Gestão de Documentos
A Gestão de Documentos no Flowtly disponibiliza um sistema estruturado para organizar, carregar e acompanhar documentos em toda a sua organização. Desde contratos de trabalho e documentos de identidade até ficheiros de projetos e certificados de conformidade, o módulo garante que todos os documentos importantes são armazenados de forma segura e associados às entidades apropriadas na plataforma.
O sistema suporta tipos de documentos configuráveis, permitindo definir categorias que correspondam às necessidades da sua organização. Cada documento pode ser associado a entidades específicas como colaboradores, acordos ou projetos, mantendo associações claras e facilitando a localização. Os lembretes de documentos podem ser configurados para alertar as partes interessadas relevantes quando os documentos estão a aproximar-se da expiração ou necessitam de renovação.
Ao centralizar o armazenamento de documentos no Flowtly, elimina a necessidade de sistemas de ficheiros dispersos e folhas de cálculo de acompanhamento manual. Todos os documentos são acessíveis a partir do perfil da entidade relevante, proporcionando uma visão completa dos ficheiros associados. Esta abordagem melhora a prontidão para conformidade, reduz a sobrecarga administrativa e garante que os documentos críticos nunca são ignorados.
Exemplos de casos de utilização
- Recolha de documentos de colaboradores: Carregue e organize documentos de colaboradores como contratos, cópias de identificação e certificações, mantendo todos os ficheiros de pessoal num único local.
- Lembretes de expiração: Configure lembretes para documentos com datas de expiração, como autorizações de trabalho ou certificações profissionais, garantindo renovações atempadas.
- Anexos de acordos: Anexe acordos assinados e adendas aos registos de acordo correspondentes, mantendo um histórico contratual completo.
- Auditorias de conformidade: Localize e apresente rapidamente os documentos necessários durante auditorias pesquisando nos registos de documentos categorizados e associados a entidades.
- Configuração de tipos de documentos: Defina tipos de documentos personalizados que se alinhem com os padrões de classificação da sua organização, garantindo uma categorização consistente em todos os carregamentos.