Тримайте транзакції у порядку та правильно категоризованими

Перед початком

1. 1

   Відкрийте модуль транзакцій

   Перейдіть до Фінанси та бізнес → Транзакції. Список групує банківську активність за місяцями, з номером транзакції та назвою контрагента ліворуч. Стовпець «Статус» показує кольоровий індикатор прогресу для кожного запису: суцільний зелений (100%) означає, що всі необхідні дані є; часткові кружечки помаранчевого або сірого кольору вказують на відсутні поля.

   • Транзакції групуються за банківськими рахунками. Використовуйте навігаційний ланцюжок у верхній частині для перемикання між рахунками, якщо у вашій організації їх більше одного.
2. 2

   Відкрийте транзакцію та заповніть обов'язкові поля

   Натисніть на будь-який рядок, щоб відкрити панель деталей праворуч. Перемикач «Постачальник/Клієнт» у верхній частині вибирає напрямок транзакції — «Постачальник» для вихідних платежів, «Клієнт» для доходів. Для закриття місяця потрібні два поля: «Контрагент» (кому або від кого платіж) і «Пов'язаний місяць» (обліковий період, до якого він належить). Заповніть обидва — вони зберігаються одразу.

   • Пов'язаний місяць не обов'язково збігається з датою транзакції — встановіть його відповідно до того, до якого періоду ваш бухгалтер має включити ці витрати.
3. 3

   Перегляньте пропозиції ШІ щодо постачальника

   Коли Flowtly виявляє одержувача платежу без наявного збігу контрагента, він відкриває панель «Пропозиції» з карткою «Створити постачальника». На картці відображається витягнута назва, рівень впевненості та причина. Натисніть «Прийняти», щоб створити постачальника та пов'язати його з транзакцією за один крок. Натисніть «Скоригувати», щоб відкоригувати назву перед створенням. Натисніть «Відхилити», щоб відхилити та встановити контрагента вручну.

   • Постачальники, створені з пропозицій, зберігаються постійно — майбутні транзакції від того ж одержувача будуть зіставлятися автоматично без будь-якого ручного введення.
4. 4

   Збагатіть контрагента

   Щоб відредагувати налаштування контрагента, натисніть посилання «Контрагенти» у заголовку панелі деталей, щоб відкрити діалог редагування. Тут ви можете призначити групу контрагентів (наприклад «Внутрішні» або категорію витрат), увімкнути «Вимагати вкладення», щоб забезпечити обов'язкову наявність документа для цього одержувача, та встановити «Типовий пов'язаний проєкт», щоб кожна нова транзакція від нього була попередньо призначена. Натисніть «Збагатити через ШІ», щоб Flowtly автоматично завантажив публічні дані компанії, такі як ідентифікаційний код платника ПДВ, юридична адреса та банківські рахунки.

   • Встановлення типового пов'язаного проєкту особливо корисне для регулярних постачальників, як-от оренда або SaaS-підписки — це прибирає один ручний крок щомісяця.
5. 5

   Прикріпіть інвойс до транзакції

   Використовуйте кнопку «Прикріпити файли, що очікують», щоб пов'язати інвойс, який вже є у списку вхідних інвойсів Flowtly — панель показує всі непов'язані інвойси з сумою, датою отримання та контрагентом, щоб ви могли підібрати правильний і натиснути «Прикріпити». Якщо документа ще немає у Flowtly, скористайтеся кнопкою «Додати вкладення», щоб завантажити PDF, PNG, JPG, JPEG або GIF (максимум 3 МБ) безпосередньо з комп'ютера.

   • «Прикріпити файли, що очікують» — найшвидший шлях: він повторно використовує документ, який ви вже обробили у вхідних інвойсах, тож ви не дублюєте завантаження.
6. 6

   Призначте транзакцію до бюджету

   Натисніть «Призначити до бюджету» на панелі дій у верхній частині панелі деталей. Виберіть рядок бюджету зі списку, підтвердьте суму (попередньо заповнену значенням транзакції) та використовуйте повзунок відсотка, якщо хочете виділити лише частину. Натисніть «Призначити». Ви можете призначити ту ж транзакцію до кількох рядків бюджету, повторивши процес.

   • Призначення до бюджету підтримує точність звітів про витрати та дозволяє одразу бачити, яка частина кожного рядка бюджету була використана.
7. 7

   Прив'яжіть до проєкту

   Натисніть «Прив'язати до проєкту», щоб пов'язати транзакцію з проєктом для відстеження витрат. Вкладка «Вручну» дозволяє вибрати конкретний проєкт, встановити суму та відсоток і додати необов'язкову примітку. Вкладка «Розподілити за атрибутом» автоматично розподіляє витрати між проєктами на основі спільних атрибутів. Натисніть «Призначити» для збереження.

   • Використовуйте поле примітки для пояснення часткових розподілів — наприклад, «50% виставляється клієнту, 50% внутрішні» — щоб ваша фінансова команда мала контекст при перегляді P&L проєкту.
8. 8

   Запишіть отримання платежу за клієнтськими транзакціями

   Коли від клієнта надходить банківський переказ, відкрийте транзакцію та перемкніть перемикач на «Клієнт». На панелі деталей відображається поле «Неоплачені або частково оплачені інвойси» зі списком усіх ваших вихідних інвойсів, які ще не повністю оплачені. Виберіть відповідний інвойс зі списку. Flowtly записує платіж до цього інвойсу та автоматично оновлює його статус на «Оплачено», щойно зіставлено повну суму інвойсу.

   • Якщо клієнт оплачує кілька інвойсів одним переказом, ви можете пов'язати транзакцію з кількома інвойсами, вибираючи їх по одному — Flowtly відстежує залишковий баланс для кожного.