Закрийте місяць у Flowtly

Перед початком

Що вам потрібно

• Доступ адміністратора або фінансові дозволи для рахунків, рахунків постачальників, транзакцій і бухгалтерії.
• Місяць, що завершився, з годинами вашої команди, зафіксованими за їхніми проєктами.
• Акаунт-менеджер кожного клієнтського проєкту, доступний для затвердження місяця.

1. 1

   Перевірте, що місяць кожного клієнтського проєкту затверджено

   Відкрийте Проєкти в меню. Список має колонку Затвердження, а селектор Місяць затвердження поруч із фільтрами вибирає місяць, який вона показує. Він починається з попереднього місяця, який зазвичай і закривають. Кожен клієнтський проєкт показує Не розпочато, На перевірці, Затверджено або Відкрито повторно, а проєкт без клієнта показує Не застосовується. Лише Затверджено повідомляє фінансовому відділу, що за місяць можна виставити рахунок, тож натисніть будь-який інший стан, щоб відкрити перевірку цього проєкту.

   Поради

   • Затверджує акаунт-менеджер проєкту, а не адміністратор. Він натискає Розпочати перевірку, за потреби коригує рядки із зазначенням причини, потім натискає кнопку Затвердити з назвою місяця й підтверджує.
   • Щоб виправити затверджений місяць, адміністратор відкриває його й натискає Відкрити повторно. Раніше затверджений звіт залишається записом того, що було погоджено, а місяць треба затвердити знову.
   • Для затвердженого місяця Відкрити затверджений звіт показує звіт саме таким, яким його затвердили.

   • Відкрити Проєкти
2. 2

   Переконайтеся, що вихідні рахунки за місяць надіслано

   Перейдіть до Продажі → Рахунки. Відкрийте фільтр Період продажу і виберіть Минулий місяць. Потім відкрийте фільтр Статус і позначте чернетка та Надсилання..., щоб побачити, що ще відкрите. Чернетку ще не виставлено. Надсилання... означає, що рахунок виставлено, але Flowtly ще не зафіксував його доставку. Завершіть кожен рядок, доки місяць не показуватиме лише рахунки зі статусом надіслано.

   Поради

   • Якщо рахунок дійшов до клієнта поза Flowtly, скористайтеся Позначити як надісланий у його меню. Flowtly пропонує це лише для рахунку, який виставлено, але ще не зафіксовано як надісланий.
   • З електронним інвойсингом виставлений рахунок може показувати Обробка, поки його е-рахунок ще опрацьовується.

   • Відкрити Рахунки
3. 3

   Опрацюйте рахунки постачальників за місяць

   Перейдіть до Закупівлі → Рахунки постачальників. Якщо для вашої організації увімкнено електронний інвойсинг, спершу натисніть Перевірити е-рахунки, щоб запросити нові рахунки з KSeF. Задайте у фільтрі Період значення Попередній місяць. Він фільтрує за місяцем, до якого віднесено рахунок. Відкрийте кожен рахунок, який ще потребує роботи, і завершіть його, щоб нічого за місяць не залишилося недоробленим.

   Поради

   • Після натискання кнопка показує Запит надіслано. Вона прихована, коли електронний інвойсинг для вашої організації не увімкнено.
   • Якщо погодження рахунків увімкнено, відкрийте Очікують затвердження у Рахунки постачальників, щоб побачити, що ще чекає на погоджувача. Очікують на мене показує ті, що чекають на вас.
   • Неоплачені в тому самому меню перелічує рахунки постачальників, які ще не оплачено. Це працює, навіть коли погодження рахунків вимкнено.

   • Відкрити Рахунки постачальників
4. 4

   Розберіться з транзакціями, що потребують уваги

   Відкрийте Центр дій у меню та виберіть Очищення транзакцій. Блок Транзакції, що потребують уваги показує, скільки банківських транзакцій не мають даних. Відсутнє обґрунтування охоплює транзакції, за якими нічого не стоїть, наприклад прикріпленого документа чи примітки. Відсутній бюджет охоплює транзакції, не віднесені до бюджету. Відкрийте фільтр Дата й виберіть Минулий місяць, а потім доповнюйте кожну транзакцію, доки кількість не впаде до нуля.

   Поради

   • Під час відкриття сторінки позначено і Відсутнє обґрунтування, і Відсутній бюджет. Зніміть позначку з одного, щоб окремо опрацювати інше.
   • Кожен прапорець показує власну кількість у дужках, тож ви бачите, якої прогалини більше, ще до початку.

   • Відкрити Очищення транзакцій
5. 5

   Нагадайте про рахунки, які ще не оплачено

   Перейдіть до Продажі → Рахунки → Нагадування про оплату. Вкладка Очікують перелічує нагадування для прострочених неоплачених рахунків, по одному рядку на рахунок, і нічого не надходить клієнту, доки ви це не затвердите. Позначте нагадування, які треба надіслати, і натисніть Затвердити й надіслати вибрані або Відхилити вибрані для тих, що не мають надсилатися. Потім відкрийте вкладку Без нагадувань. Вона перелічує прострочені рахунки, які було надіслано, але яких немає в черзі нагадувань.

   Поради

   • Якщо вкладка Очікують залишається порожньою, перевірте, що Надсилати нагадування про оплату для несплачених рахунків увімкнено в Налаштування → Фінанси та бізнес → Нагадування про оплату.
   • На Без нагадувань рядок, який пропонує Надіслати рахунок, ніколи не надсилався клієнту електронною поштою. Рядок без цієї дії вже надіслано, тож не надсилайте його повторно.

   • Відкрити Нагадування про оплату
6. 6

   Передайте місяць бухгалтеру

   Відкрийте Бухгалтерія → Бухгалтерія і виберіть вкладку Експорт. Навігатором місяців угорі поверніться до місяця, який ви закриваєте. Цього місяця повертає до поточного. Кожен рядок, наприклад Рахунки та Витрати, має власну кнопку Експорт із форматами, які імпортує ваше бухгалтерське ПЗ. Потім відкрийте вкладку Питання, яка перелічує всі питання зі статусом Open або Answered, і дайте відповідь на ті, що чекають на вас.

   Поради

   • Якщо експорт Optima показує Перевірте ці документи перед імпортом в Optima, там перелічено документи, які потрібно виправити. Виправте їх і знову експортуйте місяць.
   • Відкрийте питання, щоб відповісти в його гілці, і натисніть Mark resolved, коли його вирішено.
   • Виписки банку / MT940, Витрати та Рахунки зберігають вибраний місяць, коли ви на них переходите, тож можна переглянути, що потрапить в експорт.

   • Відкрити вкладку Експорт