Hantera inkommande fakturor i Flowtly

Innan du börjar

1. 1

   Öppna inkommande fakturor och lägg till ett dokument

   Navigera till Ekonomi & Verksamhet → Inkommande fakturor. Om din organisation har E-fakturering (KSeF) aktiverat hämtas leverantörsfakturor automatiskt från det nationella e-faktureringssystemet — klicka på Kontrollera e-fakturering uppe till höger för att starta en omedelbar synkronisering. Om E-fakturering inte är konfigurerat, dra och släpp en PDF eller bild på uppladdningsytan eller klicka på Klicka för att ladda upp (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, max 3 MB).

   • Kontakta din Flowtly-admin om du inte ser knappen Kontrollera e-fakturering — E-fakturering måste aktiveras för din organisation först.
2. 2

   Klicka på en faktura för att öppna granskningspanelen

   Listan visar varje fakturans namn, slutförandestatus (förloppscirkeln), belopp, kopplad transaktion, redovisningsperiod och mottaget datum. Fakturor med en röd 0 %-cirkel har väntande AI-förslag att granska. Klicka på valfri rad för att öppna detaljpanelen. Högst upp i panelen ser du Anteckning till revisorn — klicka på Lägg till för att skriva ett meddelande som din revisor ser bredvid fakturan, eller för att ge kontext som Flowtlys AI använder för framtida förslag. Klicka på ögat i det nedre åtgärdsfältet för att förhandsgranska originaldokumentet och verifiera dess detaljer innan du arbetar igenom AI-förslagen.

   • Arbeta igenom fakturor sorterade efter Mottaget datum (standard) så att äldre dokument inte missas vid månadsdeadlinen.
   • Håll revisorsanteckningen kortfattad men specifik — till exempel "Ersättningsbar resa, Q1 kundbesök". Flowtlys AI läser även den här anteckningen för att förbättra framtida förslag för liknande fakturor.
3. 3

   Acceptera eller korrigera den relaterade månaden

   Under Ange relaterad månad visar Flowtly den månad som extraherades från fakturan via OCR, konfidenspoängen och orsaken. Klicka på Acceptera om månaden stämmer. Klicka på Korrigera för att välja en annan månad i datumväljaren. Klicka på Avvisa för att rensa förslaget och ange månaden manuellt senare.

   • Den relaterade månaden är det mest kritiska fältet — din revisor godkänner inte fakturan i månadsavstämningen utan den.
4. 4

   Acceptera eller korrigera beloppet

   Under Ange belopp visar Flowtly bruttovärde, nettobelopp och valuta extraherade av OCR tillsammans med konfidenspoängen. Klicka på Acceptera om siffrorna stämmer, eller klicka på Korrigera för att ange rätt värden manuellt. Du kan också skriva direkt i fälten Bruttovärde och Nettobelopp högst upp i panelen och klicka på Spara bredvid vart och ett.

   • Om OCR-konfidensen är under 60 %, granska originaldokumentet noggrant innan du accepterar.
5. 5

   Tilldela motparten

   Under Skapa leverantör (eller Ange motpart om en matchning hittades) visar Flowtly vad det läste från fakturan. Om en matchande leverantör finns i dina register, acceptera förslaget. Om inte kan du antingen välja en befintlig leverantör från listrutan Välj befintlig leverantör eller skapa en ny — formuläret är förifyllt med OCR-extraherat namn, skattenummer, adress och motpartsgrupp. Klicka på Tillämpa för att bekräfta.

   • Att skapa en ny leverantör här sparar den permanent, så framtida fakturor från samma företag matchas automatiskt.
   • Ett kostnadsgruppförslag kan också visas i panelen. Acceptera eller tilldela det på samma sätt — det säkerställer att fakturan kategoriseras korrekt för rapportering.
6. 6

   Acceptera alla och bekräfta 100 % slutförande

   När du har granskat de enskilda förslagen, klicka på Acceptera alla längst ner i panelen för att bekräfta varje kvarvarande väntande post i ett klick. Statuscirkeln blir helfyllt grön på 100 % och listraden visar nu belopp, redovisningsperiod och kopplat transaktionsnummer. Fakturan är klar för din revisor.

   • Om ett förslag är fel, hantera det individuellt med Korrigera eller Avvisa innan du klickar på Acceptera alla — Acceptera alla bekräftar alla ännu väntande förslag som de är.