Årlig ferie
Flowtly giver konfigurationsmuligheder for grænser for årlig ferie på både organisatorisk og individuelt medarbejderniveau. Dette understøtter scenarier med ændringer i medarbejderanciennitet eller specifikke aftaler med medarbejdere. Konfigurationen for grænser for årlig ferie, der gælder for alle medarbejdere i organisationen som standard, er placeret i afsnittet Organisationsindstillinger. For specifikke medarbejderomstændigheder, f.eks. ændringer i anciennitet, skal du bruge de individuelle feriegrænsindstillinger, der er tilgængelige i medarbejderprofilen.
Tilføjelse af en individuel feriegrænse
Hver grænse kan konfigureres med en specifik aftaletype og inden for en defineret periode. For at angive en grænse for årlig ferie for en medarbejder eller for at øge den skal du tilføje en ny post med den nye grænse (f.eks. 26 dage) og ikrafttrædelsesdatoen. Formularen kræver følgende oplysninger:
- Dage - det antal dage, der definerer grænsen
- Startdato - den dato, hvorfra grænsen gælder
- Variant - den aftalevariant, som grænsen gælder for (f.eks. ansættelsesaftale eller B2B)
- Ferietype - den type ferie, som grænsen gælder for
Efter tilføjelse af ferieoplysninger vises de på medarbejderens liste under kolonnen Fridage/år og afspejles også i kolonnen Tilbageværende fridage.
For at nulstille en medarbejders feriegrænse til en tidligere værdi skal du slette den aktuelle post, hvis grænsen ikke længere skal gælde, eller tilføje en ny post for at etablere en ny grænse, der effektivt tilsidesætter den foregående. Hvis en medarbejder f.eks. kun bør have en øget grænse i en bestemt periode og derefter vende tilbage til standardgrænsen, kan du "tilsidesætte" denne grænse ved at tilføje en ny post.
F.eks. kan en medarbejder, der starter 1. januar med en grænse på 20 dage, få grænsen øget ved at tilføje en grænse på 26 dage gældende fra 1. marts. For at vende tilbage til den oprindelige grænse efter en bestemt periode kan der tilføjes endnu en post med en grænse på 20 dage, gældende fra 1. juni. Feriegrænser gælder fra den dato, der er angivet i formularen på ubestemt tid, indtil en anden konfiguration ændrer grænsen for den samme kontrakttype og ferietype.
Flowtly giver mulighed for at konfigurere ferieindstillinger for hele organisationen ud over at justere disse indstillinger individuelt for hver medarbejder.
Hvordan retten beregnes
En medarbejders fane for årlig ferie åbner med saldoen: kortet Time off balance med sidste års dage under det, og How we calculate this ved siden af begge. På en smal skærm stables de.
Time off balance viser det samme, som medarbejderen ser på sin egen side: Available now, By year end, det årlige tal som en markering, og en bjælke over det optjente og det allerede afholdte. Det er det eneste sted, hvor saldoen vises på denne fane. På personens øvrige faner bærer sidehovedet samme værdi med årsslutningstallet under, så de to ikke kan være uenige; på fanen for årlig ferie udelades det kort i stedet for at gentage tallet.
How we calculate this er regnestykket bag tallet, og det ender præcis på kortets tal:
- Annual limit: dagene konfigureret for denne kontrakt, med en markering af, hvor tallet kommer fra: Individual for en post på denne fane, eller organisationens standard. Under alle omstændigheder er dette retten for en fuldtidskontrakt.
- × EPE from the contract: fuldtidsækvivalenten for den aktive aftale, samme procent som ved jobstørrelse og ugentlig arbejdstid.
- Accrued so far: hvor meget af året der er optjent til dato, holdt op mod årstallet.
- Linjer for overførsel fra sidste år, bortfaldne dage og afholdte dage vises kun, når de ikke er nul.
- Available now: summen, og samme tal som kortet ovenfor.
På en smal skærm er panelet foldet sammen; vælg How we calculate this for at åbne det.
Brugerfladen vises på engelsk, fordi Flowtly endnu ikke er oversat til dansk.
Tallet i kolonnen Days er retten for en fuldtidskontrakt. Flowtly anvender EPE bagefter. En individuel grænse, der allerede er sat ned i hånden for en deltidsansat, bliver dermed forholdsberegnet en gang til og efterlader personen med for få dage. For en halvtidsansat med 20 dage i organisationen er den rigtige individuelle grænse stadig 20; eller slet ingen, da standarden allerede siger 20.
