Behandl indgående fakturaer i Flowtly

Inden du begynder

1. 1

   Åbn indgående fakturaer, og tilføj et dokument

   Naviger til Økonomi og forretning → Indgående fakturaer. Hvis din organisation har E-fakturering (KSeF) aktiveret, hentes leverandørfakturaer automatisk fra det nationale e-faktureringssystem — klik på Tjek E-fakturering øverst til højre for at udløse en øjeblikkelig synkronisering. Hvis E-fakturering ikke er opsat, skal du trække og slippe en PDF eller et billede på uploadområdet eller klikke på Klik for at uploade (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, maks. 3 MB).

   • Kontakt din Flowtly-administrator, hvis du ikke kan se knappen Tjek E-fakturering — E-fakturering skal først aktiveres for din organisation.
2. 2

   Klik på en faktura for at åbne gennemgangspanelet

   Listen viser hver fakturas navn, fuldførelsesstatus (statusring), beløb, tilknyttet transaktion, regnskabsperiode og modtagelsesdato. Fakturaer med en rød 0%-ring har afventende AI-forslag til gennemgang. Klik på en vilkårlig række for at åbne detaljepanelet. Øverst i panelet ser du Bemærkning til revision — klik på Tilføj for at skrive en besked, som din revisor vil se sammen med fakturaen, eller for at angive kontekst, som Flowtly's AI bruger til fremtidige forslag. Inden du gennemgår AI-forslagene, skal du klikke på øje-ikonet i den nedre handlingsbjælke for at forhåndsvise det originale dokument og verificere dets detaljer.

   • Gennemgå fakturaer sorteret efter Modtagelsesdato (standard), så ældre dokumenter ikke overskrider den månedlige deadline.
   • Hold revisorens bemærkning kort men specifik — f.eks. "Refunderbar rejse, klientbesøg Q1". Flowtly's AI læser også denne bemærkning for at forbedre fremtidige forslag til lignende fakturaer.
3. 3

   Acceptér eller korrigér den relaterede måned

   Under Angiv relateret måned viser Flowtly den måned, den udtrukket fra fakturaen via OCR, konfidensscore og begrundelsen. Klik på Acceptér, hvis måneden er korrekt. Klik på Korrigér for at vælge en anden måned fra datovælgeren. Klik på Afvis for at rydde forslaget og angive måneden manuelt senere.

   • Den relaterede måned er det mest kritiske felt — din revisor vil ikke acceptere fakturaen i den månedlige afslutning uden den.
4. 4

   Acceptér eller korrigér beløbet

   Under Angiv beløb viser Flowtly bruttoværdien, nettobeløbet og valutaen udtrukket af OCR sammen med konfidensscoren. Klik på Acceptér, hvis tallene er korrekte, eller klik på Korrigér for manuelt at indtaste de rigtige værdier. Du kan også skrive direkte i felterne Bruttoværdi og Nettobeløb øverst i panelet og klikke på Gem ved siden af hvert.

   • Hvis OCR-konfidensen er under 60%, skal du gennemgå det originale dokument omhyggeligt, inden du accepterer.
5. 5

   Tildel modparten

   Under Opret leverandør (eller Angiv modpart, hvis der blev fundet et match) viser Flowtly, hvad det har læst fra fakturaen. Hvis en matchende leverandør findes i dine poster, accepteres forslaget. Hvis ikke, kan du enten vælge en eksisterende leverandør fra rullemenuen Vælg eksisterende leverandør eller oprette en ny — formularen er forudfyldt med OCR-udtrukket navn, CVR-nummer, adresse og modpartsgruppe. Klik på Anvend for at bekræfte.

   • Oprettelse af en ny leverandør her gemmer den permanent, så fremtidige fakturaer fra samme firma matches automatisk.
   • Et forslag til omkostningsgruppe vises muligvis også i panelet. Acceptér eller tildel det på samme måde — det sikrer, at fakturaen kategoriseres korrekt til rapportering.
6. 6

   Acceptér alle, og bekræft 100% fuldførelse

   Når du har gennemgået de individuelle forslag, klikker du på Acceptér alle nederst i panelet for at bekræfte alle resterende afventende elementer med ét klik. Statusringen skifter til massivt grøn ved 100%, og listelinjen viser nu beløbet, regnskabsperioden og det tilknyttede transaktionsnummer. Fakturaen er klar til din revisor.

   • Hvis et forslag er forkert, skal du håndtere det individuelt med Korrigér eller Afvis, inden du klikker på Acceptér alle — Acceptér alle bekræfter alle stadig afventende forslag som de er.