Рахунки до виставлення

Рахунки до виставлення — це щомісячний запуск виставлення рахунків. За один місяць він показує по одному рахунку на клієнта, складеному з проєктів цього клієнта, і створює ті, які ви виберете. Ви перевіряєте, що містив би кожен рахунок, а нічого не створюється до натискання Створити рахунки. Кожен рахунок, який не можна виставити, вказує причину. Створення рахунків не надсилає жодних листів і нічого не надсилає в електронне виставлення рахунків.

Цей запуск окремий від Масового виставлення рахунків за оренду, яке виставляє рахунки за оренду одного парку. Він підходить організації, що виставляє рахунки на основі бронювань і має ціни в проєктах, зокрема на споживання за лічильниками: рахунок без бронювання в цьому місяці відхиляється, як описано в розділі Коли рахунок відхилено.

Коли запуск доступний

Запуск налаштовується для організації та за замовчуванням вимкнений, тож організація не має його, доки його не ввімкнено. На сторінці налаштувань для цього немає перемикача: попросіть змінити це службу підтримки Flowtly. Він перебуває в одному з трьох станів:

Вимкнено. Список рахунків не пропонує входу в запуск. Відкриття його адреси показує «Щомісячне виставлення рахунків не ввімкнено для цієї організації.»
Лише попередній перегляд. Список рахунків показано, але Створити рахунки недоступне, і примітка під ним про це каже. Скористайтеся цим станом, щоб порівняти запуск із рахунками, які ви вже виставили, доки з нього ще нічого не можна створити.
Ввімкнено. Список показано, і Створити рахунки працює.

Запуск також потребує модуля виставлення рахунків і відкритий для адміністраторів та користувачів, які керують рахунками. Для них, поки запуск не вимкнений, пункт Рахунки до виставлення з'являється в меню поруч із Створити рахунок у списку рахунків, у розділі Додати масові рахунки. Запуск — це другий пункт, а не заміна: Додати масові рахунки відкриває масовий потік, яким рахунки за місяць виставляються, поки запуск працює в режимі попереднього перегляду.

Які проєкти охоплює запуск

Які проєкти охоплює запуск, залежить від того, що бачить ваш обліковий запис:

Ви бачите всі проєкти. Це стосується адміністраторів і користувачів, які керують проєктами, робочими годинами або умовами, а також акаунт-менеджерів. Запуск охоплює кожен проєкт, що був активним у якийсь момент місяця, зокрема й той, що завершився протягом нього. Етапи проєкту виставляються разом із ним, у рахунку його клієнта. Один запуск приймає до 500 проєктів. Якщо їх більше, жоден рахунок не показується, і повідомлення про це каже, щоб жоден клієнт не випав непомітно.
Ви бачите лише проєкти, де ви учасник. Користувач, який керує рахунками без жодної з цих ролей, усе одно запускає всю організацію: примітка над списком каже, що запуск охоплює всі проєкти організації, а не лише ті, де ви учасник. Завершені проєкти серед них, а ліміт у 500 не застосовується.

Проєкт без клієнта також показується, під Немає клієнта, і відхиляється, доки не матиме клієнта.

Список

Місяць пропонує три попередні місяці, поточний і наступний, і відкривається на поточному місяці. Показати звужує список до Усі, Готові до виставлення або Проблеми. Вибір іншого місяця очищає ваш вибір і всі результати на екрані.

Кожен рядок — це рахунок одного клієнта за місяць. Він називає клієнта та проєкти, що стоять за рахунком, і перелічує кожну позицію з кількістю, одиницею та сумою нетто, а поруч — загальну суму нетто. Далі рядок має один із трьох виглядів:

Готовий до виставлення: рахунок можна створити.
Уже виставлено з номером рахунку: у клієнта вже є рахунок за цей місяць. Рядок не можна вибрати, і він ніколи не створюється двічі. Рахунок враховується, коли його дата продажу припадає на місяць або один із його рядків виставляє період, що перетинається з місяцем, і принаймні один його рядок належить до проєктів запуску.
Відмова простими словами, що каже, що виправити.

Рядок також може містити інформацію, яка не зупиняє рахунок, тому прочитайте її перед створенням:

Попередження лічильників, наприклад об'єкт, що виставляється на кілька проєктів, або дні, виставлені нікому. Рахунок усе ще можна виставити, тож попередження на готовому рядку — єдина ознака цього. Див. Облік споживання лічильників у рахунку для клієнта.
Попередження про кількість у позиціях рахунку.
Порівняння з орендою, для клієнта з договорами оренди: «Знайдені рядки договорів», «сума чернетки» і «різниця» порівнюють те, що виставили б договори оренди клієнта, з цим рахунком. «Не вдалося порівняти рядки договорів із цією чернеткою.» означає, що немає значення для порівняння, а не значення нуль.

Вибір і створення

Кожен рахунок, готовий до виставлення, на початку вибрано, і ви можете зняти вибір з будь-якого. Показати — це вигляд, а не вибір: рахунки, які ви вибрали, залишаються вибраними, поки фільтр їх приховує, а рядок під списком каже, скільки їх. Цей рядок також показує кількість вибраних рахунків і їхню суму нетто в розрізі валют.

