Fakturaer til udstedelse — Massefakturering

Fakturaer til udstedelse er den månedlige fakturakørsel. For én måned viser den én faktura pr. kunde, bygget på kundens projekter, og opretter dem, du vælger. Du tjekker, hvad hver faktura ville indeholde, og intet oprettes, før du klikker på "Create invoices". Hver faktura, der ikke kan udstedes, angiver hvorfor. Når fakturaerne oprettes, sendes der ingen e-mails og intet til e-fakturering.

Kørslen er adskilt fra Massefakturering af lejemål, som fakturerer lejemålene i én park. Den passer til en organisation, der fakturerer ud fra bookinger og har priser på sine projekter, herunder målerforbrug: en faktura uden en booking i den måned afvises, som beskrevet under Når en faktura afvises.

Hvornår kørslen er tilgængelig

Kørslen indstilles pr. organisation og er slået fra som standard, så en organisation har den ikke, før den slås til. Der er ingen kontakt til den på en indstillingsside: bed Flowtlys support om at ændre den. Den er i en af tre tilstande:

Fra. Fakturalisten tilbyder ingen indgang til kørslen. Når du åbner dens adresse, vises "The monthly invoice run is not turned on for this organisation."
Kun forhåndsvisning. Listen over fakturaer vises, men "Create invoices" er utilgængelig, og en note under den siger det. Brug denne tilstand til at sammenligne kørslen med fakturaer, du allerede har udstedt, før noget kan oprettes fra den.
Til. Listen vises, og "Create invoices" virker.

Kørslen kræver også fakturamodulet og er åben for administratorer og for brugere, der administrerer fakturaer. For dem vises, så længe kørslen ikke er slået fra, indgangen "Invoices to issue" i menuen ved siden af "Create an invoice" på fakturalisten, under "Add bulk invoices". Kørslen er en ekstra indgang, ikke en erstatning: "Add bulk invoices" åbner masseflowet, som er den måde, en måneds fakturaer udstedes på, mens kørslen er i forhåndsvisning.

Hvilke projekter en kørsel dækker

Hvilke projekter en kørsel dækker, afhænger af, hvad din konto kan se:

Du ser alle projekter. Det gælder administratorer og brugere, der administrerer projekter, arbejdstimer eller betingelser, og kundeansvarlige. Kørslen dækker hvert projekt, der var aktivt på et tidspunkt i måneden, også et projekt, der sluttede i løbet af den. Et projekts faser faktureres sammen med det, på kundens faktura. Én kørsel tager op til 500 projekter. Ved flere vises ingen faktura, og en besked siger det, så ingen kunde bliver udeladt uden at blive set.
Du ser kun de projekter, du er medlem af. En bruger, der administrerer fakturaer uden nogen af disse roller, kører stadig hele organisationen: en note over listen siger, at kørslen dækker alle organisationens projekter, ikke kun dem, du er medlem af. Afsluttede projekter er med, og grænsen på 500 gælder ikke.

Et projekt uden kunde vises også, under "No client", og afvises, indtil det har en.

Listen

"Month" tilbyder de tre foregående måneder, den aktuelle måned og den næste, og åbner på den aktuelle måned. "Show" indsnævrer listen til "All", "Ready to issue" eller "Problems". Når du vælger en anden måned, ryddes dit valg og alle resultater på skærmen.

Hver række er én kundes faktura for måneden. Den navngiver kunden og projekterne bag fakturaen og viser hver linje med mængde, enhed og nettobeløb, med nettototalen ved siden af. En række lyder derefter på en af tre måder:

"Ready to issue": fakturaen kan oprettes.
"Already issued" med fakturanummeret: kunden har en faktura for den måned. Rækken kan ikke vælges og oprettes aldrig to gange. En faktura tæller, når dens salgsdato ligger i måneden, eller en af dens rækker fakturerer en periode, der overlapper måneden, og mindst en af dens rækker hører til et af kørslens projekter.
En afvisning i almindelige ord, der siger, hvad der skal rettes.

En række kan også indeholde oplysninger, der ikke stopper fakturaen, så læs dem, før du opretter:

"Meter warnings", for eksempel en ejendom, der faktureres til flere projekter, eller dage, der faktureres til ingen. Fakturaen kan stadig udstedes, så en advarsel på en klar række er det eneste tegn på det. Se Målerafregning på en kundefaktura.
Mængdeadvarsler på fakturaens linjer.
Lejesammenligningen, for en kunde med lejemål: "Lease lines found", "draft total" og "gap" sammenligner, hvad kundens lejemål ville fakturere, med denne faktura. "Lease lines could not be compared with this draft." betyder, at der ikke er noget tal at sammenligne med, ikke et tal på nul.

Valg og oprettelse

Hver faktura, der er klar til udstedelse, er valgt fra start, og du kan fravælge enhver af dem. "Show" er en visning, ikke et valg: fakturaer, du har valgt, forbliver valgt, mens filteret skjuler dem, og linjen under listen siger, hvor mange det er. Den linje angiver også antallet af valgte fakturaer og deres nettototal pr. valuta.

