Financiën

Transacties schoon en goed gecategoriseerd houden

Leer hoe u banktransacties categoriseert, AI-suggesties verwerkt, leveranciersfacturen koppelt, budgetten toewijst en inkomende betalingen registreert.

Duur
10 minuten
Niveau
Beginner
Open Transacties Contact opnemen met Flowtly Support
Voltooi deze tutorials eerst
Inkomende facturen verwerken in Flowtly
Flowtly-transactielijst met april 2026-vermeldingen en gekleurde voltooiingscirkels

Voordat u begint

De module Transacties is uw centrale overzicht van alle bankactiviteit. Elke transactie moet een tegenpartij en een verbonden maand hebben voordat uw accountant de periode kan afsluiten — de gekleurde voortgangscirkel toont hoe volledig elk item is.

Flowtly's AI geeft suggesties om ontbrekende gegevens in te vullen, leveranciers te koppelen en inkomende facturen te linken. Deze tutorial behandelt elke actie in het detailpaneel zodat transacties snel en nauwkeurig 100% bereiken.

Stap voor stap

Voltooi de stroom

8 stappen
Stap 1

Open de module Transacties

Ga naar Financiën & Bedrijf → Transacties. De lijst groepeert bankactiviteit per maand, met het transactienummer en de naam van de tegenpartij aan de linkerkant. De kolom Status toont voor elk item een gekleurde voortgangscirkel: volledig groen (100%) betekent dat alle verplichte gegevens aanwezig zijn; gedeeltelijke cirkels in oranje of grijs geven ontbrekende velden aan.

Tips
  • Transacties worden gegroepeerd per bankrekening. Gebruik de breadcrumb bovenaan om tussen rekeningen te schakelen als uw organisatie er meer dan één heeft.
Transactielijst voor april 2026 met items waarvan de voortgangscirkels 100%, 66% en 33% tonen
Transactielijst voor april 2026 met items waarvan de voortgangscirkels 100%, 66% en 33% tonen
Stap 2

Open een transactie en vul de verplichte velden in

Klik op een rij om het detailpaneel aan de rechterkant te openen. Met de schakelaar Leverancier/Klant bovenaan selecteert u de richting van de transactie — Leverancier voor uitgaande betalingen, Klant voor inkomsten. Twee velden zijn verplicht voor de maandafsluiting: Tegenpartij (aan of van wie de betaling gaat) en Verbonden maand (de boekhoudperiode waartoe deze behoort). Vul beide in en ze worden direct opgeslagen.

Tips
  • De verbonden maand hoeft niet gelijk te zijn aan de transactiedatum — stel deze in op de periode die uw accountant voor deze kosten moet gebruiken.
Transactiedetailpaneel met Leverancier-schakelaar actief, veld Tegenpartij ingevuld met Google Cloud Poland en Verbonden maand ingesteld op april 2026
Transactiedetailpaneel met Leverancier-schakelaar actief, veld Tegenpartij ingevuld met Google Cloud Poland en Verbonden maand ingesteld op april 2026
Stap 3

Bekijk AI-leverancierssuggesties

Wanneer Flowtly een begunstigde detecteert zonder bestaande tegenpartijkoppeling, opent het een Suggesties-paneel met een kaart "Leverancier aanmaken". De kaart toont de geëxtraheerde naam, de betrouwbaarheidsscore en de reden. Klik op Accepteren om de leverancier aan te maken en deze in één stap aan de transactie te koppelen. Klik op Corrigeren om de naam voor het aanmaken aan te passen. Klik op Verwerpen om te sluiten en de tegenpartij handmatig in te stellen.

Tips
  • Leveranciers die via suggesties zijn aangemaakt, worden permanent opgeslagen — toekomstige transacties van dezelfde begunstigde worden automatisch gekoppeld zonder handmatige invoer.
Suggestiespaneel met een kaart "Leverancier aanmaken" voor Marszałkowska Office met 42% betrouwbaarheid en knoppen Accepteren, Corrigeren, Verwerpen
Suggestiespaneel met een kaart "Leverancier aanmaken" voor Marszałkowska Office met 42% betrouwbaarheid en knoppen Accepteren, Corrigeren, Verwerpen
Stap 4

Verrijk de tegenpartij

Om de instellingen van een tegenpartij te bewerken, klikt u op de link Tegenpartijen in de koptekst van het detailpaneel om het dialoogvenster Bewerken te openen. Hier kunt u een tegenpartijgroep toewijzen (bijvoorbeeld "Intern" of een kostengroep), de schakelaar Bijlage vereist inschakelen om te verplichten dat er altijd een document aan deze begunstigde wordt gekoppeld, en een Standaard gerelateerd project instellen zodat elke nieuwe transactie van hen vooraf is toegewezen. Klik op "Verrijken via AI" om Flowtly openbare bedrijfsgegevens zoals btw-nummer, geregistreerd adres en bankrekeningen automatisch te laten ophalen.

