Opret et projekt med team, faser og budget

Opret et projekt for en kunde, tilføj teamet og deres timepriser, opdel arbejdet i faser, og registrér det oprindelige budget.

Projekter og tidBegynder10 minutterDag 8 af 30

Emner:Projekter og tidsregistreringKom godt i gang

Inden du begynder

Et projekt i Flowtly er stedet, hvor tid, mennesker og penge mødes. Denne vejledning bygger et fra bunden for en eksisterende kunde: selve projektet, de personer, der arbejder på det, den sats, hver af dem fakturerer, arbejdets faser og det budget, det planlægges op imod.

Hver del har sin egen plads på projektsiden. Teamet findes i panelet Members, som åbnes fra sidehovedet. Faser har deres egen fane, Phases. Det oprindelige budget ligger under Project financials. Du kan udfylde dem i vilkårlig rækkefølge og vende tilbage til dem alle senere.

Forskellige dele kræver forskellige rettigheder. Projects manager dækker oprettelse af projektet, tilføjelse af medlemmer og angivelse af deres satser. Budgets manager dækker det oprindelige budget. Selve fanen Project financials vises for en Account manager, en Profitability viewer eller en administrator.

Det har du til sidst

Dit kundeprojekt har et team med timepriser, sine faser og et oprindeligt budget, klar til tidsregistrering og fakturering.

Det skal du bruge

  • Rettigheden Projects manager samt Budgets manager og adgang til Project financials til budgettrinnet.
  • Kunden allerede oprettet i Flowtly og de personer, der skal arbejde på projektet, med deres timepriser.
  • De faser, du planlægger, med deres datoer, og de budgetlinjer, du forventer at fakturere og bruge.

Gennemfør disse vejledninger først

Prøv det i demoen

Klik først igennem disse skærme med eksempeldata. Du behøver ingen konto.

Åbn live-demoen

Trin for trin

Gennemfør forløbet

  1. 1

    Åbn Projects, og start et nyt projekt

    Åbn Projects i menuen. Klik på Add project i sidehovedet. Dialogen Create new project åbner på fanen Blank, som er den, denne vejledning bruger. Knappen vises kun for personer med rettigheden Projects manager eller for administratorer.

    Tips

    • From a template er den anden fane i samme dialog. Brug den, når din organisation har en færdig projektstruktur.
    • Hvis du ikke ser Add project, kan du se projekter, men ikke oprette dem. Bed en administrator om rettigheden Projects manager.
  2. 2

    Udfyld kunde, type og datoer

    Angiv Name. Flowtly foreslår en Reference ud fra det, mens du skriver, og du kan skrive hen over den eller lade den være tom. Vælg Client på listen. Under Billing vælger du Type: Fixed price, Time and material, Non billable eller Internal, og eventuelt en Currency. Under Schedule angiver du Date from og Date to. Klik på Create project, og Flowtly åbner den nye projektside.

    Tips

    • Name og Type er de eneste obligatoriske felter. Hvis du klikker på Create project, mens noget mangler, viser dialogens bundlinje, hvor mange felter der stadig skal rettes.
    • Hvis kunden endnu ikke findes, så vælg Add client på kundelisten. Den nye kunde udfyldes for dig. Oprettelse af en kunde kræver rettigheden Clients manager, og selve feltet Client vises for personer med Clients manager eller Debt collections manager.
    • Lad Client være tom for et internt projekt. Du kan angive eller ændre kunden senere.
  3. 3

    Tilføj teamet

    Klik på Members i projektsidens sidehoved. Panelet Members åbner til højre. Klik på Add member, og vælg derefter en eller flere personer på listen Team member. Vælg en Role: Project lead, Account manager, Team member eller Viewer. Rollen gælder for alle, du har valgt. Klik på Add team member.

    Tips

    • Kun roller, som ingen af de valgte personer allerede har på dette projekt, tilbydes. Hvis der ikke er nogen rolle tilbage for dem alle, så fjern en person fra udvalget.
    • Hvor din organisation bruger aftaler, vises en person uden en gældende aftale på listen, men kan ikke vælges. Personens række forklarer hvorfor.
  4. 4

    Angiv hvert medlems projektsats

    Panelet Members viser en Rate-kolonne for hver person, der er tilføjet direkte til dette projekt. En tankestreg betyder, at der endnu ikke er angivet en sats. Klik på satsværdien for at åbne Billing rates for den person, og klik derefter på Add rate. Angiv Rate, som er pr. time i den valuta, der vises ved siden af feltet. Vælg Team member position, hvis du ønsker en, angiv Date from og eventuelt Date to, og klik på Add rate.

    Tips

    • Når en sats ændres, så brug Extend rate i stedet for at overskrive den. Den gamle sats forbliver i historikken for den periode, den dækkede.
    • Team member position vises som standard på fakturaen.
    • Tilføjelse af satser kræver rettigheden Projects manager. En person med rettigheden Projects lead kan se satser, men ikke ændre dem.
  5. 5

    Opdel arbejdet i faser

    Åbn fanen Phases, og klik på Add project phase. Angiv fasens Name. Type starter som projektets egen type, og Date from og Date to starter som projektets datoer. Ret dem efter behov, og klik derefter på Save. Hver fase vises på listen på fanen Phases med sin type, sine datoer og sin status.

    Tips

    • En fase kan kun planlægges inden for projektets datoer. Dage uden for dem tilbydes ikke i datovælgerne.
    • Personer på det overordnede projekt vises også i hver fases Members-panel. Deres sats er angivet på det overordnede projekt, ikke på fasen.
  6. 6

    Registrér det oprindelige budget

    Åbn fanen Project financials. Den åbner på Initial budget. Klik på Create initial budget og derefter på Add item. Den nye linje åbner klar til redigering: angiv dens Name, det beløb, du forventer at opkræve, under Billed og det beløb, du forventer, at den koster, under Cost, og vælg et Tag, hvis du bruger dem. Gem linjen med fluebenet. Planned total over tabellen lægger alle linjer sammen.

    Tips

    • Oprettelse og redigering af det oprindelige budget kræver rettigheden Budgets manager. Uden den kan du se budgettet, men ikke oprette eller ændre det.
    • Hvis budgettet allerede findes i et regneark, så brug Import a spreadsheet i stedet for at skrive hver linje.
    • Afsnittet Budget på fanen Overview er noget andet. Dets knap Add new knytter projektet til et eksisterende budget fra Budget-modulet.

Du er færdig!

Dit projekt har nu en kunde, et team med timepriser, sine faser og et oprindeligt budget.

Når det oprindelige budget er gemt, sammenligner underfanen Budget realization under Project financials det med underskrevne kontrakter og modtagne fakturaer, efterhånden som arbejdet skrider frem.

I vidensbasen