Hold transaktioner rene og velkategoriserede

Inden du begynder

1. 1

   Åbn Transaktionsmodulet

   Naviger til Økonomi og forretning → Transaktioner. Listen grupperer bankaktivitet efter måned med transaktionsnummeret og modpartens navn til venstre. Kolonnen Status viser en farvet statusring for hver post: massivt grøn (100%) betyder, at alle nødvendige data er på plads; delvist oplyste ringe i orange eller grå angiver manglende felter.

   • Transaktioner er grupperet efter bankkonto. Brug brødkrummestien øverst til at skifte mellem konti, hvis din organisation har mere end én.
2. 2

   Åbn en transaktion, og udfyld de obligatoriske felter

   Klik på en vilkårlig række for at åbne detaljepanelet til højre. Til/Fra-kontakten øverst vælger transaktionsretningen — Leverandør for udgående betalinger, Kunde for indkomst. To felter er nødvendige for den månedlige afslutning: Modpart (hvem betalingen er til eller fra) og Tilknyttet måned (den regnskabsperiode, den tilhører). Udfyld begge, og de gemmes øjeblikkeligt.

   • Den tilknyttede måned er ikke nødvendigvis den samme som transaktionsdatoen — angiv den til den periode, din revisor skal inkludere denne udgift i.
3. 3

   Gennemgå AI-leverandørforslag

   Når Flowtly registrerer en betalingsmodtager uden eksisterende modpartsmatch, åbnes et Forslagspanel med et "Opret leverandør"-kort. Kortet viser det udtrukne navn, konfidensscoren og begrundelsen. Klik på Acceptér for at oprette leverandøren og knytte den til transaktionen i ét trin. Klik på Korrigér for at justere navnet, inden du opretter. Klik på Afvis for at afvise og angive modparten manuelt.

   • Leverandører oprettet fra forslag gemmes permanent — fremtidige transaktioner fra den samme betalingsmodtager matches automatisk uden manuel input.
4. 4

   Berig modparten

   For at redigere en modparts indstillinger klikker du på linket Modparter i detaljepanelheaderen for at åbne Rediger-dialogen. Her kan du tildele en modpartsgruppe (f.eks. "Intern" eller en omkostningskategori), skifte Kræv vedhæftning til for at håndhæve, at et dokument altid skal være knyttet til denne betalingsmodtager, og angive et Standardrelateret projekt, så hver ny transaktion fra dem er forhåndstildelt. Klik på "Berig via AI" for at lade Flowtly hente offentlige virksomhedsdata såsom momsnummer, registreret adresse og bankkonti automatisk.

   • Angivelse af et standardrelateret projekt er særligt nyttigt for tilbagevendende leverandører som husleje eller SaaS-abonnementer — det fjerner ét manuelt trin hver måned.
5. 5

   Vedhæft en faktura til transaktionen

   Brug knappen "Vedhæft afventende filer" til at linke en faktura, der allerede er i Flowtly's liste over indgående fakturaer — panelet viser alle ikke-linkede fakturaer med beløb, modtagelsesdato og modpart, så du kan matche den rette og klikke på Vedhæft. Hvis dokumentet endnu ikke er i Flowtly, skal du i stedet bruge "Tilføj vedhæftning" til at uploade en PDF, PNG, JPG, JPEG eller GIF-fil (maks. 3 MB) direkte fra din computer.

   • Vedhæft afventende filer er den hurtigste vej — det genbruger et dokument, du allerede har behandlet i Indgående fakturaer, så du undgår dobbelte uploads.
6. 6

   Tildel transaktionen til et budget

   Klik på "Tildel til budget" i handlingsbjælken øverst i detaljepanelet. Vælg budgetlinjen fra rullemenuen, bekræft beløbet (forudfyldt med transaktionsværdien), og brug procentskyderen, hvis du kun vil allokere en del. Klik på Tildel. Du kan tildele den samme transaktion til flere budgetlinjer ved at gentage flowet.

   • Tildeling til et budget holder dine forbrugsrapporter præcise og lader dig se med et overblik, hvor meget af hver budgetlinje der er forbrugt.
7. 7

   Tilknyt til et projekt

   Klik på "Tilknyt til projekt" for at linke transaktionen til et projekt til omkostningssporing. Fanen Manuel lader dig vælge et specifikt projekt, angive beløbet og procenten og tilføje en valgfri bemærkning. Fanen Alloker efter attribut fordeler omkostningen automatisk på tværs af projekter baseret på delte attributter. Klik på Tildel for at gemme.

   • Brug bemærkningsfeltet til at forklare delvise allokeringer — f.eks. "50% fakturerbar til kunde, 50% intern" — så dit finansteam har kontekst ved gennemgang af projektets resultatopgørelse.
8. 8

   Registrér betalingsmodtagelse på klienttransaktioner

   Når en bankoverførsel ankommer fra en klient, åbner du transaktionen og skifter kontakten til Kunde. Detaljepanelet viser et felt "Ubetalte eller delvist betalte fakturaer" med alle dine udgående fakturaer, der endnu ikke er fuldt betalt. Vælg den matchende faktura fra rullemenuen. Flowtly registrerer betalingen mod denne faktura og opdaterer automatisk dens status til Betalt, når det fulde fakturabeløb er matchet.

   • Hvis en klient betaler flere fakturaer i én overførsel, kan du linke transaktionen til flere fakturaer ved at vælge dem én ad gangen — Flowtly sporer den resterende saldo på hver.