Tips
  • Het instellen van een standaard gerelateerd project is bijzonder handig voor terugkerende leveranciers zoals huur of SaaS-abonnementen — het elimineert elke maand één handmatige stap.
Dialoogvenster tegenpartij bewerken met vervolgkeuzelijst tegenpartijgroep ingesteld op Wewnętrzne, schakelaar Bijlage vereist aan, veld Standaard gerelateerd project en knop Verrijken via AI
Dialoogvenster tegenpartij bewerken met vervolgkeuzelijst tegenpartijgroep ingesteld op Wewnętrzne, schakelaar Bijlage vereist aan, veld Standaard gerelateerd project en knop Verrijken via AI
Stap 5

Koppel een factuur aan de transactie

Gebruik de knop "Wachtende bestanden koppelen" om een factuur te linken die al in Flowtly's lijst Inkomende facturen staat — het paneel toont alle niet-gekoppelde facturen met hun bedrag, ontvangstdatum en tegenpartij zodat u de juiste kunt koppelen en op Koppelen kunt klikken. Als het document nog niet in Flowtly staat, gebruik dan in plaats daarvan "Bijlage toevoegen" om een PDF-, PNG-, JPG-, JPEG- of GIF-bestand (max 3 MB) rechtstreeks vanaf uw computer te uploaden.

Tips
  • Wachtende bestanden koppelen is de snelste methode — het hergebruikt een document dat u al heeft verwerkt in Inkomende facturen, zodat u geen dubbele uploads heeft.
Paneel Wachtende bestanden koppelen met drie hangende inkomende facturen met bedrag, ontvangstdatum, tegenpartij en knoppen Koppelen
Paneel Wachtende bestanden koppelen met drie hangende inkomende facturen met bedrag, ontvangstdatum, tegenpartij en knoppen Koppelen
Paneel Bijlage toevoegen met een drag-and-drop-uploadzone voor PDF, PNG, JPG, JPEG of GIF tot 3 MB
Paneel Bijlage toevoegen met een drag-and-drop-uploadzone voor PDF, PNG, JPG, JPEG of GIF tot 3 MB
Stap 6

Wijs de transactie toe aan een budget

Klik op "Toewijzen aan budget" in de actiebalk bovenaan het detailpaneel. Selecteer de budgetregel uit de vervolgkeuzelijst, bevestig het bedrag (vooraf ingevuld met de transactiewaarde) en gebruik de percentageschuif als u slechts een gedeelte wilt toewijzen. Klik op Toewijzen. U kunt dezelfde transactie aan meerdere budgetregels toewijzen door de stap te herhalen.

Tips
  • Door toe te wijzen aan een budget blijven uw uitgavenrapporten nauwkeurig en kunt u in één oogopslag zien hoeveel van elke budgetregel is verbruikt.
Paneel Toewijzen aan budget met budgetvervolgkeuzelijst, bedrag 4500,00 en percentageschuif ingesteld op 100%
Paneel Toewijzen aan budget met budgetvervolgkeuzelijst, bedrag 4500,00 en percentageschuif ingesteld op 100%
Stap 7

Koppelen aan een project

Klik op "Koppelen aan project" om de transactie te linken aan een project voor kostenbewaking. Op het tabblad Handmatig kunt u een specifiek project kiezen, het bedrag en percentage instellen en een optionele notitie toevoegen. Op het tabblad Verdelen op kenmerk worden de kosten automatisch verdeeld over projecten op basis van gedeelde kenmerken. Klik op Toewijzen om op te slaan.

Tips
  • Gebruik het notitieveld om gedeeltelijke toewijzingen toe te lichten — bijvoorbeeld "50% factureerbaar aan klant, 50% intern" — zodat uw financieel team context heeft bij het beoordelen van het project-P&L.
Paneel Koppelen aan project met tabblad Handmatig, projectvervolgkeuzelijst, bedrag 4500,00, percentageschuif op 100% en notitieveld
Paneel Koppelen aan project met tabblad Handmatig, projectvervolgkeuzelijst, bedrag 4500,00, percentageschuif op 100% en notitieveld
Stap 8

Betalingsontvangst registreren voor klanttransacties

Wanneer er een bankoverschrijving van een klant binnenkomt, open dan de transactie en schakel de schakelaar om naar Klant. Het detailpaneel toont een veld "Onbetaalde of gedeeltelijk betaalde facturen" met alle uitgaande facturen die nog niet volledig zijn betaald. Selecteer de overeenkomende factuur uit de vervolgkeuzelijst. Flowtly registreert de betaling bij die factuur en werkt de status automatisch bij naar Betaald zodra het volledige factuurbedrag is gekoppeld.

Tips
  • Als een klant meerdere facturen in één overschrijving betaalt, kunt u de transactie aan meerdere facturen koppelen door ze één voor één te selecteren — Flowtly houdt het resterende saldo op elke factuur bij.

U bent klaar!

Uw transacties zijn nu gecategoriseerd, gedocumenteerd en gekoppeld aan budgetten en projecten. Herhaal deze stappen elke keer dat er nieuwe bankactiviteit binnenkomt — de combinatie van AI-suggesties en het koppelen van inkomende facturen wordt met elke cyclus sneller.

Meer tutorials

Whatsapp