Inkomende facturen verwerken in Flowtly

Voordat u begint

1. 1

   Open Inkomende facturen en voeg een document toe

   Ga naar Financiën & Bedrijf → Inkomende facturen. Als uw organisatie E-Facturering (KSeF) heeft ingeschakeld, worden leveranciersfacturen automatisch opgehaald uit het nationale e-factureringssysteem — klik op E-Facturering controleren rechtsboven om een directe synchronisatie te starten. Als E-Facturering niet is ingesteld, sleept u een PDF of afbeelding naar het uploadgebied of klikt u op Klik om te uploaden (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, max 3 MB).

   • Neem contact op met uw Flowtly-beheerder als u de knop E-Facturering controleren niet ziet — E-Facturering moet eerst voor uw organisatie zijn ingeschakeld.
2. 2

   Klik op een factuur om het beoordelingspaneel te openen

   De lijst toont voor elke factuur de naam, de voltooiingsstatus (de voortgangscirkel), het bedrag, de gekoppelde transactie, de boekhoudperiode en de ontvangstdatum. Facturen met een rode 0%-cirkel hebben hangende AI-suggesties om te beoordelen. Klik op een rij om het detailpaneel te openen. Bovenaan het paneel ziet u Notitie voor boekhouding — klik op Toevoegen om een bericht te schrijven dat uw accountant naast de factuur ziet, of om context te bieden die Flowtly's AI gebruikt voor toekomstige suggesties. Voordat u de AI-suggesties doorloopt, klikt u op het oogicoon in de onderste actiebalk om het originele document te bekijken en de gegevens te controleren.

   • Verwerk facturen gesorteerd op Ontvangstdatum (de standaard) zodat oudere documenten de maandelijkse deadline niet missen.
   • Houd de boekhoudkundige notitie beknopt maar specifiek — bijvoorbeeld "Vergoedbare reiskosten, Q1 klantbezoek". Flowtly's AI leest deze notitie ook om toekomstige suggesties voor vergelijkbare facturen te verbeteren.
3. 3

   Accepteer of corrigeer de gerelateerde maand

   Onder Gerelateerde maand instellen toont Flowtly de maand die via OCR uit de factuur is geëxtraheerd, de betrouwbaarheidsscore en de reden. Klik op Accepteren als de maand correct is. Klik op Corrigeren om een andere maand uit de datumkiezer te selecteren. Klik op Verwerpen om de suggestie te wissen en de maand later handmatig in te stellen.

   • De gerelateerde maand is het meest kritieke veld — uw accountant accepteert de factuur in de maandafsluiting niet zonder dit veld.
4. 4

   Accepteer of corrigeer het bedrag

   Onder Bedrag instellen toont Flowtly de brutowaarde, het nettobedrag en de valuta die via OCR zijn geëxtraheerd, samen met de betrouwbaarheidsscore. Klik op Accepteren als de bedragen correct zijn, of klik op Corrigeren om de juiste waarden handmatig in te voeren. U kunt ook rechtstreeks in de velden Brutowaarde en Nettobedrag boven aan het paneel typen en op Opslaan naast elk veld klikken.

   • Als de OCR-betrouwbaarheid onder 60% is, controleer het originele document dan zorgvuldig voordat u accepteert.
5. 5

   Wijs de tegenpartij toe

   Onder Leverancier aanmaken (of Tegenpartij instellen als er een overeenkomst is gevonden) toont Flowtly wat het uit de factuur heeft gelezen. Als er een overeenkomende leverancier in uw records bestaat, accepteert u de suggestie. Als dat niet het geval is, kunt u een bestaande leverancier kiezen uit het keuzemenu Bestaande leverancier kiezen of een nieuwe aanmaken — het formulier is vooraf ingevuld met de door OCR geëxtraheerde naam, belasting-ID, adres en tegenpartijgroep. Klik op Toepassen om te bevestigen.

   • Door hier een nieuwe leverancier aan te maken, wordt deze permanent opgeslagen, zodat toekomstige facturen van hetzelfde bedrijf automatisch worden gekoppeld.
   • Er kan ook een suggestie voor een kostengroep in het paneel verschijnen. Accepteer of wijs deze op dezelfde manier toe — dit zorgt ervoor dat de factuur correct wordt gecategoriseerd voor rapportage.
6. 6

   Alles accepteren en 100% voltooiing bevestigen

   Nadat u de afzonderlijke suggesties heeft beoordeeld, klikt u op Alles accepteren onderaan het paneel om alle nog hangende items in één klik te bevestigen. De statuscirkel wordt volledig groen bij 100% en de lijstrij toont nu het bedrag, de boekhoudperiode en het gekoppelde transactienummer. De factuur is klaar voor uw accountant.

   • Als een suggestie onjuist is, verwerk deze dan individueel met Corrigeren of Verwerpen voordat u op Alles accepteren klikt — Alles accepteren bevestigt alle nog hangende suggesties zoals ze zijn.