Mantenere le transazioni ordinate e ben categorizzate

Prima di iniziare

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   Apri il modulo Transazioni

   Vai a Finanza e Business → Transazioni. L'elenco raggruppa l'attività bancaria per mese, con il numero di transazione e il nome della controparte a sinistra. La colonna Stato mostra un cerchio di avanzamento colorato per ogni voce: verde pieno (100%) significa che tutti i dati richiesti sono presenti; cerchi parziali in arancione o grigio indicano campi mancanti.

   • Le transazioni sono raggruppate per conto bancario. Usa il breadcrumb in alto per passare da un conto all'altro se la tua organizzazione ne ha più di uno.
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   Apri una transazione e imposta i campi obbligatori

   Clicca su qualsiasi riga per aprire il pannello di dettaglio a destra. Il selettore Fornitore/Cliente in alto determina la direzione della transazione: Fornitore per pagamenti in uscita, Cliente per entrate. Due campi sono obbligatori per la chiusura mensile: Controparte (a chi o da chi è diretto il pagamento) e Mese collegato (il periodo contabile a cui appartiene). Compila entrambi e vengono salvati immediatamente.

   • Il mese collegato non è necessariamente lo stesso della data della transazione: impostalo al periodo che il tuo contabile deve includere per questa spesa.
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   Esamina i suggerimenti AI per i fornitori

   Quando Flowtly rileva un beneficiario senza corrispondenza di controparte esistente, apre un pannello Suggerimenti con una scheda "Crea fornitore". La scheda mostra il nome estratto, il suo punteggio di confidenza e la motivazione. Clicca su Accetta per creare il fornitore e collegarlo alla transazione in un solo passaggio. Clicca su Correggi per modificare il nome prima della creazione. Clicca su Rifiuta per ignorare e impostare la controparte manualmente.

   • I fornitori creati dai suggerimenti vengono salvati in modo permanente: le transazioni future dallo stesso beneficiario verranno abbinate automaticamente senza alcun input manuale.
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   Arricchisci la controparte

   Per modificare le impostazioni di una controparte, clicca sul link Controparti nell'intestazione del pannello di dettaglio per aprire la finestra di modifica. Qui puoi assegnare un gruppo di controparte (ad esempio "Interno" o una categoria di costo), attivare Richiedi allegato per imporre che un documento sia sempre collegato per questo beneficiario, e impostare un Progetto correlato predefinito in modo che ogni nuova transazione da quel beneficiario sia pre-assegnata. Clicca su "Arricchisci tramite AI" per permettere a Flowtly di recuperare automaticamente i dati aziendali pubblici come il numero IVA, l'indirizzo registrato e i conti bancari.

   • Impostare un progetto correlato predefinito è particolarmente utile per i fornitori ricorrenti come affitti o abbonamenti SaaS: elimina un passaggio manuale ogni mese.
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   Allega una fattura alla transazione

   Usa il pulsante "Allega file in attesa" per collegare una fattura già presente nell'elenco Fatture in entrata di Flowtly: il pannello mostra tutte le fatture non collegate con importo, data di ricezione e controparte, così puoi abbinare quella giusta e cliccare su Allega. Se il documento non è ancora in Flowtly, usa invece "Aggiungi allegato" per caricare direttamente dal tuo computer un file PDF, PNG, JPG, JPEG o GIF (max 3 MB).

   • Allega file in attesa è il percorso più rapido: riutilizza un documento già elaborato in Fatture in entrata evitando caricamenti duplicati.
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   Assegna la transazione a un budget

   Clicca su "Assegna a budget" nella barra delle azioni in cima al pannello di dettaglio. Seleziona la voce di budget dal menu a tendina, conferma l'importo (pre-compilato con il valore della transazione) e usa il cursore percentuale se vuoi allocare solo una parte. Clicca su Assegna. Puoi assegnare la stessa transazione a più voci di budget ripetendo il flusso.

   • Assegnare a un budget mantiene accurati i report di spesa e ti permette di vedere a colpo d'occhio quanto di ciascuna voce di budget è stato consumato.
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   Allega a un progetto

   Clicca su "Allega a progetto" per collegare la transazione a un progetto per il monitoraggio dei costi. La scheda Manuale ti permette di scegliere un progetto specifico, impostare l'importo e la percentuale e aggiungere una nota opzionale. La scheda Alloca per attributo distribuisce automaticamente il costo tra i progetti in base ad attributi condivisi. Clicca su Assegna per salvare.

   • Usa il campo note per spiegare le allocazioni parziali, ad esempio "50% fatturabile al cliente, 50% interno", in modo che il tuo team finanziario abbia contesto durante la revisione del P&L del progetto.
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   Registra la ricezione del pagamento sulle transazioni cliente

   Quando arriva un bonifico da un cliente, apri la transazione e passa al selettore Cliente. Il pannello di dettaglio mostra un campo "Fatture non pagate o parzialmente pagate" con tutte le tue fatture in uscita non ancora completamente pagate. Seleziona la fattura corrispondente dal menu a tendina. Flowtly registra il pagamento su quella fattura e aggiorna automaticamente il suo stato a Pagata una volta abbinato l'intero importo della fattura.

   • Se un cliente paga più fatture con un unico bonifico, puoi collegare la transazione a più fatture selezionandole una alla volta: Flowtly tiene traccia del saldo residuo di ciascuna.