Transacties schoon en goed gecategoriseerd houden

Voordat u begint

1. 1

   Open de module Transacties

   Ga naar Financiën & Bedrijf → Transacties. De lijst groepeert bankactiviteit per maand, met het transactienummer en de naam van de tegenpartij aan de linkerkant. De kolom Status toont voor elk item een gekleurde voortgangscirkel: volledig groen (100%) betekent dat alle verplichte gegevens aanwezig zijn; gedeeltelijke cirkels in oranje of grijs geven ontbrekende velden aan.

   • Transacties worden gegroepeerd per bankrekening. Gebruik de breadcrumb bovenaan om tussen rekeningen te schakelen als uw organisatie er meer dan één heeft.
2. 2

   Open een transactie en vul de verplichte velden in

   Klik op een rij om het detailpaneel aan de rechterkant te openen. Met de schakelaar Leverancier/Klant bovenaan selecteert u de richting van de transactie — Leverancier voor uitgaande betalingen, Klant voor inkomsten. Twee velden zijn verplicht voor de maandafsluiting: Tegenpartij (aan of van wie de betaling gaat) en Verbonden maand (de boekhoudperiode waartoe deze behoort). Vul beide in en ze worden direct opgeslagen.

   • De verbonden maand hoeft niet gelijk te zijn aan de transactiedatum — stel deze in op de periode die uw accountant voor deze kosten moet gebruiken.
3. 3

   Bekijk AI-leverancierssuggesties

   Wanneer Flowtly een begunstigde detecteert zonder bestaande tegenpartijkoppeling, opent het een Suggesties-paneel met een kaart "Leverancier aanmaken". De kaart toont de geëxtraheerde naam, de betrouwbaarheidsscore en de reden. Klik op Accepteren om de leverancier aan te maken en deze in één stap aan de transactie te koppelen. Klik op Corrigeren om de naam voor het aanmaken aan te passen. Klik op Verwerpen om te sluiten en de tegenpartij handmatig in te stellen.

   • Leveranciers die via suggesties zijn aangemaakt, worden permanent opgeslagen — toekomstige transacties van dezelfde begunstigde worden automatisch gekoppeld zonder handmatige invoer.
4. 4

   Verrijk de tegenpartij

   Om de instellingen van een tegenpartij te bewerken, klikt u op de link Tegenpartijen in de koptekst van het detailpaneel om het dialoogvenster Bewerken te openen. Hier kunt u een tegenpartijgroep toewijzen (bijvoorbeeld "Intern" of een kostengroep), de schakelaar Bijlage vereist inschakelen om te verplichten dat er altijd een document aan deze begunstigde wordt gekoppeld, en een Standaard gerelateerd project instellen zodat elke nieuwe transactie van hen vooraf is toegewezen. Klik op "Verrijken via AI" om Flowtly openbare bedrijfsgegevens zoals btw-nummer, geregistreerd adres en bankrekeningen automatisch te laten ophalen.

   • Het instellen van een standaard gerelateerd project is bijzonder handig voor terugkerende leveranciers zoals huur of SaaS-abonnementen — het elimineert elke maand één handmatige stap.
5. 5

   Koppel een factuur aan de transactie

   Gebruik de knop "Wachtende bestanden koppelen" om een factuur te linken die al in Flowtly's lijst Inkomende facturen staat — het paneel toont alle niet-gekoppelde facturen met hun bedrag, ontvangstdatum en tegenpartij zodat u de juiste kunt koppelen en op Koppelen kunt klikken. Als het document nog niet in Flowtly staat, gebruik dan in plaats daarvan "Bijlage toevoegen" om een PDF-, PNG-, JPG-, JPEG- of GIF-bestand (max 3 MB) rechtstreeks vanaf uw computer te uploaden.

   • Wachtende bestanden koppelen is de snelste methode — het hergebruikt een document dat u al heeft verwerkt in Inkomende facturen, zodat u geen dubbele uploads heeft.
6. 6

   Wijs de transactie toe aan een budget

   Klik op "Toewijzen aan budget" in de actiebalk bovenaan het detailpaneel. Selecteer de budgetregel uit de vervolgkeuzelijst, bevestig het bedrag (vooraf ingevuld met de transactiewaarde) en gebruik de percentageschuif als u slechts een gedeelte wilt toewijzen. Klik op Toewijzen. U kunt dezelfde transactie aan meerdere budgetregels toewijzen door de stap te herhalen.

   • Door toe te wijzen aan een budget blijven uw uitgavenrapporten nauwkeurig en kunt u in één oogopslag zien hoeveel van elke budgetregel is verbruikt.
7. 7

   Koppelen aan een project

   Klik op "Koppelen aan project" om de transactie te linken aan een project voor kostenbewaking. Op het tabblad Handmatig kunt u een specifiek project kiezen, het bedrag en percentage instellen en een optionele notitie toevoegen. Op het tabblad Verdelen op kenmerk worden de kosten automatisch verdeeld over projecten op basis van gedeelde kenmerken. Klik op Toewijzen om op te slaan.

   • Gebruik het notitieveld om gedeeltelijke toewijzingen toe te lichten — bijvoorbeeld "50% factureerbaar aan klant, 50% intern" — zodat uw financieel team context heeft bij het beoordelen van het project-P&L.
8. 8

   Betalingsontvangst registreren voor klanttransacties

   Wanneer er een bankoverschrijving van een klant binnenkomt, open dan de transactie en schakel de schakelaar om naar Klant. Het detailpaneel toont een veld "Onbetaalde of gedeeltelijk betaalde facturen" met alle uitgaande facturen die nog niet volledig zijn betaald. Selecteer de overeenkomende factuur uit de vervolgkeuzelijst. Flowtly registreert de betaling bij die factuur en werkt de status automatisch bij naar Betaald zodra het volledige factuurbedrag is gekoppeld.

   • Als een klant meerdere facturen in één overschrijving betaalt, kunt u de transactie aan meerdere facturen koppelen door ze één voor één te selecteren — Flowtly houdt het resterende saldo op elke factuur bij.