Procesar facturas entrantes en Flowtly

Antes de empezar

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   Abre Facturas entrantes y añade un documento

   Ve a Finanzas y negocio → Facturas entrantes. Si tu organización tiene habilitada la Facturación electrónica (KSeF), las facturas de los proveedores se extraen automáticamente del sistema nacional de facturación electrónica — haz clic en Verificar facturación electrónica en la parte superior derecha para forzar una sincronización inmediata. Si la Facturación electrónica no está configurada, arrastra y suelta un PDF o imagen en la zona de carga, o haz clic en Haz clic para subir (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, máx. 3 MB).

   • Contacta con tu administrador de Flowtly si no ves el botón Verificar facturación electrónica — la Facturación electrónica debe habilitarse primero para tu organización.
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   Haz clic en una factura para abrir el panel de revisión

   La lista muestra el nombre de cada factura, el estado de completitud (el círculo de progreso), el importe, la transacción vinculada, el período contable y la fecha de recepción. Las facturas con un círculo rojo al 0 % tienen sugerencias de IA pendientes de revisión. Haz clic en cualquier fila para abrir el panel de detalle. En la parte superior del panel verás Nota para contabilidad — haz clic en Añadir para escribir un mensaje que tu contable verá junto a la factura, o para dar contexto que la IA de Flowtly utilizará en futuras sugerencias. Antes de revisar las sugerencias de IA, haz clic en el icono del ojo en la barra de acciones inferior para previsualizar el documento original y verificar sus datos.

   • Trabaja las facturas ordenadas por Fecha de recepción (la opción predeterminada) para que los documentos más antiguos no superen el plazo mensual.
   • Mantén la nota contable breve pero específica — por ejemplo, «Viaje reembolsable, visita de cliente Q1». La IA de Flowtly también lee esta nota para mejorar las sugerencias futuras en facturas similares.
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   Acepta o corrige el mes relacionado

   En Establecer mes relacionado, Flowtly muestra el mes extraído de la factura mediante OCR, la puntuación de confianza y el motivo. Haz clic en Aceptar si el mes es correcto. Haz clic en Corregir para seleccionar un mes diferente en el selector de fecha. Haz clic en Rechazar para borrar la sugerencia y establecer el mes manualmente más adelante.

   • El mes relacionado es el campo más crítico — el contable no aceptará la factura en el cierre mensual sin él.
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   Acepta o corrige el importe

   En Establecer importe, Flowtly muestra el valor bruto, el importe neto y la moneda extraídos por OCR junto con la puntuación de confianza. Haz clic en Aceptar si las cifras son correctas, o en Corregir para introducir los valores correctos manualmente. También puedes escribir directamente en los campos Valor bruto e Importe neto en la parte superior del panel y hacer clic en Guardar junto a cada uno.

   • Si la confianza del OCR es inferior al 60 %, revisa el documento original con cuidado antes de aceptar.
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   Asigna la contraparte

   En Crear proveedor (o Establecer contraparte si se encontró una coincidencia), Flowtly muestra lo que leyó de la factura. Si existe un proveedor coincidente en tus registros, acepta la sugerencia. Si no, puedes elegir un proveedor existente en el desplegable Elegir proveedor existente o crear uno nuevo — el formulario viene prerrellenado con el nombre extraído por OCR, el NIF, la dirección y el grupo de contrapartes. Haz clic en Aplicar para confirmar.

   • Crear un nuevo proveedor aquí lo guarda de forma permanente, por lo que las facturas futuras de la misma empresa se emparejan automáticamente.
   • También puede aparecer una sugerencia de grupo de costes en el panel. Acéptala o asígnala del mismo modo — garantiza que la factura quede categorizada correctamente para los informes.
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   Acepta todo y confirma el 100 % de completitud

   Una vez revisadas las sugerencias individuales, haz clic en Aceptar todo en la parte inferior del panel para confirmar todos los elementos pendientes de una sola vez. El círculo de estado se vuelve verde sólido al 100 % y la fila de la lista muestra ahora el importe, el período contable y el número de transacción vinculado. La factura está lista para el contable.

   • Si alguna sugerencia es incorrecta, gestíonala individualmente con Corregir o Rechazar antes de hacer clic en Aceptar todo — Aceptar todo confirma todos los elementos aún pendientes tal como están.