Створіть проєкт із командою, етапами та бюджетом

Перед початком

Що вам потрібно

• Дозвіл Менеджер проєктів, а для кроку з бюджетом також Менеджер бюджетів і доступ до Фінанси проєкту.
• Клієнт, уже створений у Flowtly, і люди, які працюватимуть над проєктом, з їхніми погодинними ставками.
• Заплановані етапи з датами та позиції бюджету, які ви очікуєте виставити й витратити.

1. 1

   Відкрийте Проєкти та почніть новий проєкт

   У меню відкрийте Проєкти. Натисніть Додати проєкт у заголовку сторінки. Діалог Створити новий проєкт відкривається на вкладці Порожній, яку й використовує цей туторіал. Кнопку бачать лише люди з дозволом Менеджер проєктів або адміністратори.

   Поради

   • З шаблону це друга вкладка в тому самому діалозі. Використовуйте її, коли ваша організація має готову структуру проєкту.
   • Якщо ви не бачите Додати проєкт, ви можете переглядати проєкти, але не створювати їх. Попросіть адміністратора надати дозвіл Менеджер проєктів.

   • Відкрити Проєкти
2. 2

   Заповніть клієнта, тип і дати

   Введіть Назва. Під час введення Flowtly пропонує на її основі Референс, який можна переписати або залишити порожнім. Виберіть Клієнт зі списку. У розділі Оплата виберіть Тип: Фіксована ціна, Час і матеріали, Неоплачуваний або Внутрішній, і за бажанням Валюта. У розділі Графік задайте Дата з і Дата до. Натисніть Створити проєкт, і Flowtly відкриє сторінку нового проєкту.

   Поради

   • Назва і Тип єдині обовʼязкові поля. Якщо ви натиснете Створити проєкт, коли чогось бракує, у нижній частині діалогу буде вказано, скільки полів ще потрібно виправити.
   • Якщо клієнта ще немає, виберіть Додати клієнта у списку клієнтів. Новий клієнт підставиться автоматично. Для створення клієнта потрібен дозвіл Менеджер клієнтів, а саме поле Клієнт бачать люди з дозволом Менеджер клієнтів або Менеджер зі стягнення боргів.
   • Для внутрішнього проєкту залиште Клієнт порожнім. Клієнта можна задати або змінити пізніше.
3. 3

   Додайте команду

   У заголовку сторінки проєкту натисніть Учасники. Праворуч відкриється панель Учасники. Натисніть Додати учасника, а потім виберіть одну чи кількох людей у списку Член команди. Виберіть Роль: Керівник проєкту, Акаунт-менеджер, Член команди або Перегляд. Роль застосовується до всіх вибраних. Натисніть Додати члена команди.

   Поради

   • Пропонуються лише ролі, яких жоден із вибраних людей ще не має на цьому проєкті. Якщо для всіх них не лишилося жодної ролі, приберіть когось із вибору.
   • Якщо ваша організація використовує угоди, людина без чинної угоди є у списку, але її не можна вибрати. У її рядку пояснено чому.
4. 4

   Задайте ставку кожного учасника на проєкті

   Панель Учасники показує колонку Ставка для кожної людини, доданої безпосередньо до цього проєкту. Риска означає, що ставку ще не задано. Натисніть значення ставки, щоб відкрити Ставки для цієї людини, а потім натисніть Додати ставку. Введіть Ставка, яка є погодинною у валюті, показаній біля поля. За бажанням виберіть Посада члена команди, задайте Дата з і за бажанням Дата до та натисніть Додати ставку.

   Поради

   • Коли ставка змінюється, використовуйте Подовжити ставку замість перезапису. Стара ставка залишається в історії за період, який вона охоплювала.
   • Посада члена команди показується в рахунку як значення за замовчуванням.
   • Для додавання ставок потрібен дозвіл Менеджер проєктів. Людина з дозволом Лідер проєктів бачить ставки, але не може їх змінювати.
5. 5

   Поділіть роботу на етапи

   Відкрийте вкладку Етапи й натисніть Додати етап проєкту. Введіть Назва етапу. Тип спочатку збігається з типом проєкту, а Дата з і Дата до з датами проєкту. Змініть їх за потреби й натисніть Зберегти. Кожен етап зʼявляється у списку на вкладці Етапи з типом, датами та статусом.

   Поради

   • Етап можна запланувати лише в межах дат проєкту. Дні поза ними не пропонуються у виборі дат.
   • Люди з батьківського проєкту також відображаються в панелі Учасники кожного етапу. Їхню ставку задають на батьківському проєкті, а не на етапі.
6. 6

   Зафіксуйте початковий бюджет

   Відкрийте вкладку Фінанси проєкту. Вона відкривається на Початковий бюджет. Натисніть Створити початковий бюджет, а потім Додати позицію. Новий рядок відкривається готовим до редагування: введіть його Назва, суму, яку очікуєте виставити, у Виставлено і суму, яку очікуєте витратити, у Вартість, а також виберіть Тег, якщо ви їх використовуєте. Збережіть рядок позначкою. Запланована сума над таблицею підсумовує всі рядки.

   Поради

   • Для створення й редагування початкового бюджету потрібен дозвіл Менеджер бюджетів. Без нього ви бачите бюджет, але не можете створити чи змінити його.
   • Якщо бюджет уже є в електронній таблиці, скористайтеся Імпортувати таблицю замість введення кожного рядка.
   • Розділ Бюджет на вкладці Огляд це інша річ. Його кнопка Додати новий привʼязує проєкт до наявного бюджету з модуля Бюджет.