"Create invoices" sender kørslen én gang, uanset hvor mange gange der klikkes på knappen. Hver oprettet faktura er en almindelig faktura, nummereret og valideret som en, du opretter i hånden:

Den er i din organisations valuta.
Dens fakturadato er i dag, og dens salgsdato er den første dag i den valgte måned.
Dens forfaldsdato følger kundens betalingsbetingelser.
Den bærer din organisations standardbankkonto i den valuta eller en anden synlig konto i den valuta, når der ikke er en standardkonto.

Fakturaerne venter på fakturalisten. At sende en til kunden eller til e-fakturering er et separat trin.

Hvis Flowtly ikke kan bekræfte resultatet, siger en besked det, og listen opdateres. Tjek den, før du prøver igen: den viser, hvilke fakturaer der blev oprettet.

Kørslens resultater

"Results of the run" gør rede for hver række på den liste, du oprettede fra, i fem tal:

"Created": fakturaen blev udstedt.
"Failed to create": den blev sendt, men ikke oprettet, enten fordi oprettelsen blev afvist, eller fordi der ikke kom noget svar. En faktura uden svar siger det, og listen ovenfor viser, om den alligevel blev oprettet.
"Refused, need fixing": listen havde allerede afvist den, så den blev ikke sendt.
"Already issued": den havde allerede en faktura for måneden.
"Left unselected": den var klar, men ikke valgt.

Resultaterne forbliver, som de var, da kørslen sluttede, og de ændrer sig ikke, når listen over dem ændrer sig. Under dem:

"Retry failed" vises, når en faktura ikke kunne oprettes. Den sender kun de mislykkede fakturaer, der er valgt, og som den opdaterede liste viser som klar, og dens etiket angiver, hvor mange det er. Indtil der er mindst én, er knappen utilgængelig og siger hvorfor.
"Open invoices" vises, når kørslen har oprettet fakturaer, og åbner fakturalisten filtreret til dem.

Når en faktura afvises

Der er ingen tilsidesættelse: en afvist faktura kan ikke vælges, før årsagen er rettet. Selve kørslen sætter aldrig en pris, placerer aldrig et aktiv og opretter aldrig et tag. De afvisninger, du kan møde:

Nogle poster har ingen pris. En måler eller en prisregel kunne ikke prissættes, så fakturaen ville blive for lav. Hver post navngives under "Items with no price" med årsagen.
Nogle registrerede timer har ingen sats, eller matcher mere end én sats. Personen, projektet og datoen for hver registrering vises.
Intet at fakturere denne måned. Kundens projekter indeholder intet for den måned.
Et booket aktiv er ikke i nogen park. Hvert aktiv navngives under "Assets in no park". Et aktiv tilhører en park, når det har et overordnet aktiv eller enheder under sig. Den samme afvisning vises, uden navngivet aktiv, når ingen booking står bag fakturaen i den måned.
En række har intet omkostningstag. Hver række navngives under "Rows with no charge tag". En rækkes navn skal genkendes som leje, acontobetaling for driftsudgifter eller forbrug, og den omkostning kræver et tag på kortet "Lease invoicing tags" i Faktureringsindstillinger.
Et projekt uden kunde. Angiv en på projektet.
Vi kan ikke afgøre, om dette allerede er faktureret. En faktura fra denne måned har rækker uden projekt, hvilket er tilfældet for importerede fakturaer, eller er en kreditnota. De berørte fakturaer navngives under "Invoices we cannot read". At angive projektet på fakturaens rækker løser det.
Organisationen har en pilotmodtager angivet. Kørslen udsteder ikke pilotfakturaer, så hver faktura afvises, mens en er angivet.
Kundens eller projektets valuta er ikke organisationens. Kørslen har ingen omregningskurs, så en sådan faktura udstedes ikke herfra.

Nogle afvisninger vises først, når fakturaerne oprettes, under "Failed to create", fordi listen ikke tjekker dem:

Ingen bankkonto i fakturaens valuta, eller slet ingen bankkonto. Tilføj en under Banker, og brug derefter "Retry failed".
Fakturaens valuta er ikke sat op.
Fakturaen bestod ikke valideringen.

Eksempler på brug

At holde kørslen i forhåndsvisning i en måned og sammenligne hver kundes faktura, linje for linje, med den faktura, du udstedte på den sædvanlige måde.
At filtrere listen til "Problems" for at prissætte de manglende poster og tagge de manglende omkostninger uden at miste valget af de fakturaer, der er klar.
At tjekke forskellen mellem lejelinjer og udkastets total for en kunde, der faktureres for bookinger såvel som for et lejemål.
At tilføje en bankkonto, efter at fakturaer ikke kunne oprettes, og derefter bruge "Retry failed" til kun at udstede de fakturaer.
At køre måneden som fakturaadministrator, der ikke er medlem af noget projekt, med hele organisationen på listen.