Procesează facturile primite în Flowtly

Înainte să începi

1. 1

   Deschide Facturi primite și adaugă un document

   Mergi la Finanțe și business → Facturi primite. Dacă organizația ta are e-facturarea (KSeF) activată, facturile de la furnizori sunt preluate automat din sistemul național de e-facturare — apasă butonul de verificare a e-facturării din dreapta sus, pentru a declanșa o sincronizare imediată. Dacă e-facturarea nu este configurată, trage și plasează un PDF sau o imagine în zona de încărcare ori apasă pentru a încărca (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, maximum 3 MB).

   Sfaturi

   • Contactează administratorul tău Flowtly dacă nu vezi butonul de verificare a e-facturării — e-facturarea trebuie activată mai întâi pentru organizația ta.
2. 2

   Apasă pe o factură ca să deschizi panoul de verificare

   Lista arată, pentru fiecare factură, denumirea, starea de completare (cercul de progres), suma, tranzacția asociată, perioada contabilă și data primirii. Facturile cu un cerc roșu de 0% au sugestii AI în așteptare. Apasă pe orice rând ca să deschizi panoul de detalii. În partea de sus a panoului vei vedea Notă pentru contabilitate — apasă Adaugă ca să scrii un mesaj pe care contabilul tău îl va vedea alături de factură sau ca să oferi context pe care AI-ul Flowtly îl folosește pentru sugestiile viitoare. Înainte de a parcurge sugestiile AI, apasă pictograma de ochi din bara de acțiuni de jos, ca să previzualizezi documentul original și să îi verifici detaliile.

   Sfaturi

   • Parcurge facturile ordonate după data primirii (ordinea implicită), ca documentele mai vechi să nu depășească termenul lunar.
   • Păstrează nota pentru contabilitate scurtă, dar precisă — de exemplu „Deplasare decontabilă, vizită la client în T1”. AI-ul Flowtly citește și această notă, ca să îmbunătățească sugestiile viitoare pentru facturi similare.
3. 3

   Acceptă sau corectează luna aferentă

   La secțiunea de stabilire a lunii aferente, Flowtly afișează luna extrasă din factură prin OCR, scorul de încredere și motivul. Apasă Acceptă dacă luna este corectă. Apasă Corectează ca să alegi altă lună din calendar. Apasă Respinge ca să ștergi sugestia și să stabilești luna manual mai târziu.

   Sfaturi

   • Luna aferentă este câmpul cel mai important — fără ea, contabilul tău nu va accepta factura în închiderea lunară.
4. 4

   Acceptă sau corectează suma

   La secțiunea de stabilire a sumei, Flowtly afișează valoarea brută, suma netă și valuta extrase prin OCR, împreună cu scorul de încredere. Apasă Acceptă dacă cifrele sunt corecte sau apasă Corectează ca să introduci manual valorile potrivite. Poți scrie și direct în câmpurile de valoare brută și sumă netă din partea de sus a panoului și să apeși Salvează lângă fiecare.

   Sfaturi

   • Dacă încrederea OCR este sub 60%, verifică atent documentul original înainte de a accepta.
5. 5

   Atribuie partenerul

   La secțiunea de creare a furnizorului (sau de stabilire a partenerului, dacă s-a găsit o potrivire), Flowtly arată ce a citit din factură. Dacă în evidențele tale există un furnizor care se potrivește, acceptă sugestia. Dacă nu, poți fie să alegi un furnizor existent din lista derulantă, fie să creezi unul nou — formularul este precompletat cu denumirea, codul fiscal, adresa și grupul de parteneri extrase prin OCR. Apasă Aplică pentru confirmare.

   Sfaturi

   • Crearea unui furnizor nou aici îl salvează permanent, așa că facturile viitoare de la aceeași firmă sunt asociate automat.
   • În panou poate apărea și o sugestie de grup de costuri. O accepți sau o atribui în același fel — asigură categorisirea corectă a facturii pentru raportare.
6. 6

   Acceptă tot și confirmă completarea la 100%

   După ce ai verificat sugestiile individuale, apasă Acceptă tot în partea de jos a panoului, ca să confirmi dintr-un singur clic toate elementele rămase în așteptare. Cercul de stare devine verde plin, la 100%, iar rândul din listă arată acum suma, perioada contabilă și numărul tranzacției asociate. Factura este pregătită pentru contabilul tău.

   Sfaturi

   • Dacă o sugestie este greșită, rezolv-o individual cu Corectează sau Respinge înainte de a apăsa Acceptă tot — această acțiune confirmă ca atare toate sugestiile încă în așteptare.