke suggesties heeft beoordeeld, klikt u op Alles accepteren onderaan het paneel om alle nog hangende items in één klik te bevestigen. De statuscirkel wordt volledig groen bij 100% en de lijstrij toont nu het bedrag, de boekhoudperiode en het gekoppelde transactienummer. De factuur is klaar voor uw accountant.

Tips
  • Als een suggestie onjuist is, verwerk deze dan individueel met Corrigeren of Verwerpen voordat u op Alles accepteren klikt — Alles accepteren bevestigt alle nog hangende suggesties zoals ze zijn.
Lijst met inkomende facturen met één factuur op 100% groene voltooiing, bedrag 185,98 PLN, periode 04/2026 en transactienummer
Lijst met inkomende facturen met één factuur op 100% groene voltooiing, bedrag 185,98 PLN, periode 04/2026 en transactienummer

U bent klaar!

De factuur staat op 100% — gerelateerde maand, bedrag en tegenpartij zijn allemaal bevestigd. Uw accountant kan de factuur nu opnemen in de maandafsluiting. Herhaal dezelfde stappen voor elke nieuwe factuur die in de lijst verschijnt.

Meer tutorials

Whatsapp