Håll transaktioner rena och välkategoriserade

Innan du börjar

1. 1

   Öppna transaktionsmodulen

   Navigera till Ekonomi & Verksamhet → Transaktioner. Listan grupperar bankaktivitet per månad med transaktionsnummer och motpartsnamn till vänster. Statuskolumnen visar en färgad förloppscirkel för varje post: helfyllt grön (100 %) innebär att all nödvändig data finns på plats; partiella cirklar i orange eller grå indikerar saknade fält.

   • Transaktioner grupperas per bankkonto. Använd brödsmulenavigationen högst upp för att växla mellan konton om din organisation har fler än ett.
2. 2

   Öppna en transaktion och fyll i de obligatoriska fälten

   Klicka på valfri rad för att öppna detaljpanelen till höger. Växlaren Leverantör/Kund högst upp väljer transaktionsriktning — Leverantör för utgående betalningar, Kund för inkomster. Två fält är obligatoriska för månadsavstämning: Motpart (vem betalningen är till eller från) och Kopplad månad (den redovisningsperiod den tillhör). Fyll i båda och de sparas omedelbart.

   • Den kopplade månaden behöver inte vara samma som transaktionsdatumet — ange den period din revisor ska inkludera den här utgiften i.
3. 3

   Granska AI-leverantörsförslag

   När Flowtly identifierar en betalningsmottagare utan befintlig motpartsmatchning öppnas en Förslag-panel med ett "Skapa leverantör"-kort. Kortet visar det extraherade namnet, konfidenspoängen och orsaken. Klicka på Acceptera för att skapa leverantören och koppla den till transaktionen i ett steg. Klicka på Korrigera för att justera namnet innan du skapar. Klicka på Avvisa för att stänga och ange motparten manuellt.

   • Leverantörer som skapas från förslag sparas permanent — framtida transaktioner från samma betalningsmottagare matchas automatiskt utan manuell inmatning.
4. 4

   Berika motparten

   För att redigera en motparts inställningar, klicka på länken Motparter i detaljpanelens rubrik för att öppna redigeringsdialogrutan. Här kan du tilldela en motpartsgrupp (till exempel "Intern" eller en kostnadskategori), aktivera Kräv bilaga för att genomdriva att ett dokument alltid måste kopplas för den här betalningsmottagaren, och ange ett Standardrelaterat projekt så att varje ny transaktion från dem är förtilldelad. Klicka på "Berika via AI" för att låta Flowtly hämta offentlig företagsdata som momsregistreringsnummer, registrerad adress och bankkonton automatiskt.

   • Att ange ett standardrelaterat projekt är särskilt användbart för återkommande leverantörer som hyra eller SaaS-abonnemang — det eliminerar ett manuellt steg varje månad.
5. 5

   Bifoga en faktura till transaktionen

   Använd knappen "Bifoga väntande filer" för att koppla en faktura som redan finns i Flowtlys lista för inkommande fakturor — panelen visar alla okopplade fakturor med deras belopp, mottaget datum och motpart så att du kan matcha rätt och klicka på Bifoga. Om dokumentet inte finns i Flowtly ännu, använd "Lägg till bilaga" istället för att ladda upp en PDF-, PNG-, JPG-, JPEG- eller GIF-fil (max 3 MB) direkt från din dator.

   • Bifoga väntande filer är den snabbaste vägen — det återanvänder ett dokument du redan behandlat i inkommande fakturor så att du inte duplicerar uppladdningar.
6. 6

   Tilldela transaktionen till en budget

   Klicka på "Tilldela till budget" i åtgärdsfältet högst upp i detaljpanelen. Välj budgetraden från listrutan, bekräfta beloppet (förifyllt med transaktionsvärdet) och använd procentreglaget om du vill allokera bara en del. Klicka på Tilldela. Du kan tilldela samma transaktion till flera budgetrader genom att upprepa flödet.

   • Att tilldela till en budget håller dina utgiftsrapporter korrekta och låter dig på en blick se hur mycket av varje budgetrad som förbrukats.
7. 7

   Koppla till ett projekt

   Klicka på "Koppla till projekt" för att länka transaktionen till ett projekt för kostnadsspårning. Fliken Manuell låter dig välja ett specifikt projekt, ange belopp och procent, och lägga till en valfri anteckning. Fliken Allokera efter attribut fördelar kostnaden automatiskt över projekt baserat på delade attribut. Klicka på Tilldela för att spara.

   • Använd anteckningsfältet för att förklara partiella allokeringar — till exempel "50 % fakturerbart till kund, 50 % internt" — så att ditt ekonomiteam har kontext vid granskning av projektets resultaträkning.
8. 8

   Registrera betalningskvitto på kundtransaktioner

   När en banköverföring anländer från en kund, öppna transaktionen och växla till Kund. Detaljpanelen visar ett fält "Obetalda eller delvis betalda fakturor" som listar alla dina utgående fakturor som ännu inte betalats fullt ut. Välj den matchande fakturan från listrutan. Flowtly registrerar betalningen mot den fakturan och uppdaterar dess status till Betald automatiskt när det fulla fakturabeloppet matchats.

   • Om en kund betalar flera fakturor i en enda överföring kan du koppla transaktionen till flera fakturor genom att välja dem en i taget — Flowtly spårar det kvarvarande saldot på var och en.