Створити рахунки надсилає запуск один раз, скільки б разів ви не натискали кнопку. Кожен створений рахунок — звичайний рахунок, пронумерований і перевірений так, як той, що ви створюєте вручну:

Він у валюті вашої організації.
Його дата виставлення — сьогодні, а дата продажу — перший день вибраного місяця.
Його термін оплати визначається платіжним терміном клієнта.
Він містить банківський рахунок вашої організації за замовчуванням у цій валюті або інший видимий рахунок у цій валюті, коли рахунку за замовчуванням немає.

Рахунки чекають у списку рахунків. Надсилання рахунку клієнту або в електронне виставлення рахунків — окремий крок.

Якщо Flowtly не може підтвердити результат, повідомлення про це каже, а список оновлюється. Перевірте його, перш ніж пробувати знову: він показує, які рахунки було створено.

Результати запуску

Результати запуску враховують кожен рядок списку, з якого ви створювали, у п'яти лічильниках:

Створено: рахунок виставлено.
Не вдалося створити: його надіслано, але не створено, або тому що створення відхилено, або тому що не надійшло відповіді. Рахунок без відповіді про це каже, а список вище показує, чи його все ж створено.
Відхилено, потрібне виправлення: список його вже відхилив, тож його не надіслано.
Уже виставлено: за місяць уже був рахунок.
Залишено невибраними: він був готовий, але не вибраний.

Результати залишаються такими, якими були, коли запуск завершився, і не змінюються, коли змінюється список над ними. Під ними:

Повторити невдалі з'являється, коли рахунок не вдалося створити. Воно надсилає лише невдалі рахунки, які вибрано і які оновлений список показує готовими, а його підпис вказує їхню кількість. Доки такого рахунку немає, кнопка недоступна і каже чому.
Відкрити рахунки з'являється, коли запуск створив рахунки, і відкриває список рахунків, відфільтрований за ними.

Коли рахунок відхилено

Обійти це неможливо: відхилений рахунок не можна вибрати, доки причину не усунено. Сам запуск ніколи не встановлює ціну, не розміщує актив і не створює тег. Відмови, які ви можете зустріти:

Деякі позиції не мають ціни. Лічильнику або правилу ціноутворення не вдалося призначити ціну, тож рахунок вийшов би заниженим. Кожна позиція названа під Позиції без ціни з причиною.
Деякі зареєстровані години не мають ставки або відповідають кільком ставкам. Перелічено особу, проєкт і дату кожного запису.
Цього місяця нічого виставляти. У проєктах клієнта немає нічого за цей місяць.
Заброньований актив не входить до жодного парку. Кожен актив названо під Активи поза парком. Актив належить до парку, коли має батьківський актив або підпорядковані одиниці. Та сама відмова з'являється, без названого активу, коли за рахунком у цьому місяці немає жодного бронювання.
Рядок не має тегу нарахування. Кожен рядок названо під Рядки без тегу нарахування. Назва рядка має розпізнаватися як оренда, аванс за експлуатаційні послуги або комунальні послуги, а для цього нарахування потрібен тег на картці Теги виставлення рахунків за орендою в Налаштуваннях виставлення рахунків.
Проєкт без клієнта. Вкажіть клієнта в проєкті.
Неможливо визначити, чи це вже виставлено. Рахунок цього місяця має рядки без проєкту, що трапляється з імпортованими рахунками, або є коригуванням. Відповідні рахунки названо під Рахунки, які ми не можемо прочитати. Вказання проєкту в рядках рахунку це вирішує.
Організація має пілотного отримувача. Цей запуск не виставляє пілотні рахунки, тому кожен рахунок відхиляється, доки його встановлено.
Валюта клієнта або проєкту не є валютою організації. Цей запуск не має курсу конвертації, тому такий рахунок із нього не виставляється.

Деякі відмови з'являються лише під час створення рахунків, під Не вдалося створити, бо список їх не перевіряє:

Немає банківського рахунку у валюті рахунку-фактури або взагалі немає банківського рахунку. Додайте його в розділі Банки, потім скористайтеся Повторити невдалі.
Валюту рахунку не налаштовано.
Рахунок не пройшов перевірку.

Приклади використання

Тримати запуск у режимі попереднього перегляду протягом місяця й порівнювати рахунок кожного клієнта, рядок за рядком, із рахунком, який ви виставили звичним способом.
Фільтрувати список за Проблеми, щоб призначити ціни відсутнім позиціям і додати відсутні теги нарахувань, не втрачаючи вибір рахунків, які готові.
Перевіряти різницю між рядками договорів оренди та сумою чернетки для клієнта, якому виставляють рахунки за бронювання й за оренду.
Додати банківський рахунок після того, як рахунки не вдалося створити, а потім скористатися Повторити невдалі, щоб виставити лише ці рахунки.
Запустити місяць як менеджер рахунків, що не є учасником жодного проєкту, з усією організацією у списку.