Registar tempo e aprovar o mês

Registe as suas horas manualmente ou com o Project timer, verifique que a equipa preencheu o mês e, depois, reveja, ajuste e aprove o mês de um projeto para que as finanças o possam faturar.

Projetos e tempoIniciante10 minutosDia 9 de 30

Temas:Projetos e registo de horasPrimeiros passos

Antes de começar

Work Time é onde todos registam horas nos projetos. Pode registar uma entrada manualmente no calendário mensal, ou usar o Project timer no seu Dashboard e guardar o que mediu. Uma entrada conta assim que é guardada: não há um passo de submissão separado para a folha de horas.

A aprovação é feita por projeto e por mês. O Account manager do projeto abre um rascunho do relatório mensal para o cliente, ajusta linhas onde necessário, sempre com um motivo, e aprova-o. A aprovação finaliza o relatório, bloqueia os ajustes e informa as finanças de que o mês pode ser faturado.

Este tutorial acompanha ambos os lados: os passos 1 e 2 são para quem regista tempo, o passo 3 é para quem verifica as horas da equipa e os passos 4 a 6 são para o account manager que aprova.

O que terá no final

As horas da sua equipa estão registadas em Work Time e o mês do projeto está aprovado, com o relatório para o cliente bloqueado para as finanças.

O que precisa

  • Um projeto ativo com um cliente, e você na respetiva equipa.
  • Para ver as horas de outras pessoas: a permissão Work times viewer, Work times manager ou Projects lead, concedida em Settings → People → Permission groups.
  • Para aprovar o mês: a posição Account manager na equipa desse projeto.

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Passo a passo

Conclua o fluxo

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    Registar uma entrada manualmente

    No menu, em Workspace, escolha Work Time. A página abre num calendário mensal das suas horas. Clique num dia para abrir o painel lateral: um dia vazio abre em Add new time entry, e um dia com horas abre em Time entries, onde New time entry acrescenta outra. Escolha o Project, introduza a duração em Log time, por exemplo 1:30, e escreva uma Description. Clique em Add time entry para a guardar.

    Dicas

    • A lista Project mostra os projetos ativos em cuja equipa está. Se ainda não estiver na equipa de nenhum projeto, lista todos os projetos ativos.
    • Se a sua organização definir um mínimo, o contador por baixo de Description mostra quantos caracteres ainda faltam. Um número de tarefa no formato XX-Y, como PRI-1, também cumpre a regra. Os administradores com a permissão Work times manager definem o mínimo em Settings → People → Timesheets, em Minimum description length for work time.
    • Para corrigir uma entrada, clique novamente no dia e use o ícone de edição ou de eliminação junto a ela. Pode alterar as suas próprias entradas. Um Work times manager ou um administrador pode alterar as de qualquer pessoa.
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    Ou usar o Project timer

    Abra o seu Dashboard e encontre o widget Project timer. Escolha um Project e clique em Start. Escreva uma Description enquanto o relógio corre. Stop & save termina o cronómetro e guarda o tempo medido como uma entrada no dia em que começou. Save & continue guarda o que tem até ao momento e recomeça a contar do zero.

    Dicas

    • Pause para o relógio sem guardar nada. Resume retoma a contagem, e Save entry guarda o tempo em pausa.
    • Stop & save permanece desativado até a descrição cumprir o mínimo da sua organização. Passe o cursor sobre o botão para ver Add a description to enable this action.
    • Reset descarta o tempo medido depois de confirmar, e não é possível recuperá-lo. Use Stop & save para o manter.
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    Verificar que a equipa preencheu o mês

    Os gestores verificam o mês na mesma página Work Time. Com a permissão Work times viewer, Work times manager ou Projects lead, a barra de filtros acrescenta um filtro de pessoas definido como All team members, um botão Only me e um filtro de projetos. Com mais de uma pessoa visível, o resumo por baixo do calendário mostra Team coverage, People complete e Days to chase. Os dias marcados como Not filled no calendário são as lacunas a acompanhar. Para uma grelha pessoa a pessoa, mude para Manager view com o ícone de duas colunas à direita da barra de filtros.

    Dicas

    • Um Work times manager pode registar horas em nome de outra pessoa. O formulário da entrada começa então com um campo Team member.
    • Work Time não tem um botão de aprovação para uma folha de horas individual. A aprovação é a aprovação mensal do projeto, descrita nos passos seguintes.
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    Abrir o mês na coluna Sign-off

    No menu, escolha Projects. Se for o Account manager de pelo menos um projeto, tiver acesso a faturas ou for administrador, a lista tem uma coluna Sign-off. Esta mostra um mês por projeto: Not started, In review, Signed, Re-opened, ou Not applicable para um projeto sem cliente. Escolha o mês em Sign-off month, que começa no mês anterior. Clique no estado de um projeto para abrir a respetiva revisão.

    Dicas

    • Só o Account manager do projeto pode aprovar. Trata-se de uma posição na equipa do projeto, não de uma função da organização. Um administrador não pode aprovar em seu nome.
    • O mês que escolhe fica guardado no endereço da página, pelo que uma ligação que partilhe abre o mesmo mês.
    • Um projeto sem cliente não tem nada a faturar nem mês a aprovar. As suas horas continuam a ser registadas e contabilizadas normalmente.
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    Iniciar a revisão e ajustar linhas

    Na página de revisão, clique em Start the review. O Flowtly cria um Draft do relatório deste mês para o cliente do projeto. O cabeçalho conta os seus ajustes e mostra o total registado ao lado do total ajustado. Numa entrada, escolha Edit para alterar as Hours on the report ou a Description on the report, ou escolha Exclude para a deixar fora do relatório. Preencha o Reason for the adjustment, que é obrigatório, e clique em Save adjustment.

    Dicas

    • Enquanto revê, o rascunho é privado. As finanças baseiam-se no estado da coluna Sign-off até aprovar.
    • O painel Leave this month lista as ausências de cada membro da equipa em dias úteis e horas. As ausências são mostradas apenas como contexto e nunca são subtraídas, por isso altere um valor faturado com um ajuste e um motivo.
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    Aprovar o mês

    Quando o rascunho estiver correto, clique no botão Sign off por baixo do rascunho. O botão indica o mês, por exemplo Sign off September 2026. Confirme com Sign off. Isto finaliza o relatório do mês e bloqueia os ajustes, e as finanças são notificadas e podem faturar. De volta à lista de projetos, a coluna Sign-off mostra Signed com a data e o seu nome.

    Dicas

    • Open the signed report, na página de revisão, abre o relatório tal como foi aprovado.
    • Para alterar um mês aprovado, um administrador clica em Re-open e confirma. O mês mostra Re-opened, o relatório aprovado anteriormente fica como registo do que foi aprovado e o account manager revê e aprova novamente.

Concluído!

O mês está registado, revisto e aprovado: o projeto mostra Signed na coluna Sign-off e as finanças podem faturar a partir do relatório aprovado.

No próximo mês, o mesmo ciclo recomeça. Registe à medida que avança, acompanhe os Days to chase antes do fim do mês e aprove assim que as horas estiverem registadas.

Na base de conhecimento