Faturas a emitir — Faturas em massa

Faturas a emitir é a execução mensal de faturação. Para um mês, lista uma fatura por cliente, construída a partir dos projetos desse cliente, e cria as que selecionar. Verifica o que cada fatura conteria, e nada é criado antes de clicar em "Create invoices". Cada fatura que não pode ser emitida diz porquê. A criação das faturas não envia e-mails nem envia nada para a faturação eletrónica.

Esta execução é separada da Faturação em massa de arrendamentos, que fatura os arrendamentos de um parque. Adequa-se a uma organização que fatura a partir de reservas e tem preços nos seus projetos, incluindo o consumo de contadores: uma fatura sem reserva nesse mês é recusada, como descrito em Quando uma fatura é recusada.

Quando a execução está disponível

A execução é definida por organização e está desativada por predefinição, pelo que uma organização não a tem até ser ativada. Não existe um interruptor para ela numa página de definições: peça a alteração ao suporte da Flowtly. Está num de três estados:

Desativada. A lista de faturas não oferece nenhuma entrada para a execução. Ao abrir o seu endereço, aparece "The monthly invoice run is not turned on for this organisation."
Apenas pré-visualização. A lista de faturas é mostrada, mas "Create invoices" não está disponível e uma nota por baixo indica-o. Use este estado para comparar a execução com faturas que já emitiu, antes de se poder criar algo a partir dela.
Ativada. A lista é mostrada e "Create invoices" funciona.

A execução também exige o módulo de faturação e está aberta aos administradores e aos utilizadores que gerem faturas. Para eles, enquanto a execução não estiver desativada, a entrada "Invoices to issue" aparece no menu junto a "Create an invoice" na lista de faturas, em "Add bulk invoices". A execução é uma segunda entrada, não uma substituição: "Add bulk invoices" abre o fluxo em massa, que é a forma como as faturas de um mês são emitidas enquanto a execução está em pré-visualização.

Que projetos uma execução abrange

Os projetos que uma execução abrange dependem do que a sua conta consegue ver:

Vê todos os projetos. Aplica-se aos administradores e aos utilizadores que gerem projetos, horas de trabalho ou condições, e aos gestores de conta. A execução abrange todos os projetos que estiveram ativos em algum momento do mês, incluindo um que terminou durante o mês. As fases de um projeto são faturadas com ele, na fatura do seu cliente. Uma execução aceita até 500 projetos. Com mais, nenhuma fatura é listada e uma mensagem indica-o, para que nenhum cliente fique de fora sem que se note.
Vê apenas os projetos de que é membro. Um utilizador que gere faturas sem nenhuma dessas funções executa na mesma toda a organização: uma nota acima da lista diz que a execução abrange todos os projetos da organização, não apenas aqueles de que é membro. Os projetos terminados estão entre eles, e o limite de 500 não se aplica.

Um projeto sem cliente também é listado, em "No client", e é recusado até ter um.

A lista

"Month" oferece os três meses anteriores, o mês atual e o seguinte, e abre no mês atual. "Show" restringe a lista a "All", "Ready to issue" ou "Problems". Escolher outro mês limpa a sua seleção e os resultados que estejam no ecrã.

Cada linha é a fatura de um cliente para o mês. Indica o cliente e os projetos por trás da fatura e lista cada linha com a sua quantidade, unidade e montante líquido, com o total líquido ao lado. Uma linha indica então uma de três coisas:

"Ready to issue": a fatura pode ser criada.
"Already issued" com o número da fatura: o cliente tem uma fatura para esse mês. A linha não pode ser selecionada e nunca é criada duas vezes. Uma fatura conta quando a sua data de venda está no mês ou uma das suas linhas fatura um período que se sobrepõe ao mês, e pelo menos uma das suas linhas pertence a um dos projetos da execução.
Uma recusa em palavras simples, que diz o que corrigir.

Uma linha também pode trazer informação que não impede a fatura, por isso leia-a antes de criar:

"Meter warnings", por exemplo um imóvel faturado a vários projetos ou dias faturados a ninguém. A fatura ainda pode ser emitida, pelo que um aviso numa linha pronta é o único sinal disso. Veja Consumo de contadores numa fatura de cliente.
Avisos de quantidade nas linhas da fatura.
A comparação com os arrendamentos, para um cliente com arrendamentos: "Lease lines found", "draft total" e "gap" comparam o que os arrendamentos do cliente faturariam com esta fatura. "Lease lines could not be compared with this draft." significa que não há valor com que comparar, não um valor de zero.

Selecionar e criar

Cada fatura pronta a emitir está selecionada no início, e pode desmarcar qualquer uma. "Show" é uma vista, não uma seleção: as faturas que selecionou continuam selecionadas enquanto o filtro as oculta, e a linha por baixo da lista diz quantas são. Essa linha também indica o número de faturas selecionadas e o seu total líquido por moeda.

