Menține tranzacțiile curate și bine categorisite

Înainte să începi

1. 1

   Deschide modulul Tranzacții

   Mergi la Finanțe și business → Tranzacții. Lista grupează activitatea bancară pe luni, cu numărul tranzacției și denumirea partenerului în stânga. Coloana de stare arată un cerc colorat de progres pentru fiecare înregistrare: verde plin (100%) înseamnă că toate datele necesare sunt complete; cercurile parțiale, portocalii sau gri, indică date lipsă.

   Sfaturi

   • Tranzacțiile sunt grupate pe conturi bancare. Folosește firul Ariadnei din partea de sus ca să comuți între conturi, dacă organizația ta are mai multe.
2. 2

   Deschide o tranzacție și completează câmpurile obligatorii

   Apasă pe orice rând ca să deschizi panoul de detalii din dreapta. Comutatorul Furnizor/Client din partea de sus alege direcția tranzacției — Furnizor pentru plăți efectuate, Client pentru încasări. Două câmpuri sunt obligatorii pentru închiderea lunară: partenerul (către cine sau de la cine este plata) și luna asociată (perioada contabilă de care aparține). Completează-le pe amândouă și se salvează imediat.

   Sfaturi

   • Luna asociată nu este neapărat aceeași cu data tranzacției — stabilește-o la perioada în care contabilul tău ar trebui să includă această cheltuială.
3. 3

   Verifică sugestiile AI privind furnizorii

   Când Flowtly detectează un beneficiar al plății fără un partener existent care să se potrivească, deschide un panou de sugestii cu o fișă de creare a furnizorului. Fișa arată denumirea extrasă, scorul de încredere și motivul. Apasă Acceptă ca să creezi furnizorul și să îl legi de tranzacție dintr-un singur pas. Apasă Corectează ca să ajustezi denumirea înainte de creare. Apasă Respinge ca să renunți și să stabilești partenerul manual.

   Sfaturi

   • Furnizorii creați din sugestii sunt salvați permanent — tranzacțiile viitoare de la același beneficiar vor fi asociate automat, fără intervenție manuală.
4. 4

   Îmbogățește datele partenerului

   Ca să editezi setările unui partener, apasă linkul către Parteneri din antetul panoului de detalii, pentru a deschide fereastra de editare. Aici poți atribui un grup de parteneri (de exemplu „Intern” sau o categorie de costuri), poți activa cerința de atașament, pentru a impune ca un document să fie mereu asociat acestui beneficiar, și poți stabili un proiect asociat implicit, astfel încât fiecare tranzacție nouă de la el să fie atribuită automat. Apasă butonul de îmbogățire prin AI ca să lași Flowtly să preia automat date publice despre firmă, precum codul de TVA, sediul social și conturile bancare.

   Sfaturi

   • Stabilirea unui proiect asociat implicit este utilă mai ales pentru furnizorii recurenți, precum chiria sau abonamentele SaaS — elimină un pas manual în fiecare lună.
5. 5

   Atașează o factură la tranzacție

   Folosește butonul de atașare a fișierelor în așteptare ca să legi o factură care se află deja în lista de facturi primite din Flowtly — panoul arată toate facturile neasociate, cu suma, data primirii și partenerul, ca să o poți alege pe cea potrivită și să apeși Atașează. Dacă documentul nu este încă în Flowtly, folosește în schimb adăugarea unui atașament, pentru a încărca direct de pe calculator un fișier PDF, PNG, JPG, JPEG sau GIF (maximum 3 MB).

   Sfaturi

   • Atașarea fișierelor în așteptare este calea cea mai rapidă — refolosește un document pe care l-ai procesat deja în Facturi primite, ca să nu dublezi încărcările.
6. 6

   Atribuie tranzacția unui buget

   Apasă atribuirea la buget din bara de acțiuni din partea de sus a panoului de detalii. Alege linia de buget din listă, confirmă suma (precompletată cu valoarea tranzacției) și folosește cursorul procentual dacă vrei să aloci doar o parte. Apasă Atribuie. Poți atribui aceeași tranzacție mai multor linii de buget, repetând fluxul.

   Sfaturi

   • Atribuirea la un buget îți menține rapoartele de cheltuieli corecte și îți permite să vezi dintr-o privire cât din fiecare linie de buget a fost consumat.
7. 7

   Atașează la un proiect

   Apasă atașarea la proiect ca să legi tranzacția de un proiect, pentru urmărirea costurilor. Fila Manual îți permite să alegi un anumit proiect, să stabilești suma și procentul și să adaugi o notă opțională. Fila de alocare după atribut distribuie automat costul între proiecte, pe baza atributelor comune. Apasă Atribuie pentru salvare.

   Sfaturi

   • Folosește câmpul de notă ca să explici alocările parțiale — de exemplu „50% facturabil clientului, 50% intern” — ca echipa financiară să aibă context la analiza profitului și pierderii pe proiect.
8. 8

   Înregistrează încasarea pe tranzacțiile de la clienți

   Când sosește un transfer bancar de la un client, deschide tranzacția și mută comutatorul pe Client. Panoul de detalii afișează un câmp cu facturile neplătite sau plătite parțial, care listează toate facturile tale emise ce nu au fost încă achitate integral. Alege din listă factura corespunzătoare. Flowtly înregistrează plata pe acea factură și îi actualizează automat starea la Plătită, odată ce suma întreagă este acoperită.

   Sfaturi

   • Dacă un client plătește mai multe facturi într-un singur transfer, poți lega tranzacția de mai multe facturi, selectându-le pe rând — Flowtly urmărește soldul rămas pe fiecare.