Pick Up Day

Pick up day er den fraværstype, der bruges til en dag, en medarbejder afholder til gengæld for noget andet, i stedet for som årlig ferie. Den registreres som fravær på almindelig vis, men trækker på en kvote for sig, så medarbejderens ret til årlig ferie forbliver urørt.

Hvorfor en dag gives tilbage

Polsk arbejdsret fastsætter en arbejdstidsnorm for hver måned. Efter artikel 130 § 2 i Kodeks pracy sænker en helligdag, der falder på en anden dag end en søndag, månedens norm med otte timer.

Når sådan en helligdag falder på en lørdag, mærker en medarbejder, der aldrig var planlagt til at arbejde den dag, intet til nedsættelsen, så det er almindelig praksis, at arbejdsgiveren udpeger en anden fridag i stedet. Pick up day er den fraværstype, den dag registreres under.

Den bruger ikke årlig ferie

Årlig ferie og en kvote for pick up day opfører sig forskelligt, og Flowtly tæller dem hver for sig:

• Årlig ferie er en ret for ferieåret. Den optjenes over året, beregnes forholdsmæssigt fra en startdato og kan overføres.
• En kvote for pick up day tildeles. Nogen fastsætter et antal dage, den gælder fra en dato, og den optjenes ikke.

Fordi de to er adskilt, reducerer godkendelsen af en pick up day ikke saldoen for årlig ferie. Registreres den samme dag i stedet som årlig ferie, reducerer det saldoen med en dag af medarbejderens ret.

Panelet ved siden af anmodningsformularen angiver, hvilken kvote der trækkes på, mens fraværet stadig indtastes. En anmodning om pick up day oplyser den længde, den tager fra kvoten for pick up day, og at den årlige ferie ikke berøres, og den saldo, den viser, er kvotens egen. Den samme dag indberettet som årlig ferie siger det modsatte — at den bruger så meget af retten til ferie. Den type, der vælges, når fraværet indberettes, er stadig det, der afgør det: intet flytter bagefter en dag fra den ene kvote til den anden.

Kvoten tildeles pr. medarbejder på medarbejderens fane for årlig ferie ved at tilføje en post, hvor Holiday Type er Pick up day. Det er den samme formular, som bruges til en individuel grænse for årlig ferie, og den er beskrevet i Årlig ferie.

En pick up day er stadig fravær i alle andre henseender: medarbejderen vises som fraværende i perioden, og tiden trækkes fra deres tilgængelighed i planlægningsvisningerne, som ved enhver anden godkendt fri.

Kvoten kan ikke overtrækkes

En pick up day bookes kun, når kvoten dækker den. Et fravær, der ville tage mere end den resterende saldo, afvises, og beskeden angiver den ønskede længde og den resterende saldo, så anmodningen kan indtastes igen med en længde, der passer.

Kontrollen gælder, uanset hvor fraværet afgøres: når en medarbejder sender anmodningen, og igen når en leder godkender den. Det sidste har betydning, fordi en saldo ikke er fast imellem — et andet fravær, der godkendes først, eller en rettelse af det tildelte antal, kan gøre en anmodning, der var overkommelig, da den blev sendt, uoverkommelig, når den godkendes.

En tilbagetagning, der lander saldoen på præcis nul, er tilladt. Det er kun at komme under nul, der afvises.

Faldgruben er en rest på nogle få timer. Hvis en kvote har fx tre timer tilbage, beder Full day om hele den kontraktlige dag og afvises; indtastes 3, accepteres det og bringer saldoen til nul. En kvote, der er for lille, løses ved at tildele mere på medarbejderens fane for årlig ferie, ikke ved at registrere fraværet anderledes — en dag, der gives tilbage, og som kvoten ikke dækker, er ikke en pick up day, og at indberette den som en ville blot flytte underskuddet ud af syne.

Registrering af en pick up day

En dag, der gives tilbage, indberettes normalt af en leder på vegne af et teammedlem:

1. Vælg Time off planner under People i hovedmenuen.
2. Vælg Add time off.
3. Vælg medarbejderen i Select team member.
4. Sæt Type til Pick up day.
5. Vælg dagen eller perioden i kalenderen.
6. Lad Hours stå på Full day, eller vælg et helt antal timer fra 1 til 7, når kun en del af en dag tages tilbage. Full day booker medarbejderens hele kontraktlige dag mod kvoten, hvilket er mere, end en rest på nogle få timer kan dække. Se Kvoten kan ikke overtrækkes ovenfor.
7. Udfyld Description, hvis den tilbydes eller er påkrævet for denne type.
8. Vælg Create request.

Hvis Pick up day ikke tilbydes på listen Type, er den deaktiveret blandt din organisations fraværstyper i stedet for fjernet. Kun aktive typer tilbydes, når et fravær registreres; se Almindelige ferieindstillinger for, hvordan en type aktiveres.

Registrering af, hvorfor dagen blev givet

Hver dag, der tages tilbage til gengæld, registreres under den ene type Pick up day, uanset hvilken ret den udsprang af. Typen alene siger derfor ikke, hvilken helligdag eller hvilket andet arrangement en bestemt dag knytter sig til.

Hvor det senere har betydning — en lønkontrol eller afstemning af en bestemt helligdag — så notér årsagen i Description, når fraværet oprettes. En beskrivelse kan gøres obligatorisk for typen, så den aldrig udelades, hvilket indstilles sammen med selve typen i indstillingerne for fravær.

Eksempler på anvendelse

• En helligdag på en lørdag: Helligdagen sænker månedens arbejdstidsnorm, arbejdsgiveren udpeger en fridag i stedet, og hver medarbejders dag indberettes som en pick up day i stedet for som årlig ferie.
• En del af en dag: En medarbejder tager tre timer tilbage i stedet for en hel dag. Fraværet indtastes på en enkelt dato med Hours sat til 3.
• En rest på nogle få timer: Der er tre timers kvote tilbage. Full day afvises, fordi en hel kontraktlig dag er mere end tre timer; Hours sat til 3 accepteres og bringer saldoen til nul.
• At tildele kvoten først: En administrator tilføjer en post for Pick up day på en medarbejders fane for årlig ferie, gældende fra den dato, dagene blev tildelt, så fraværene kan indberettes imod den.
• At beskytte retten: En lønadministrator, der gennemgår året, bekræfter, at tilbagegivne dage blev indberettet som pick up days, så ingens ret til årlig ferie blev reduceret ved en fejl.
• At planlægge forud: En leder indberetter dagen i Time off planner, før den kommer, så teamets tilgængelighed i perioden er korrekt.