"Create invoices" envia a execução uma só vez, por muitas vezes que o botão seja clicado. Cada fatura criada é uma fatura normal, numerada e validada como uma que cria à mão:

Está na moeda da sua organização.
A sua data de emissão é hoje e a sua data de venda é o primeiro dia do mês escolhido.
A sua data de vencimento segue o prazo de pagamento do cliente.
Leva a conta bancária predefinida da sua organização nessa moeda, ou outra conta visível nessa moeda quando não há conta predefinida.

As faturas aguardam na lista de faturas. Enviar uma ao cliente ou à faturação eletrónica é um passo separado.

Se a Flowtly não conseguir confirmar o resultado, uma mensagem indica-o e a lista é atualizada. Verifique-a antes de tentar de novo: mostra quais faturas foram criadas.

Resultados da execução

"Results of the run" dá conta de cada linha da lista a partir da qual criou, em cinco contagens:

"Created": a fatura foi emitida.
"Failed to create": foi enviada mas não criada, porque a criação foi recusada ou porque não voltou nenhuma resposta. Uma fatura sem resposta indica-o, e a lista acima mostra se afinal foi criada.
"Refused, need fixing": a lista já a tinha recusado, pelo que não foi enviada.
"Already issued": já tinha uma fatura para o mês.
"Left unselected": estava pronta mas não foi selecionada.

Os resultados ficam como estavam quando a execução terminou e não mudam quando a lista acima deles muda. Por baixo deles:

"Retry failed" aparece quando uma fatura não foi criada. Envia apenas as faturas falhadas que estão selecionadas e que a lista atualizada mostra como prontas, e a sua etiqueta indica quantas são. Enquanto não houver pelo menos uma, o botão está indisponível e diz porquê.
"Open invoices" aparece quando a execução criou faturas e abre a lista de faturas filtrada por elas.

Quando uma fatura é recusada

Não há forma de contornar: uma fatura recusada não pode ser selecionada até a causa ser corrigida. A própria execução nunca define um preço, nunca coloca um ativo e nunca cria uma etiqueta. As recusas que pode encontrar:

Alguns itens não têm preço. Um contador ou uma regra de preços não pôde ser avaliado, pelo que a fatura ficaria aquém. Cada item é indicado em "Items with no price", com o motivo.
Algumas horas registadas não têm taxa, ou correspondem a mais de uma taxa. São listados a pessoa, o projeto e a data de cada registo.
Nada a faturar neste mês. Os projetos do cliente não têm nada para esse mês.
Um ativo reservado não está em nenhum parque. Cada ativo é indicado em "Assets in no park". Um ativo pertence a um parque quando tem um ativo superior ou unidades abaixo. A mesma recusa aparece, sem nenhum ativo indicado, quando nenhuma reserva está por trás da fatura nesse mês.
Uma linha não tem etiqueta de encargo. Cada linha é indicada em "Rows with no charge tag". O nome de uma linha tem de ser reconhecido como renda, adiantamento de encargos ou consumos, e esse encargo precisa de uma etiqueta no cartão "Lease invoicing tags" das Definições de faturação.
Um projeto sem cliente. Defina um no projeto.
Não conseguimos saber se isto já foi faturado. Uma fatura deste mês tem linhas sem projeto, o que acontece com as faturas importadas, ou é uma nota de crédito. As faturas em causa são indicadas em "Invoices we cannot read". Definir o projeto nas linhas da fatura resolve-o.
A organização tem um destinatário piloto definido. Esta execução não emite faturas piloto, pelo que todas as faturas são recusadas enquanto houver um definido.
A moeda do cliente ou do projeto não é a da organização. Esta execução não tem taxa de conversão, pelo que uma fatura assim não é emitida a partir dela.

Algumas recusas só aparecem quando as faturas são criadas, em "Failed to create", porque a lista não as verifica:

Nenhuma conta bancária na moeda da fatura, ou nenhuma conta bancária. Adicione uma em Bancos e depois use "Retry failed".
A moeda da fatura não está configurada.
A fatura não passou na validação.

Exemplos de utilização

Manter a execução em pré-visualização durante um mês e comparar a fatura de cada cliente, linha a linha, com a fatura que emitiu da forma habitual.
Filtrar a lista por "Problems" para atribuir preço aos itens em falta e etiquetar os encargos em falta, sem perder a seleção das faturas que estão prontas.
Verificar a diferença entre as linhas de arrendamento e o total do rascunho para um cliente faturado por reservas e por um arrendamento.
Adicionar uma conta bancária depois de a criação de faturas ter falhado e usar depois "Retry failed" para emitir apenas essas faturas.
Executar o mês como gestor de faturas que não é membro de nenhum projeto, com toda a organização na lista.