Criar um projeto com equipa, fases e orçamento

Crie um projeto para um cliente, adicione a equipa e as respetivas tarifas horárias, divida o trabalho em fases e registe o orçamento inicial.

Projetos e tempoIniciante10 minutosDia 8 de 30

Temas:Projetos e registo de horasPrimeiros passos

Antes de começar

Um projeto no Flowtly é onde o tempo, as pessoas e o dinheiro se encontram. Este tutorial cria um de raiz para um cliente existente: o próprio projeto, as pessoas que nele trabalham, a tarifa que cada uma fatura, as fases do trabalho e o orçamento com que é planeado.

Cada parte tem o seu próprio lugar na página do projeto. A equipa está no painel Members, aberto a partir do cabeçalho da página. As fases têm o seu próprio separador, Phases. O orçamento inicial está em Project financials. Pode preenchê-los por qualquer ordem e voltar a qualquer um deles mais tarde.

Partes diferentes exigem permissões diferentes. Projects manager abrange a criação do projeto, a adição de membros e a definição das respetivas tarifas. Budgets manager abrange o orçamento inicial. O próprio separador Project financials é mostrado a um Account manager, a um Profitability viewer ou a um administrador.

O que terá no final

O seu projeto de cliente tem uma equipa com tarifas horárias, as respetivas fases e um orçamento inicial, pronto para o registo de tempo e a faturação.

O que precisa

  • A permissão Projects manager, mais Budgets manager e acesso a Project financials para o passo do orçamento.
  • O cliente já criado no Flowtly e as pessoas que vão trabalhar no projeto, com as respetivas tarifas horárias.
  • As fases que planeia, com as respetivas datas, e as linhas de orçamento que espera faturar e gastar.

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Passo a passo

Conclua o fluxo

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    Abrir Projects e iniciar um novo projeto

    No menu, abra Projects. Clique em Add project no cabeçalho da página. O diálogo Create new project abre no separador Blank, que é o que este tutorial utiliza. O botão só é mostrado a pessoas com a permissão Projects manager ou a administradores.

    Dicas

    • From a template é o segundo separador do mesmo diálogo. Use-o quando a sua organização tem uma estrutura de projeto pronta a usar.
    • Se não vir Add project, pode ver projetos mas não criá-los. Peça a um administrador a permissão Projects manager.
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    Preencher o cliente, o tipo e as datas

    Introduza o Name. O Flowtly propõe uma Reference a partir dele enquanto escreve, e pode substituí-la ou deixá-la vazia. Escolha o Client na lista. Em Billing, escolha o Type: Fixed price, Time and material, Non billable ou Internal e, opcionalmente, uma Currency. Em Schedule, defina Date from e Date to. Clique em Create project e o Flowtly abre a página do novo projeto.

    Dicas

    • Name e Type são os únicos campos obrigatórios. Se clicar em Create project com algo em falta, o rodapé do diálogo indica quantos campos ainda precisam de ser corrigidos.
    • Se o cliente ainda não existir, escolha Add client na lista de clientes. O novo cliente é preenchido por si. Criar um cliente exige a permissão Clients manager, e o próprio campo Client é mostrado a pessoas com Clients manager ou Debt collections manager.
    • Deixe Client vazio para um projeto interno. Pode definir ou alterar o cliente mais tarde.
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    Adicionar a equipa

    No cabeçalho da página do projeto, clique em Members. O painel Members abre à direita. Clique em Add member e escolha uma ou mais pessoas na lista Team member. Escolha uma Role: Project lead, Account manager, Team member ou Viewer. A função aplica-se a todas as pessoas que selecionou. Clique em Add team member.

    Dicas

    • Só são oferecidas funções que nenhuma das pessoas selecionadas já tenha neste projeto. Se não restar nenhuma função comum a todas, retire alguém da seleção.
    • Onde a sua organização utiliza acordos, uma pessoa sem acordo em vigor aparece na lista mas não pode ser escolhida. A respetiva linha indica o motivo.
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    Definir a tarifa de cada membro no projeto

    O painel Members mostra uma coluna Rate para cada pessoa adicionada diretamente a este projeto. Um traço significa que ainda não há tarifa definida. Clique no valor da tarifa para abrir Billing rates dessa pessoa e, depois, clique em Add rate. Introduza a Rate, que é por hora, na moeda mostrada junto ao campo. Escolha a Team member position, se quiser uma, defina Date from e, opcionalmente, Date to, e clique em Add rate.

    Dicas

    • Quando uma tarifa muda, use Extend rate em vez de a substituir. A tarifa antiga fica no histórico para o período que abrangeu.
    • A Team member position é mostrada como valor predefinido na fatura.
    • Adicionar tarifas exige a permissão Projects manager. Alguém com a permissão Projects lead pode ver as tarifas, mas não alterá-las.
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    Dividir o trabalho em fases

    Abra o separador Phases e clique em Add project phase. Introduza o Name da fase. O Type começa com o tipo do próprio projeto, e Date from e Date to começam com as datas do projeto. Altere-os conforme necessário e clique em Save. Cada fase aparece na lista do separador Phases com o respetivo tipo, datas e estado.

    Dicas

    • Uma fase só pode ser agendada dentro das datas do projeto. Os dias fora delas não são oferecidos nos seletores de data.
    • As pessoas do projeto principal aparecem também no painel Members de cada fase. A tarifa delas é definida no projeto principal, não na fase.
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    Registar o orçamento inicial

    Abra o separador Project financials. Abre em Initial budget. Clique em Create initial budget e, depois, em Add item. A nova linha abre pronta a editar: introduza o Name, o valor que espera cobrar em Billed e o valor que espera que custe em Cost, e escolha uma Tag se as utilizar. Guarde a linha com o visto. Planned total, acima da tabela, soma todas as linhas.

    Dicas

    • Criar e editar o orçamento inicial exige a permissão Budgets manager. Sem ela, pode ver o orçamento mas não criá-lo nem alterá-lo.
    • Se o orçamento já estiver numa folha de cálculo, use Import a spreadsheet em vez de escrever cada linha.
    • A secção Budget no separador Overview é outra coisa. O botão Add new dessa secção associa o projeto a um orçamento existente do módulo Budget.

Concluído!

O seu projeto tem agora um cliente, uma equipa com tarifas horárias, as respetivas fases e um orçamento inicial.

Com o orçamento inicial guardado, o subseparador Budget realization em Project financials compara-o com os contratos assinados e as faturas recebidas à medida que o trabalho avança.

Na base de conhecimento