Afslut måneden i Flowtly

Inden du begynder

Det skal du bruge

• Administratoradgang eller økonomirettighederne til fakturaer, indgående fakturaer, transaktioner og regnskab.
• En måned, der er afsluttet, med dit teams timer registreret på deres projekter.
• Account manageren for hvert kundeprojekt, tilgængelig til at underskrive måneden.

1. 1

   Kontrollér, at hvert kundeprojekts måned er underskrevet

   Åbn Projects i menuen. Listen har en Sign-off-kolonne, og vælgeren Sign-off month ved siden af filtrene bestemmer, hvilken måned den viser. Den starter på den forrige måned, som normalt er den, der afsluttes. Hvert kundeprojekt viser Not started, In review, Signed eller Re-opened, og et projekt uden kunde viser Not applicable. Kun Signed fortæller økonomiafdelingen, at måneden kan faktureres, så klik på enhver anden tilstand for at åbne det pågældende projekts gennemgang.

   Tips

   • Projektets account manager underskriver, ikke en administrator. Vedkommende klikker på Start the review, justerer linjer med en begrundelse om nødvendigt og klikker derefter på Sign off med månedens navn og bekræfter.
   • For at rette en underskrevet måned åbner en administrator den og klikker på Re-open. Den tidligere underskrevne rapport forbliver som dokumentation for, hvad der blev godkendt, og måneden skal underskrives igen.
   • På en underskrevet måned viser Open the signed report rapporten præcis, som den blev underskrevet.

   • Åbn Projects
2. 2

   Bekræft, at månedens salgsfakturaer er sendt

   Gå til Sales → Invoices. Åbn filteret Sale period, og vælg Last month. Åbn derefter filteret Status, og markér draft og Sending... for at se, hvad der stadig er åbent. En draft er endnu ikke udstedt. Sending... betyder, at fakturaen er udstedt, men Flowtly har ikke registreret den som leveret. Gør hver række færdig, indtil måneden kun viser sent-fakturaer.

   Tips

   • Hvis en faktura nåede kunden uden for Flowtly, så brug Mark as sent i dens menu. Flowtly tilbyder det kun for en faktura, der er udstedt og endnu ikke registreret som sendt.
   • Med e-fakturering kan en udstedt faktura vise Processing, mens dens e-faktura stadig behandles.

   • Åbn Invoices
3. 3

   Behandl månedens indgående fakturaer

   Gå til Purchases → Incoming invoices. Hvis e-fakturering er aktiveret for din organisation, så klik først på Check E-Invoicing for at hente nye fakturaer fra KSeF. Sæt filteret Period til Previous month. Det filtrerer efter den måned, en faktura er tilknyttet. Åbn hver faktura, der stadig kræver arbejde, og gør den færdig, så intet for måneden er halvt færdigt.

   Tips

   • Når du har klikket på den, viser knappen Request sent. Den er skjult, når e-fakturering ikke er aktiveret for din organisation.
   • Hvis fakturagodkendelser er slået til, så åbn Awaiting acceptance under Incoming invoices for at se, hvad der stadig venter på en godkender. Waiting on me viser dem, der venter på dig.
   • Unpaid i samme menu viser de indgående fakturaer, der endnu ikke er betalt. Det fungerer, selv når fakturagodkendelser er slået fra.

   • Åbn Incoming invoices
4. 4

   Ryd de transaktioner, der kræver opmærksomhed

   Åbn Action center i menuen, og vælg Transactions cleanup. Boksen Transactions needing attention viser, hvor mange banktransaktioner der mangler data. Missing justification dækker transaktioner uden noget bag sig, for eksempel et vedhæftet dokument eller en note. Missing budget dækker transaktioner, der ikke er tilknyttet et budget. Åbn filteret Date, og vælg Last month, og gør derefter hver transaktion færdig, indtil tallet falder til nul.

   Tips

   • Både Missing justification og Missing budget er markeret, når siden åbner. Fjern markeringen ved den ene for at arbejde dig igennem den anden alene.
   • Hvert afkrydsningsfelt viser sit eget tal i parentes, så du kan se, hvilken type hul der er størst, før du starter.

   • Åbn Transactions cleanup
5. 5

   Følg op på de fakturaer, der stadig er ubetalte

   Gå til Sales → Invoices → Payment reminders. Fanen Pending viser rykkere for forfaldne, ubetalte fakturaer, én række pr. faktura, og intet sendes til en kunde, før du godkender det. Markér de rykkere, der skal sendes, og klik på Approve & send selected, eller på Dismiss selected for dem, der ikke skal sendes. Åbn derefter fanen Not chased. Den viser forfaldne fakturaer, der er sendt, men ikke står i rykkerkøen.

   Tips

   • Hvis fanen Pending forbliver tom, så kontrollér, at Send payment reminders for unpaid invoices er slået til i Settings → Finance & Business → Payment reminders.
   • På Not chased er en række, der tilbyder Send the invoice, aldrig blevet sendt til kunden via e-mail. En række uden den handling er allerede sendt, så send den ikke igen.

   • Åbn Payment reminders
6. 6

   Aflevér måneden til din revisor

   Åbn Accounting → Accountancy, og vælg fanen Export. Brug månedsnavigatoren øverst til at gå tilbage til den måned, du afslutter. This month springer tilbage til den aktuelle. Hver række, for eksempel Invoices og Costs, har sin egen Export-knap med de formater, dit regnskabsprogram importerer. Åbn derefter fanen Questions, som viser hvert spørgsmål, der er Open eller Answered, og besvar dem, der venter på dig.

   Tips

   • Hvis en Optima-eksport viser Check these documents before importing into Optima, viser den de dokumenter, der skal rettes. Ret dem, og eksportér måneden igen.
   • Åbn et spørgsmål for at svare i dets tråd, og klik på Mark resolved, når det er afklaret.
   • Bank Statements / MT940, Costs og Invoices beholder den måned, du valgte, når du skifter til dem, så du kan gennemgå, hvad der indgår i eksporten.

   • Åbn fanen Export