En saldo aflæses altid pr. en bestemt dato og tæller ferie til og med den dato. Ferie, der er booket til en senere dag, herunder arbejdsdagen lige efter, nedsætter ikke den saldo, der vises for den dato.
Dage overført fra sidste år
Under kortet Time off balance viser Leave from <år>, hvad personen kom ind i det aktuelle år med, og om nogen har angivet det. Et tal, et menneske har tastet, er markeret entered by hand; et, Flowtly har udledt af sidste år, er markeret calculated. Brug knappen til at tilføje, eller redigering og sletning på en eksisterende værdi.
De dage, en person startede året med, er en registrering, ikke hvad de stadig kan afholde, så rækken viser dem som fire separate tal:
- Opening · 1 Jan <år> — dagene, der er overført til året.
- Used from this pool — hvor mange af dem der er afholdt.
- Expired — hvor mange der er bortfaldet ubrugte på udløbsdatoen.
- Still available — hvad der er tilbage af overførslen i dag. Det er tallet at kigge på ved ferieplanlægning.
Når Flowtly ikke kan afgøre, hvor meget af overførslen der er brugt eller bortfaldet, vises kun det indledende tal i stedet for nuller, som ingen har målt. Når personen startede året med et underskud — mere ferie afholdt end optjent — viser rækken det indledende tal under nul og Deducted from <år>, beløbet, der er trukket fra årets ret, og intet andet: der er ingen pulje at bruge og intet, der kan bortfalde.
Så længe overførte dage stadig er tilbage og har en udløbsdato, advarer kortet Time off balance og feriekortet på forsiden om dem: <beløb> from <år> expires on
Et manuelt indtastet tal har et afsnit Source, note and override options. Åbn det for at læse noten, der er efterladt med tallet, og, hvis du har tilladelse til at ændre det, hvad redigering og sletning gør. Flowtly viser ikke, hvem der indtastede tallet, hvornår, eller hvilket beregnet tal det afløste, og afsnittet siger det i stedet for at efterlade et hul: Entered by: unavailable · Entry date: unavailable. og Replaced calculated figure: unavailable.
Sletning af et manuelt indtastet tal spørger først om bekræftelse: Delete this entry? The calculated carry-over from the organisation's settings applies again, and this person's balance is recalculated.
Det betyder mest for en organisation, der skiftede til Flowtly midt i et år: de dage, folk kom med, er netop dem, Flowtly ikke selv kan udlede.
Hvor hver grænse kommer fra
Grænsetabellen findes under overskriften Annual entitlements, med fanens ene knap Add annual time off ved siden af. Knappen vises kun for personer, der har tilladelse til at administrere aftaler.
Sletning af en individuel grænse spørger først om bekræftelse: Delete this individual limit? The organisation's calculation applies again for this person, and their balance is recalculated from the applicable rule.
Hver række i tabellen bærer en markering af sit ophav: Individual for en grænse sat på denne fane, organisationens standard med sin variant, og = default som advarsel, når en personlig række blot gentager standarden; sådan en række ser harmløs ud og overlever derefter stiltiende den næste ændring af standarden. En fodnote tæller dem.
Når Flowtly ikke kan afgøre, hvor rækkerne kommer fra, viser hver rækkes markering Source unavailable, og en linje under tabellen siger: The original rule and entry history for these rows are unavailable. — i stedet for ikke at vise nogen markering, hvilket ville se ud, som om rækkerne blot følger organisationens standard.
Den gældende standard er også listet, nedtonet, med en knap til organisationens indstillinger. En standard, som en personlig række afløser, er markeret som sådan.
Dækker hverken en personlig grænse eller en standard personens kontraktvariant, siger fanen det med rødt i stedet for at vise et nul, der ligner en opbrugt saldo.
På en smal skærm bliver hver række i tabellen sit eget kort.
Eksempler på anvendelsesscenarier
- Justering af ferie for medarbejderanciennitet: Øg en medarbejders grænse for årlig ferie fra 20 til 26 dage, efter at de har opnået en bestemt anciennitet, gældende fra en specifik dato.
- Implementering af særlige aftaler: Giv en midlertidig stigning i feriedage for en medarbejder baseret på en unik kontrakt eller et projekt, og vend derefter tilbage til standardgrænsen, når perioden slutter.
- Differentiering af ferie efter kontrakttype: Konfigurer distinkte grænser for årlig ferie for medarbejdere på standard ansættelsesaftaler i forhold til dem på B2B-kontrakter.
- Korrigering eller opdatering af ferierettigheder: Ændr en medarbejders ferieallokering, hvis der er en ændring i virksomhedspolitikken eller en fejl i tidligere indstillinger.