Elaborare le fatture in entrata in Flowtly
Verifica i suggerimenti estratti dall'AI per mese di competenza, importi e controparte affinché ogni fattura fornitore sia accettata dal tuo contabile.
Prima di iniziare
Il modulo Fatture in entrata di Flowtly centralizza le fatture fornitori che arrivano tramite KSeF (sistema nazionale di fatturazione elettronica polacco) o vengono caricate manualmente. Ogni fattura deve avere un mese di competenza impostato: senza di esso il tuo contabile non può accettarla nel processo di chiusura mensile.
Flowtly legge ogni documento con OCR e propone il mese di competenza, gli importi e la controparte. Tu rivedi ogni suggerimento e lo accetti, correggi o rifiuti. Quando tutti i campi raggiungono il 100%, la fattura è pronta per il tuo contabile.
Passo dopo passo
Completa il flusso
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Apri Fatture in entrata e aggiungi un documento
Vai a Finanza e Business → Fatture in entrata. Se la tua organizzazione ha la Fatturazione elettronica (KSeF) abilitata, le fatture fornitori vengono importate automaticamente dal sistema nazionale di fatturazione elettronica: clicca su Verifica fatturazione elettronica in alto a destra per avviare una sincronizzazione immediata. Se la fatturazione elettronica non è configurata, trascina un PDF o un'immagine sull'area di caricamento oppure clicca su Clicca per caricare (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, max 3 MB).
- Contatta il tuo amministratore Flowtly se non vedi il pulsante Verifica fatturazione elettronica: la fatturazione elettronica deve essere prima abilitata per la tua organizzazione.
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Clicca su una fattura per aprire il pannello di revisione
L'elenco mostra per ogni fattura: nome, stato di completamento (il cerchio di avanzamento), importo, transazione collegata, periodo contabile e data di ricezione. Le fatture con cerchio rosso allo 0% hanno suggerimenti AI in attesa di revisione. Clicca su qualsiasi riga per aprire il pannello di dettaglio. Nella parte superiore del pannello trovi Nota per il contabile: clicca su Aggiungi per scrivere un messaggio che il tuo contabile vedrà insieme alla fattura, o per fornire un contesto che l'AI di Flowtly utilizzerà per i suggerimenti futuri. Prima di esaminare i suggerimenti AI, clicca sull'icona a occhio nella barra delle azioni in basso per visualizzare in anteprima il documento originale e verificarne i dettagli.
- Lavora sulle fatture ordinate per Data di ricezione (predefinito) affinché i documenti più vecchi non superino la scadenza mensile.
- Mantieni la nota contabile breve ma specifica, ad esempio "Spesa di viaggio rimborsabile, visita cliente Q1". L'AI di Flowtly legge anche questa nota per migliorare i suggerimenti futuri per fatture simili.
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Accetta o correggi il mese di competenza
Sotto Imposta mese di competenza, Flowtly mostra il mese estratto dalla fattura tramite OCR, il punteggio di confidenza e la motivazione. Clicca su Accetta se il mese è corretto. Clicca su Correggi per scegliere un mese diverso dal selettore di date. Clicca su Rifiuta per cancellare il suggerimento e impostare il mese manualmente in seguito.
- Il mese di competenza è il campo più critico: il tuo contabile non accetterà la fattura nella chiusura mensile senza di esso.
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Accetta o correggi l'importo
Sotto Imposta importo, Flowtly mostra il valore lordo, l'importo netto e la valuta estratti dall'OCR insieme al punteggio di confidenza. Clicca su Accetta se i valori sono corretti, oppure clicca su Correggi per inserire i valori giusti manualmente. Puoi anche digitare direttamente nei campi Valore lordo e Importo netto nella parte superiore del pannello e cliccare su Salva accanto a ciascuno.
- Se il livello di confidenza OCR è inferiore al 60%, esamina attentamente il documento originale prima di accettare.
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Assegna la controparte
Sotto Crea fornitore (o Imposta controparte se è stata trovata una corrispondenza), Flowtly mostra ciò che ha letto dalla fattura. Se un fornitore corrispondente esiste già nei tuoi archivi, accetta il suggerimento. In caso contrario, puoi scegliere un fornitore esistente dal menu a tendina Scegli fornitore esistente oppure crearne uno nuovo: il modulo è precompilato con nome, codice fiscale, indirizzo e gruppo controparte estratti dall'OCR. Clicca su Applica per confermare.
- La creazione di un nuovo fornitore qui lo salva in modo permanente, così le fatture future della stessa azienda vengono abbinate automaticamente.
- Nel pannello potrebbe apparire anche un suggerimento per il gruppo di costo. Accettalo o assegnalo nello stesso modo: assicura che la fattura sia classificata correttamente per la reportistica.
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Accetta tutto e conferma il completamento al 100%
Dopo aver esaminato i singoli suggerimenti, clicca su Accetta tutto in fondo al pannello per confermare tutti gli elementi ancora in attesa con un solo clic. Il cerchio di stato diventa verde pieno al 100% e la riga dell'elenco mostra ora l'importo, il periodo contabile e il numero di transazione collegata. La fattura è pronta per il tuo contabile.
- Se un suggerimento è errato, gestiscilo singolarmente con Correggi o Rifiuta prima di cliccare su Accetta tutto: Accetta tutto conferma tutti i suggerimenti ancora in attesa così come sono.
Risorse
Hai finito!
La fattura è al 100%: mese di competenza, importo e controparte sono tutti confermati. Il tuo contabile può ora includerla nella chiusura mensile. Ripeti lo stesso flusso per ogni nuova fattura che arriva nell'elenco.