Creează un proiect cu echipă, faze și buget

Înainte să începi

De ce ai nevoie

• Permisiunea Administrator proiecte, plus Administrator bugete și acces la Finanțele proiectului pentru pasul cu bugetul.
• Clientul deja creat în Flowtly și persoanele care vor lucra la proiect, cu tarifele lor orare.
• Fazele pe care le planifici, cu datele lor, și liniile de buget pe care te aștepți să le facturezi și să le cheltuiești.

1. 1

   Deschide Proiecte și începe un proiect nou

   În meniu, deschide Proiecte. Dă clic pe Adaugă proiect în antetul paginii. Dialogul Creează proiect nou se deschide pe fila Necompletat, cea folosită în acest tutorial. Butonul este afișat doar persoanelor cu permisiunea Administrator proiecte sau administratorilor.

   Sfaturi

   • Dintr-un șablon este a doua filă din același dialog. Folosește-o când organizația ta păstrează o structură de proiect gata făcută.
   • Dacă nu vezi Adaugă proiect, poți vizualiza proiectele, dar nu le poți crea. Cere unui administrator permisiunea Administrator proiecte.

   • Deschide Proiecte
2. 2

   Completează clientul, tipul și datele

   Introdu Nume. Flowtly propune o Referință pe baza lui în timp ce tastezi, iar tu o poți suprascrie sau lăsa goală. Alege Client din listă. La Facturare, alege Tip: Preț fix, Timp și materiale, Nefacturabil sau Intern și, opțional, o Monedă. La Calendar, setează Data de la și Data până la. Dă clic pe Creează proiectul, iar Flowtly deschide pagina noului proiect.

   Sfaturi

   • Nume și Tip sunt singurele câmpuri obligatorii. Dacă dai clic pe Creează proiectul când lipsește ceva, subsolul dialogului îți spune câte câmpuri mai trebuie corectate.
   • Dacă clientul nu există încă, alege Adaugă client din lista de clienți. Clientul nou este completat automat. Crearea unui client necesită permisiunea Administrator clienți, iar câmpul Client este afișat persoanelor cu Administrator clienți sau Administrator recuperare creanțe.
   • Lasă Client gol pentru un proiect intern. Poți seta sau schimba clientul mai târziu.
3. 3

   Adaugă echipa

   În antetul paginii proiectului, dă clic pe Membri. Panoul Membri se deschide în dreapta. Dă clic pe Adaugă membru, apoi alege una sau mai multe persoane din lista Membru al echipei. Alege un Rol: Coordonator proiect, Manager de cont, Membru al echipei sau Vizualizator. Rolul se aplică tuturor persoanelor selectate. Dă clic pe Adaugă membru al echipei.

   Sfaturi

   • Sunt oferite doar rolurile pe care niciuna dintre persoanele selectate nu le are deja pe acest proiect. Dacă nu mai rămâne niciun rol valabil pentru toate, scoate pe cineva din selecție.
   • Acolo unde organizația ta folosește acorduri, o persoană fără un acord în vigoare apare în listă, dar nu poate fi aleasă. Rândul ei explică motivul.
4. 4

   Setează tariful fiecărui membru pe proiect

   Panoul Membri afișează o coloană Tarif pentru fiecare persoană adăugată direct pe acest proiect. O liniuță înseamnă că nu există încă un tarif setat. Dă clic pe valoarea tarifului ca să deschizi Tarife de facturare pentru acea persoană, apoi dă clic pe Adaugă tarif. Introdu Tarif, care este pe oră, în moneda afișată lângă câmp. Alege Poziția membrului echipei dacă vrei una, setează Data de la și, opțional, Data până la și dă clic pe Adaugă tarif.

   Sfaturi

   • Când un tarif se schimbă, folosește Extinde tariful în loc să îl suprascrii. Tariful vechi rămâne în istoric pentru perioada pe care a acoperit-o.
   • Poziția membrului echipei este afișată ca valoare implicită pe factură.
   • Adăugarea tarifelor necesită permisiunea Administrator proiecte. Cineva cu permisiunea Coordonator proiecte poate vedea tarifele, dar nu le poate modifica.
5. 5

   Împarte munca în faze

   Deschide fila Faze și dă clic pe Adaugă fază de proiect. Introdu Nume pentru fază. Tip pornește cu tipul proiectului, iar Data de la și Data până la pornesc cu datele proiectului. Modifică-le după nevoie, apoi dă clic pe Salvează. Fiecare fază apare în lista din fila Faze, cu tipul, datele și statusul ei.

   Sfaturi

   • O fază poate fi programată doar în intervalul datelor proiectului. Zilele din afara lui nu sunt oferite în selectoarele de dată.
   • Persoanele de pe proiectul părinte apar și în panoul Membri al fiecărei faze. Tariful lor este setat pe proiectul părinte, nu pe fază.
6. 6

   Înregistrează bugetul inițial

   Deschide fila Finanțele proiectului. Se deschide pe Buget inițial. Dă clic pe Creează buget inițial, apoi pe Adaugă element. Linia nouă se deschide gata de editare: introdu Nume, suma pe care te aștepți să o facturezi la Facturat și suma pe care te aștepți să o coste la Cost și alege o Etichetă dacă le folosești. Salvează linia cu bifa. Total planificat, deasupra tabelului, adună toate liniile.

   Sfaturi

   • Crearea și editarea bugetului inițial necesită permisiunea Administrator bugete. Fără ea, poți vedea bugetul, dar nu îl poți crea sau modifica.
   • Dacă bugetul se află deja într-o foaie de calcul, folosește Importă un fișier de calcul în loc să tastezi fiecare linie.
   • Secțiunea Buget din fila Prezentare generală este altceva. Butonul ei Adaugă nou leagă proiectul de un buget existent din modulul Buget.